DruckversionAutomatische E-Mail-Wiedervorlage
Automatische Wiedervorlage mit Outlook
Verfahren Sie bisher auch so, dass Sie E-Mails, an denen Sie noch arbeiten müssen, nach dem Lesen wieder als ungelesen markieren?
Es gibt eine elegantere und leistungsfähigere Möglichkeit. Nutzen Sie Markierungen (Outlook) und Schlagworte (Thunderbird) dazu, sich eine umfassende Wiedervorlage aufzubauen, die auch das Monitoring delegierter und noch zu lesender E-Mails beinhaltet. So vergessen Sie weder eigene ToDos, noch übersehen Sie offene Aufgaben anderer oder verlieren den Überblick über den Lesestoff.
Ein kleines Beispiel für den vielbeschäftigten und vielkommunizierenden Projektleiter:
Beispiel:
Von einem Projektpartner benötigen Sie rechtzeitig vor einem Meeting eine Auskunft. Sie schreiben ihm also eine kurze E-Mail mit der entsprechenden Bitte. Nach dem Schreiben verschieben Sie die E-Mail vom Ordner "Gesendete Objekte" in den jeweiligen Projektordner. Zuvor markieren Sie diese mit dem Hinweis "Erwarte Antwort" und legen gleich eine Erinnerung fest. Sie finden die E-Mail jetzt schnell im Projektkontext wieder. Gleichzeitig haben Sie über den Such- bzw. virtuellen Ordner "Wiedervorlage" alle markierten E-Mails, unabhängig vom physikalischen Ablageort, jederzeit im Blick. Sofern Sie die gewünschte Antwort erhalten haben, können Sie die E-Mail einfach abhaken. Im anderen Fall wird zum festgelegten Termin eine Erinnerung erscheinen, die Sie darauf aufmerksam macht, dass noch eine Antwort aussteht. Jetzt können Sie eine neue E-Mail schreiben oder gleich zum Telefonhörer greifen.
Haben Sie sich auch schon mal gefragt, wofür dieses kleine Fähnchen neben jeder E-Mail in Outlook da ist? Dahinter verbirgt sich eine sehr praktische und leistungsfähige Funktion, um den Überblick in der Mailbox zu behalten und E-Mails speziell zu kennzeichnen. Quasi der Marker für alle E-Mails, die noch irgendeine Aktion erfordern.
In Outlook 2003 stehen dabei fünf verschiedene Farben zur Verfügung. Das ist praktisch, um E-Mails systemweit mit einheitlichen Bedeutungen zu versehen. Zum Beispiel:
ein blaues Fähnchen für "Delegiert" bzw. "Erwarte Antwort"
ein gelbes Fähnchen für "Zu erledigen"
ein grünes Fähnchen für "Wichtige Info, beachten"
ein violettes Fähnchen für "Lesestoff"
ein rotes Fähnchen für "Top-Prio" bzw. "Sehr wichtig!"
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