DruckversionMit einer geordneten Ablagestruktur Emails schneller finden
Archivieren oder großzügig löschen?
Hand aufs Herz. Wie viele E-Mails sind gerade in Ihrem Posteingangsordner? Mehr als eine Bildschirmseite? Wie viele sind unbeantwortet oder warten auf Bearbeitung, wie viele sind überfällig und wie viele wirklich wichtig? Kam es auch schon mal vor, dass Sie auf eine E-Mail angesprochen wurden und nicht wussten, worum es gerade geht? Wovon handelt die drittletzte E-Mail, ganz unten im Posteingangsordner?
Häufig wird empfohlen, dass Sie E-Mails, die Sie wahrscheinlich nicht mehr benötigen, ruhig sofort löschen sollten. So wird die E-Mail-Datenbank nicht aufgebläht, das E-Mail-Programm bleibt schnell und die Ablage übersichtlich.
Ist das wirklich ein guter Tipp? Gerade im geschäftlichen Umfeld kann er kontraproduktiv sein. Aus zwei Gründen: E-Mails haben eine Dokumentationsfunktion und sind zum Teil als Geschäftsbriefe zu behandeln. Letzteres betrifft überwiegend externe Mails, aber auch interne oder Projektmails sind natürlich wichtig. Trotzdem - oder gerade deswegen - ist die Übersichtlichkeit ein zentraler Punkt. Das schnelle Löschen ist aber, aufgrund der Nachteile, dafür häufig nicht der richtige Ansatz.
Die richtige Archivierungsstrategie
Sofort löschen sollten Sie ausschließlich Werbe- und Spam-/Monitoring-E-Mails, z. B. über das erfolgte Backup Ihres Webservers. Diese dafür aber endgültig, ohne Umweg über den Papierkorb.
Sowohl in Microsoft Outlook als auch im Mozilla Thunderbird halten Sie für das endgültige Löschen, ohne Umweg über den Papierkorb, einfach die Shifttaste beim Löschen gedrückt.
Der Papierkorb wird so zum Vorpapierkorb. Alle E-Mails, die weder Spam noch Werbung noch Benachrichtigungsmails sind, werden so zwar in den Papierkorb verschoben, aber nicht endgültig gelöscht. Empfehlenswert ist es, einen Frühjahrs- und einen Herbstputz für das Postfach vorzusehen. Zu diesen Anlässen, oder bei hohem E-Mail-Aufkommen auch monatlich, wird der Papierkorb dann nicht etwa geschreddert, sondern archiviert. Es sind ja keine komplett unnützen E-Mails mehr darin enthalten.
Möchten Sie eine Werbemail noch eine Weile aufheben, dann richten Sie für solche Zwecke einen Ordner "Zwischenablage" ein, den Sie ab und an, spätestens beim nächsten Frühjahrs- oder Herbstputz, rigoros löschen.
Legen Sie ein Archiv mit dem sinnigen Namen wie z. B. "Papierkorb_JAHR" an. Dorthin können Sie die im Papierkorb noch enthaltenen E-Mails auslagern. So bleibt das Postfach schlank und Sie verlieren trotzdem keine E-Mails. Dem Verfasser hat dieses Vorgehen schon einige Male geholfen.
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