DruckversionDringlichkeitskultur des Mediums "E-Mail"
Zwei Grundregeln: Die "2-Minuten-Regel" und "Nur einmal anfassen"
Um die ToDo-Liste möglichst klein zu halten, haben sich folgende Faustregeln bewährt:
Was innerhalb von zwei Minuten getan werden kann - sofort erledigen.
Alles nur einmal (oder besser: nicht oft) anfassen.
Erhalten Sie eine E-Mail, die nur eine kurze Antwort oder eine schnelle Aktivität erfordert, dann tun Sie das sofort. So erledigen Sie viele kleine Dinge quasi "on-the-fly". Das hat den Vorteil, dass Sie Ihr Gedächtnis entlasten und dass Ihre Aufgabenliste übersichtlich bleibt.
Vorsicht: Stellt sich heraus, dass die Bearbeitung doch länger dauert, dann sollten Sie auf jeden Fall die 2-Minuten-Regel einhalten, außer es handelt sich um eine sehr wichtige (nicht aber dringende) E-Mail. Nehmen Sie die E-Mail in die Wiedervorlage und fahren Sie mit der nächsten fort.
Gewöhnen Sie es sich an, jede E-Mail bei der ersten Bearbeitung für die Wiedervorlage zu kennzeichnen (falls noch etwas zu erledigen ist) und sie gleich im richtigen Ordner abzulegen. Sie werden im Kapitel "Automatische E-Mail-Wiedervorlage" einen Weg kennenlernen, wie Sie jede E-Mail nur einmal anfassen und sie dabei sowohl in die Wiedervorlage als auch in die thematisch richtige Ablage einsortieren. Zeitsparend und übersichtlich.
Wenn Sie sich und den Empfängern die Ablage und Bearbeitung erleichtern möchten, dann schreiben Sie pro Thema eine E-Mail. Vermeiden Sie es, in einer E-Mail mehrere zu klärende Punkte bzw. Antworten zu platzieren. Das mag zwar am Anfang für die Empfänger noch ungewöhnlich sein. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die Vorteile einer verbesserten Organisation schnell für Akzeptanz sorgen.
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