Dateien und E-Mails: digitale Ablage mit wenig Aufwand

So bringen Sie Ihre Ablage auf Vordermann

Die ersten Frühlingsgefühle machen sich breit. Zeit für den Frühjahrsputz. Digital bedeutet das unter anderem, die Ablage auf Vordermann zu bringen. Haben Sie bereits die optimale Ablagestruktur? Lassen Sie sich von Ihrer Software bei der Ablage unterstützen? Praktische Hilfestellung leistet Alexander Greisle.

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Mit Freude habe ich festgestellt, dass ich das von Ihnen beschriebene Ablagesystem bereits anwende. Allerdings liegen auch meine sonstigen "Dokumente" in Outlook 2010, nicht nur E-Mails, also ebenfalls doc, pdf, relevante Bilddateien etc. Die Vorschaufunktion macht's leicht handhabbar und es entstehen nicht zwei Ablage-Strukturen: eine außerhalb und eine andere innerhalb Outlook.

a) Ich empfehle dazu ein regelmäßiges automatisches Backup der PST-Datei bspw. mit dem "PST-Backup-Tool" von Microsoft.de. Falls es nach der Installation Probleme damit gibt, es fehlt z.B. der Eintrag im Menü -> Datei -> Sicherungskopie, dann kann man selbst eingreifen:

-> Extras -> Optionen -> (Reiter) Weitere -> (Button) Erweiterte Optionen -> (Button) Com-Add-Ins -> (Button) Hinzufügen:
Oder mit Outlook 2010: -> Datei -> Optionen -> Add-Ins -> (Button) Gehe zu… -> (Button) Hinzufügen

Man wählt: Programme (x86)\Microsoft Office\OFFICE11\ADDINS\outbak.dll
Office 2010: Programme (x86)\Microsoft Office\OFFICE14\ADDINS\outbak.dll

dann unter -> Datei -> Sicherungskopie... alle Einstellungen vornehmen, ab Version 2010 findet sich der Eintrag auf dem Menüband Add-Ins.

In Outlook 2010 braucht es eventuell zum Funktionieren einen zusätzlichen DWORD-Eintrag in der Registry unter:
HKCU\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Microsoft.OutlookBackup.1
RequireShutdownNotification = 1
(falls man sich sicher fühlt im Umgang mit dem Registry Editor)

Letztendlich kann noch obendrein die entsprechende DLL manuell registriert werden:
regsvr32 “C:\Programme (x86)\Microsoft Office\Office14\ADDINS\outbak.dll”

b) Auch kann man (beschädigte) PST-Dateien leicht mit dem "Tool zum Reparieren des Posteingangs" wieder flott machen, welches sich im Office-Installationsordner als SCANPST.EXE findet - eine Beschreibung findet sich ebenfalls auf Microsoft.de.

So hat man alle Dateien beisammen, ohne sich um Verlust Sorgen machen zu müssen.
Outlook kann jedoch lediglich E-Mails durchsuchen, hier empfiehlt sich deshalb eine Sucherweiterung als Add-In.

Vor Office 2007 war dies Lookout, danach nur mit Eingriffen ins System oder als kostenpflichtige Windows (Desktop) Search.
Der sogenannte "Nachfolger" von Lookout ist das kostenpflichtige Lookeen, welches auch Dateiordner außerhalb Outlook indizieren kann und sich nahtlos in Outlook zur komfortablen Suche einbindet.
Selbstverständlich gibt es noch viele viele andere ebenso gute Erweiterungen…

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Zum Beispiel mit den Dateinamen vielleicht eine Ergänzung:

Aus verschiedenen Gründen kann man es sich zur Angewohnheit machen, das Erstellungsdatum einer Datei im Dateinamen unterzubringen:
1. Datum-Felder in Word-Dokumenten sind oft an das Speichern, Drucken oder ähnliches gebunden, ändern sich also mitunter unbemerkt.
2. Beim Kopieren, Sichern, (Ent-) Packen etc. wird das ursprüngliche Dateidatum mitunter nicht übernommen und aus dem Inhalt geht es evtl. auch nicht mehr zuverlässig hervor.

Sollte man sich also für das Erstellungsdatum in Dateinamen entscheiden, macht es Sinn, sich eine verbindliche Schreibweise nach ISO 8601 anzugewöhnen und dies stets am Anfang des Namens:
2011-05-25_Notiz-zum-Telefonat-mit-Meier.doc
2011-05-26_Notiz-zum-Telefonat-mit-dem-lieben-Herrn-Mueller.doc

Man kann den Datum-Block auch deutlicher abtrennen mit einheitlichen mehrfachen Unterstrichen:
2011-05-25__Notiz-zum-Telefonat-mit-Meier.doc
2011-05-26__Notiz-zum-Telefonat-mit-dem-lieben-Herrn-Mueller.doc

Gründe:
1. Die Dateinamen lassen sich durch den stets gleichbreiten Datum-"Block" links weiterhin schnell erfassen.
2. Das Datum muss auch bei Dateinamen unterschiedlicher Länge nicht irgendwo im ausgefransten Rand gesucht werden.
3. Sortiert man die Dateinamen im Explorer (oder in Outlook) auf- oder abwärts, so sortiert man durch die einheitliche Schreibweise stets chronologisch, den es geht bei der Sortierung um die ersten (!) Zeichen im Dateinamen. In einem Ordner eine Rechnung aus dem Monat Mai 2011 zu finden ist also wesentlich leichter.

Mit freundlichen Grüßen
Peter Neelmeyer

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