Dateien und E-Mails: digitale Ablage mit wenig Aufwand

Eine sinnvolle und zweckmäßige Ordnerhierarchie

Im Zentrum der konzeptionellen Überlegungen zur Ablage von Informationen, egal ob digital oder in Papierform, steht die Frage nach dem Wiederfinden. Drei Grundfragen helfen beim optimalen Aufbau:

  1. Nach welchen Kriterien greifen Sie auf Ihre Ablage zu?

  2. Nach welchem Kriterium (Einzahl!) suchen Sie üblicherweise zuerst?

  3. Welche gemeinsamen Nenner treffen auf Ihre Dokumente zu?

Die Praxis zeigt: Jedes Ablageszenario lässt sich mit einer Kombination aus sieben Kategorien lösen. Welche die Führende ist, haben Sie mit der zweiten Frage bereits herausgefunden.

Sieben mögliche Kategorien reichen für die digitale Ablage.

Bitte beachten Sie: Ablagekriterien sind individuell für Ihr persönliches (!) Informationsmanagement. Sie haben mit Ihrer Arbeitsweise zu tun, aber auch mit den Arbeits- und Geschäftsprozessen anderer. Es gibt keinen Königsweg. Für Ihre effiziente Ablage kann nur ein Motto gelten: "Schlank, praktisch, zugriffsoptimiert".

Betrachten wir ein durchgängiges Ablageszenario:

Beispiel einer am Workflow orientierten Ordnerstruktur

In diesem Beispiel ist der Hauptaufbau nach Aufgabengebiet gewählt. Darunter unterscheiden sich die weiteren Sortierungen. Für die Ablage von Verwaltungsangelegenheiten wurde hier das Kriterium "Unterlagenart" gewählt. Für Akquise und Projekte ist eine Unterteilung nach "Person/Firma" gewählt. Bei den Projekten wäre eine Sortierung nach Gegenstand, also dem Projektnamen bzw. -kürzel, genauso denkbar.

Durch die spezifischen Anforderungen

  1. mehrere Projekte pro Kunde

  2. hauptsächlicher Zugriff über den Kundennamen

passt die gezeigte Option besser. Die Kategorie "Person" kann natürlich auch selbstreferenziell sein, etwa durch einen Ordner "Meine Publikationen".

Wird eine "Akquise" erfolgreich beendet, dann wird der komplette Ordner in den Hauptordner "Projekte" verschoben. So ist eine nahtlose Informationshistorie gewährleistet. Andernfalls wird sie ins Akquisearchiv "Nicht erfolgreich" verschoben. Abgeschlossene Projekte kommen ins Projektarchiv "Abgeschlossene Projekte".

Sortierung austricksen

Im Beispiel sollen die Archivordner alphabetisch am Ende einsortiert werden. Durch das ganz pragmatisch vorangestellte "zzz_" wird sichergestellt, dass sie unten in der Liste stehen. Das dient der Übersichtlichkeit und dem einfacheren Zugriff auf die Unterordner. Möchten Sie einen Ordner an den Anfang der Sortierung stellen, verwenden Sie ein Sonderzeichen als erstes Zeichen des Namens. Gut lesbar ist hierfür auch der Unterstrich.

Wichtig dabei: Harmonisieren Sie Ihre Ablage über alle Ablagemedien und über alle eingesetzten Rechner. Datei-, E-Mail- und Papierablage sollten überall identisch aufgebaut sein. So müssen Sie weder beim Ablegen noch beim Finden umdenken. Sie können sich auf Ihre Struktur verlassen.

Verzeichnisse und Ordner auf den Prüfstand stellen

Es gibt Verzeichnisse, die verzichtbar sind. Sie sind typische Datengräber und tauchen deshalb oben unter den sieben Ablagekategorien nicht auf. Identifizieren kann man sie leicht anhand ihrer nicht spezifizierenden Namen: "Diverses", "Verschiedenes", "Sonstiges" etc.

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Alexander Greisle ist Trainer, Dozent und Berater. Seine Themenschwerpunkte sind die neue Arbeitswelt, Arbeits- und Lernmethoden und die Information Worker Performance. Zu seinen Kunden gehören namha ...

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