DruckversionMit einer geordneten Ablagestruktur Emails schneller finden
E-Mails ablegen und schnell wiederfinden
Die richtige Ablagestruktur ist ein Schritt zu mehr Übersicht im Posteingang. Damit einher geht ein schnellerer Zugriff auf Ihre E-Mails.
Sie bevorzugen die "kreative Unordnung" und können mit der Ablage in Ordner nichts anfangen? Dann kombinieren Sie doch das Vorgehen des Abschnittes "Mehrdimensionale Ablage und Zugriff" mit dem Vorgehen im Abschnitt "Automatische E-Mail-Wiedervorlage". Damit haben Sie ohne große Umstellung die noch zu bearbeitenden E-Mails einfach im Blick.
Ablagekontexte
Die Frage nach dem richtigen Aufbau der Ordnerstruktur beginnt mit der Frage, wie Sie hauptsächlich arbeiten:
projekt- bzw. tätigkeitsorientiert,
themenorientiert oder
kunden- und personenorientiert?
Entsprechend sollten Sie ihre Ablagestruktur organisieren. Häufig wird eine Kombination aus diesen Grundtypen sinnvoll sein. So könnten Sie beispielsweise Ihre Projekte in einem Projektordner ablegen und darüber hinaus themenorientierte Ordner für Verwaltung oder abonnierte Mailinglisten pflegen.
Gemischte, projekt- und themenorientierte Ordnerstruktur
Wichtig ist, dass Sie die oberste Ebene so kompakt und übersichtlich wie möglich halten. So ist ein schneller Ordnerzugriff ohne langes Scrollen möglich.
E-Mails bequem per drag-and-drop in geschlossene Unterordner verschieben
Um E-Mails per drag and drop schnell innerhalb der Ordnerstruktur zu verschieben, versuchen Sie Folgendes: Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste eine E-Mail auf einen geschlossenen Hauptordner und verharren Sie kurz darauf, ohne die Maustaste los zu lassen. Sowohl in Thunderbird als auch in Outlook klappen daraufhin die Unterordner aus und Sie können die E-Mail bequem ablegen.
Schneller Zugriff über Favoritenordner
Häufig benötigte Ordner können Sie sich bequem und einfach in den Favoritenbereich legen. Dann haben Sie diese auch in verschachtelten Strukturen direkt im Zugriff. Microsoft Outlook hat diesen Favoritenbereich standardmäßig aktiviert:
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