Erinnern Sie sich an die eingangs erwähnte Information Worker Performance Studie des Fraunhofer IAO? Dort gaben 85 Prozent der Befragten an, den Posteingang in Ordnern abzulegen. Ausgehende E-Mails hingegen wurden nur von 44 Prozent der Teilnehmer in die Ordnerstruktur abgelegt.

Nur wenn Ihre eigenen E-Mails ebenfalls zuverlässig in die Ablagestruktur eingegliedert sind, ist Ihre Ablage vollständig und zuverlässig. Leider unterstützen die gängigen Mailprogramme das nur sehr eingeschränkt und mit viel händischer Kopierarbeit, vom Postausgangsordner in die Ablagestruktur. Das führt dazu, dass dieser wichtige Arbeitsschritt häufig unterbleibt, obwohl er für die vollständige Ablage und das schnelle Finden wichtig ist.

Ausgehende E-Mails automatisch ablegen (Outlook)

Neben der manuellen Ablage per Drag-and-drop können Sie in Outlook den Ablageort für jede einzelne zu versendende E-Mail in deren Eigenschaften verändern. Diese mühsame Handarbeit erspart Ihnen das Zusatzprodukt "SpeedFiler für Outlook 2003 und 2007". Mehr zu diesem Tool hier auf akademie.de im Beitrag Outlook mühelos (2): Verschickte E-Mails automatisch richtig ablegen.

Eine kleine Erleichterung, wenn auch keine so komfortable und schnelle Ablage wie der SpeedFiler, bietet hier eine gut versteckte Einstellung von Outlook: "Antworten mit Originalnachricht speichern (außer im Posteingang)". Gehen Sie über "Extras" - "Optionen" im Reiter "Einstellungen" auf "E-Mail-Optionen" und dort auf "Erweiterte E-Mail-Optionen". Dort finden Sie die Einstellung im oberen Bereich:

Outlook kann gesendete Nachrichten im Ablageort der Originalnachricht speichern.

Wie der Name schon andeutet, ist es dazu Voraussetzung, dass die zu beantwortende E-Mail vorher schon im richtigen Ordner abgelegt ist. Dann ist die Funktion sehr nützlich. Falls Sie dieses Vorgehen nicht konsequent durchhalten, dann deaktivieren Sie dieses Feld besser. Denn sonst hätten Sie Ihre gesendeten Nachrichten nicht mehr im Ordner "Gesendete Objekte" an einem Platz.

Ausgehende E-Mails automatisch ablegen (Thunderbird)

Auch für Thunderbird existiert ein zusätzliches, kostenloses Addon, mit dem Sie das Ablegen verschickter E-Mails direkt beim Senden erledigen können: Copy Sent to Current.