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Dateien und E-Mails: digitale Ablage mit wenig Aufwand

Ablage: Ein Ziel, mehrere Schwierigkeiten

Grundsätzlich geht es um Dokumente im Dateisystem und um E-Mails. Noch verwalten wir beides getrennt und legen es allzu häufig in unterschiedlichen Hierarchiegebilden ab. Das Ziel: Sie brauchen eine einheitliche Struktur, die Ihnen das Leben einfach macht.

Drei Herausforderungen sind dabei zu bewältigen:

  1. Eine zweckmäßige Ordnerhierarchie

  2. Mehrdimensionalität der Ablagekriterien

  3. "Da war doch mal was" - effizient finden ohne konkrete Erinnerung

Speziell bei E-Mails gibt es darüber hinaus das Problem der ein- und ausgehenden Nachrichten. Dazu später mehr.

Grundsätzlich sollten Sie sich bei jedem abzulegenden Dokument, egal ob Datei oder E-Mail, folgende Frage stellen:

Soll ich das wirklich, wirklich ablegen?

Gerade, wenn Sie als Jäger und Sammler unterwegs sind: Es gibt typische Alternativen zum Aufheben:

  • Sie suchen ohnehin wieder mit Google.

  • Es existiert ein zentraler Ablageort woanders.

Beispiel: Warum sollten Sie eine Kopie der letzten Reisekostenabrechnung lokal benötigen, wenn Sie auch im Personalbüro nachfragen können? Warum sollten Sie bei sich eine Version des letzten Projektprotokolls deponieren, wenn diese auch im Groupware-System zur Verfügung steht? Solche Kopien sind oft Angstkopien, die Sie selten bis nie herausholen und die Ihnen nur Arbeit machen und Platz wegnehmen.

Was dafür spricht, nicht abzulegen:

  • Sie haben keine schnelle Volltextsuche für Ihre Festplatte.

  • Sie brauchen später den aktuellen Informationsstand.

  • Sie können das Gewünschte in einem System nachschlagen.

  • Andere legen die Information auch ab.

  • Sie müssen erst überlegen, wo ein geeigneter Ablageort wäre.

  • Sie erinnern sich häufiger nicht mehr, dass Sie "es" abgelegt haben.

Was für eine lokale Kopie spricht:

  • Für Sie ist der Stand zum Ablagezeitpunkt wichtig und kein anderer.

  • Sie müssen den Vorgang zwingend dokumentieren.

  • Sie möchten sich nicht darauf verlassen, dass eine benötigte Information später noch verfügbar ist (ein typisches Internetproblem).

  • Ihre IT ist erwiesenermaßen unzuverlässig und Sie trauen sich nicht, das Ihrem IT-Administrator zu sagen, damit dieser Abhilfe schafft.

  • Es gibt rechtliche oder organisatorische Anforderungen, zum Beispiel aus dem Qualitätsmanagement, und eine adäquate digitale Ablage steht nicht zur Verfügung.

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Über den Autor:

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Alexander Greisle ist Trainer, Dozent und Berater. Seine Themenschwerpunkte sind die neue Arbeitswelt, Arbeits- und Lernmethoden und die Information Worker Performance. Zu seinen Kunden gehören namha ...

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