In den vorhergehenden Kapiteln haben Sie einige nützliche Methoden und Funktionen kennengelernt. Diese lassen sich zu einer kompletten und vielfach bewährten E-Mail-Routine zusammenfassen. Konsequent durchgeführt, verbringen Sie damit deutlich weniger Zeit mit dem Suchen und Bearbeiten von E-Mails, verlieren nichts aus den Augen und haben am Feierabend tatsächlich alle E-Mails richtig bearbeitet.

Gleich zu Beginn steht ein einfacher Filter mit der Frage, ob die E-Mail überhaupt wichtig oder interessant für Sie ist. Das lässt sich recht problem- und fehlerfrei anhand von Absender und Betreff erkennen. Unrelevant => direkt ab in den Papierkorb. Sie erinnern sich: Darin bleibt die E-Mail weiter verfügbar, wir nutzen ihn ja nicht als Schredder, sondern als Vorpapierkorb.

Im weiteren Verfahren wird zwischen Aufgaben und reinen Informations-E-Mails unterschieden. Sehen wir uns zunächst den Aufgabenstrang an.

Ist die E-Mail innerhalb von zwei Minuten zu erledigen? Dann wird sie direkt erledigt. Im Anschluss wird die E-Mail gleich richtig abgelegt. Haben Sie eine Antwort geschrieben, dann sollte diese im gleichen Ordner wie die Ursprungsmail abgelegt werden. Dazu haben Sie oben zwei Erweiterungen für Outlook und Thunderbird kennengelernt.

Die E-Mail-Routine in der Gesamtsicht

Ist eine Aufgabe wichtig und dringend? Dann sollte sie nach Möglichkeit sofort erledigt werden. Ist sie wichtig, aber nicht dringend, dann kommt sie mit einer entsprechenden Kennzeichnung und einem Termin versehen auf die Wiedervorlageliste. Eine nicht wichtige, aber dafür dringende Aufgabe sollten Sie weiterleiten. Vergessen Sie das Wiedervorlagekennzeichen für delegierte E-Mails und eventuell die Terminierung nicht.

Somit haben Sie jetzt alle Aufgaben entweder erledigt oder sie übersichtlich in der Wiedervorlage geparkt. Der Pluspunkt: Mit dieser zentralen E-Mail-Wiedervorlage haben Sie zukünftig eine verlässliche Quelle für Ihre Tages-To-Do-Liste. Das oben skizzierte Wiedervorlagesystem garantiert, dass Sie keine Aufgaben mehr vergessen.