Erinnern Sie sich an die eingangs erwähnte Information Worker Performance Studie des Fraunhofer IAO? Dort gaben 85 Prozent der Befragten an, den Posteingang in Ordnern abzulegen. Ausgehende E-Mails hingegen wurden nur von 44 Prozent der Teilnehmer in die Ordnerstruktur abgelegt.

Nur wenn Ihre eigenen E-Mails ebenfalls zuverlässig in die Ablagestruktur eingegliedert sind, ist Ihre Ablage vollständig und zuverlässig. Leider unterstützen die gängigen Mailprogramme das nur sehr eingeschränkt und mit viel händischer Kopierarbeit, vom Postausgangsordner in die Ablagestruktur. Das führt dazu, dass dieser wichtige Arbeitsschritt häufig unterbleibt, obwohl er für die vollständige Ablage und das schnelle Finden wichtig ist.