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E-Bilanz – was ist das?

Die E-Bilanz: wer sie abgeben muss, welche Ausnahmen gelten und warum es ohne Steuerberater nicht mehr geht

Unter dem Schlagwort „IT statt Papier“ will der Gesetzgeber erreichen, dass im Regelfall die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung elektronisch übermittelt werden. Hierfür wurden die Maßnahmen im sogenannten „Steuerbürokratieabbaugesetz“ „SteuBAG“ festgeschrieben. Die E-Bilanz wird nach § 5b des Einkommensteuergesetzes (EStG) zur Pflicht.

Müssen Sie eine E-Bilanz erstellen?

Jeder Betrieb, der gesetzlich zur Gewinnermittlung durch eine Bilanz verpflichtet ist (§ 4 Abs. 1 EStG, § 5 EStG oder § 5a EStG), muss zukünftig seine Daten elektronisch übermitteln.

Die Umstellung von der Papier- auf die elektronische Form gilt für bilanzierende Unternehmen (wie Handels- und Kapitalgesellschaften oder Kaufleute im Sinne des HGB) also unabhängig von der Rechtsform oder den Größenklassen.

Wer keine elektronische Bilanz abgeben muss

Nicht betroffen sind Gewinnermittler, die lediglich eine vereinfachte Einnahmen-Überschussrechnung durchführen und bereits jetzt ihre Daten in der Anlage EÜR mit der Einkommensteuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Auch Überschusseinkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung, Verpachtung usw. sind nicht von den Neuregelungen betroffen.

Ausnahme bei unbilligen Härten

Nach § 60 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung können betroffene Unternehmen beim Finanzamt beantragen, die Abgabe in Papierform beizubehalten, wenn die elektronische Übermittlung zu unbilligen Härten führen würde. Der Steuererklärung ist dann eine Gewinnermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck beizufügen.

Unbillige Härten könnten beispielsweise entstehen, wenn die technischen Voraussetzungen für die elektronische Übertragung nicht vorhanden sind und eine Anschaffung aus finanziellen Gründen nicht zumutbar ist. Leider ist jedoch davon auszugehen, dass die Finanzämter eine Papier-Vorlage nur in seltenen Ausnahmefällen zustimmen werden.

Ab wann müssen die Daten übertragen werden?

Grundsätzlich gilt, dass die elektronische Datenübertragung für alle Wirtschaftsjahre erfolgen muss, die nach dem 31.12.2011 beginnen. Das Bundesministerium für Finanzen hat aber mit Schreiben vom 28.09.2011 eine Art „Schonfrist““ eingeräumt. Danach sollen Papierdaten für die Wirtschaftsjahre 2012 bzw. 2012/2013 (für Unternehmen, bei denen das Wirtschaftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt) nicht beanstandet werden.

Für die E-Bilanz gelten die gleichen Fristen, wie für die Abgabe der dazugehörigen Steuererklärungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Unterlagen gemeinsam eingereicht werden müssen. Es mur nur sichergestellt werden, dass alle Unterlagen innerhalb der für die Steuererklärungen festgelegten Fristen bei der Finanzbehörde vorliegen!

Was muss übermittelt werden?

Elektronisch müssen der Inhalt der Steuerbilanz und – falls vorhanden – der Inhalt der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Abweichend von dieser grundsätzlichen Regelung kann der Inhalt der Handelsbilanz, ergänzt um eine steuerliche Überleitungsrechnung, übermittelt werden. Als weitere Alternative besteht die Möglichkeit, eine gesonderte Steuerbilanz einzureichen.

Liegen ein Anhang, ein Lagebericht oder ein Prüfbericht vor, sind auch diese Informationen an den Fiskus zu übermitteln. Zunächst haben Sie hier aber noch die Wahl, ob Sie die Daten in Papierform zur Verfügung stellen oder sie in den Datensatz der E-Bilanz integrieren.

