Digitale Steuerprüfung nach GDPdU: Sie müssen dem Finanzamt Zugriff auf Ihre Buchführungsdaten geben

Worauf Sie bei der elektronischen Steuerprüfung gefasst sein müssen

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Stand: 22. November 2013 (aktualisiert)

Zugriffsrecht bei Steuerprüfung

Wer seine Buchführung mithilfe des Computers erledigt oder mit dem PC andere steuerlich relevante Daten erzeugt und bearbeitet, muss die elektronischen Unterlagen bis zu zehn Jahre lang archivieren. Die Datenspeicherung muss gegen nachträgliche Änderungen geschützt sowie dauerhaft les- und auswertbar sein. Wir stellen die wichtigsten gesetzlichen Auflagen der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vor.

Darf der das? Ja, der Prüfer darf das: Wer glaubt, digitale Steuerprüfungen drohten nur Großunternehmen, irrt. Unabhängig von der Größe des Unternehmens haben Finanzbeamte bei ihren Außenprüfungen das Recht, direkt auf die elektronischen Unterlagen Ihres Unternehmens zuzugreifen.

§ 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO)

"Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden."

Und, klar: "Die Kosten trägt der Steuerpflichtige."

  • Um welche Dokumente geht es?

    Grundsätzlich müssen die Unterlagen der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung bereitgehalten werden. Details der Betriebsbuchführung ("Kosten- und Leistungsrechnung") oder des Controllings gehören dagegen normalerweise nicht zum Prüfumfang.

    Aber: Welche Unterlagen im Einzelfall dann doch "steuerrelevant" sind und einem Finanzamtsprüfer ausgehändigt werden müssen, lässt sich nicht verallgemeinern. Die "Definition" des Bundesfinanzministeriums ist zwar nicht wirklich erhellend, macht aber deutlich, dass die Prüfer einen großen Ermessensspielraum haben: "Steuerlich relevant sind betriebliche Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung bedeutsam sind."

  • Für wen gilt das?

    Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen!

    Die Bestimmungen des § 147 Abgabenordnung (AO) richten sich zunächst an Unternehmen, die verpflichtet sind, "Bücher zu führen". Doch auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen, müssen sich die digitale Prüfung gefallen lassen. Das gilt jedenfalls dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.

  • Wie lange zurück reicht das Zugriffsrecht?

    Das Zugriffsrecht des Fiskus existiert bereits seit dem Jahr 2002. Sofern die technischen Voraussetzungen dafür bereits in früheren Wirtschaftsjahren gegeben waren, kann ein Prüfer den Zugriff sogar auf noch ältere Vorgänge verlangen.

    Zum Glück verhindert der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass Daten nachträglich neu erfasst werden müssen. Das gilt selbst dann, wenn die Aufbewahrungsfrist von Unterlagen im Einzelfall noch nicht abgelaufen ist.

Allgemeine Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich geregelt sind die Aufbewahrungsfristen im bereits erwähnten § 147 AO: Der besagt, dass Sie

  • Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Inventarverzeichnisse, Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen zehn Jahre lang,

  • eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien der Ausgangskorrespondenz sowie andere steuerlich bedeutsame Dokumente sechs Jahre lang verwahren müssen.

  • Ausgangsrechnungen müssen laut § 14b Umsatzsteuergesetz 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt in jedem Fall mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist.

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