Auch Bilanzen, die außerhalb des jährlichen Turnus aufgestellt werden, sind elektronisch zu übermitteln. Hierzu gehören beispielsweise Bilanzen, die

  • anlässlich einer Betriebsveräußerung oder Betriebsaufgabe erstellt werden,

  • wegen Änderung der Gewinnermittlungsart notwendig werden,

  • in Umwandlungsfällen zu erstellen sind,

  • zum Zeitpunkt eines Gesellschafterwechsels (als Zwischenbilanz) erzeugt werden.

XBRL und Taxonomie

Wenn Sie sich mit der E-Bilanz auseinandersetzen, werden Sie zwei Begriffen immer wieder begegnen. Zum einen ist dies die Abkürzung XBRL. Im XBRL-Format müssen die Daten übermittelt werden. Es wird kein anderes Format akzeptiert. Versuchen Sie es mit einem anderen Format, gilt die E-Bilanz als nicht abgegeben.

Außerdem wird immer wieder von der Taxonomie gesprochen. Die Taxonomie ist eine umfassende Beschreibung der Daten, die übermittelt werden müssen. Aus der Taxonomie geht auch hervor, wo diese Daten innerhalb der Datensätze eingespielt werden müssen. Durch dieses Regelwerk wird es den Finanzbehörden sehr einfach die Daten untereinander zu vergleichen.

Im Detail ist diese Datenbeschreibung so umfangreich, dass sie in vielen Fällen zu großen Veränderungen in der Buchhaltung führen. Ein Beispiel: Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind rund 60 Bilanzkonten vorgeschrieben. In der Taxonomie werden jedoch weitaus mehr als das dreifache, nämlich fast 200 Konten, gefordert. Rund 200 Konten werden in der Taxonomie auch für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung benötigt. Das HGB hingegen kommt mit rund 30 Konten aus.

Was bedeutet das für mein Unternehmen?

Machen Sie sich bitte klar, dass von der Umstellung auf die E-Bilanz nicht nur Ihre Buchhaltung betroffen ist. Wenn Sie beispielsweise per ERP-System oder einer Schnittstelle mit dem Steuerberater kommunizieren, müssen die notwendigen Umstellungen auch dort abgesprochen werden.

Nicht ohne Steuerberater!

Auch wenn Sie zukünftig die E-Bilanz selbst erstellen wollen, sollten Sie für die Umstellung einen geschulten Berater zurate ziehen. Erster Ansprechpartner ist hier Ihr Steuerberater. Aber auch die Industrie- und Handwerkskammern sind Ihnen bei der Suche nach Beratern behilflich. Allgemeine Schulungsangebote von einigen Stunden können Ihnen lediglich einen detaillierten Überblick verschaffen. Die Voraussetzung für eine Umstellung in Ihrem Betrieb haben Sie damit noch nicht erworben.

Zunächst sollten Sie die Frage klären, wer die E-Bilanz aufstellt und für die Datenübertragung verantwortlich zeichnet. Im Normalfall sollte der steuerliche Abschluss auch von der Seite erstellt werden, der ihn bisher übernommen hat. Gerade bei kleineren Unternehmen empfiehlt es sich jedoch, die Erstellung von einem Steuerberater durchführen zu lassen, der dann auch für die Richtigkeit der Angaben und die korrekte Übermittlung geradestehen muss.

Mit entsprechenden Fachleuten sollten Sie klären, was in Ihrer EDV und Buchhaltung bereits an Daten für die E-Bilanz zur Verfügung gestellt werden kann. Dabei müssen Sie zwischen verpflichtetenden und freiwilligen Angaben unterscheiden. In der Taxonomie sind dies sogenannte Muss- bzw. Kann-Felder.

E-Bilanz besitzt mehr Details als die HGB-Bilanz

Wenn die Datentiefe bisher ausreichte, heißt das nicht, dass das auch für die Zukunft gilt. Wie bereits beschrieben, geht die E-Bilanz tiefer ins Detail, als die HGB-Bilanz.

Prüfen Sie, ob Sie alle Muss-Felder bedienen können. Können die Daten, die für diese Felder benötigt werden vielleicht durch Aufteilung von vorhandenen Konten ermittelt werden? Ist eine Anpassung des Kontenrahmens notwendig?

Bei einigen Angaben wird nicht auf die Buchhaltung zugegriffen. Teilweise wird beispielsweise auch ihr Warenwirtschaftssystem oder andere, außerhalb der Buchhaltung liegende Auswertungen angesprochen. Hier müssen Schnittstellen geschaffen werden, um diese Daten zusammenzuführen.

Auffangposten

Übergangsweise können auch sogenannte Auffangpositionen verwendet werden. Leider sind die Auslegungen der Finanzverwaltungen hierzu nicht eindeutig. Grundsätzlich kann man aber aus den Vorgaben ableiten, dass Auffangpositionen immer dann gebildet werden dürfen, wenn die benötigten Werte nicht in der entsprechenden Detaillierung innerhalb des sog. Hauptbuches ermittelt werden können. Ob diese Daten aus den Nebenbüchern oder anderen Auswertungen abgeleitet werden, dürfte hierbei keine Rolle spielen.

Achtung: Findet ein Datenaustausch mit dem Steuerberater statt, müssen Sie etwaige Änderungen auf jeden Fall mit ihm abstimmen. Sonst kann es passieren, dass die Daten beim Steuerberater nicht empfangen bzw. ausgewertet werden können.

Die wichtigsten Fragen

Für einen ersten Check sollten Sie die folgenden Fragen nacheinander abarbeiten.

  • Sind die technischen Voraussetzungen gegeben, dass die Daten im XBRL-Format an den Fiskus übermittelt werden können? Hierzu kann es zwar ausreichen, dass die Daten bspw. bei Ihrem Steuerberater umgewandelt und von dort aus vermittelt werden. Allerdings begeben Sie sich dann in die Abhängigkeit des Steuerberaters. Besser ist es, wenn die Daten bereits in Ihrem Hause in das XBRL-Format umgewandelt werden.

  • Müssen Buchungen in einer anderen Form durchgeführt werden. So kann es notwendig werden, dass die Buchungen auf verschiedene Konten verteilt gebucht werden müssen, während es bisher ein einzelnes Konto ausreichte.

  • Muss der bestehende Kontenrahmen angepasst werden? Wer nimmt diese Änderungen vor (hausinterne Lösung, Steuerberater, Softwarehaus)?

    • In wieweit müssen auch Informationsströme außerhalb von Buchhaltung und Rechnungswesen berücksichtigt werden? Wo und von wem sind die entsprechenden Schnittstellen zu implementieren?

    • Werden alle Anforderungen, die das Finanzamt an Ihren Betrieb stellt, in ausreichender Form berücksichtigt? Werden alle notwendigen Mussfelder bedient? Müssen Auffangpositionen gebildet werden. Sind die Rechenregeln alle berücksichtigt worden?

  • Welche Informationen werden für eine Überleitungsrechnung von der Handelsbilanz auf die Steuerbilanz benötigt?

  • Gibt es Wertansätze, die innerhalb der Bilanz steuerlich von den Grunddaten abweichen? Wenn ja, wie können diese Abweichungen innerhalb der E-Bilanz dargestellt werden?

  • Wie können steuerlich abweichende Wertansätze in der E-Bilanz dargestellt werden?

Zum Weiterlesen:

Der Jahresabschluss ist kein Hexenwerk! Hilfreiche Tipps finden Sie auf unserer Themenseite Einnahme-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss.

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Über den Autor:

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Hartmut Fischer war über 15 Jahre für eines der führenden Steuersoftwareunternehmen Europas tätig und ist seit 2006 mit seiner Firma Wort Macht selbstständig tätig. Als freier Journalist mit Schwerpunkt Steuerrecht schreibt er für verschiedene Verlage.

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