You have Mail! Zum guten E-Mail-Stil gehört es, eine E-Mail möglichst innerhalb eines Tages zu beantworten. Dadurch erhält jede E-Mail sofort eine gewisse Dringlichkeit. Aber ist das wirklich notwendig?

Ein Gedanke hilft: Vergegenwärtigen Sie sich immer wieder, dass eine Antwort keine vollständige Bearbeitung sein muss. Dauert die Bearbeitung länger, dann ist es guter Stil, dem Absender eine kurze Nachricht darüber zukommen zu lassen und darin den voraussichtlichen Termin für Ihre Antwort zu nennen. Diesen sollten Sie dann auch einhalten.

Das Denkmodell des Eisenhower-Prinzips besagt, dass Sie sich bevorzugt um die wichtigen Dinge kümmern sollen und nicht um die dringenden. E-Mails, die nicht wichtig sind, sollten Sie delegieren oder sofort löschen oder ablegen.

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Ob Ihnen beim Umgang mit dringenden E-Mails der viel zitierte Eisenhower hilfreich ist oder nicht, das hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie delegieren können, dann sollten Sie das für dringende, aber nicht wichtige E-Mails auch tun. Häufig ist man gerade als Freiberufler oder normaler Sachbearbeiter nicht in der Lage, die Bearbeitung von E-Mails an andere zu geben. Sie haben jedoch immer die Entscheidung, ob Sie eine E-Mail komplett unter den Tisch fallen lassen oder sie in der Wiedervorlage parken. Der Autor hat für solche Fälle einen Ordner "Zwischenablage", der regelmäßig, etwa alle zwei Monate, geleert wird.

Ein weiterer Faktor befördert den Dringlichkeitscharakter von E-Mails: Viele Mailprogramme sind im Standard so konfiguriert, dass sie bei jeder eintreffenden E-Mail akustisch und optisch auf sich aufmerksam machen. Diese ständigen Unterbrechungen - E-Mails kommen ja selten am Stück - haben fatale Auswirkungen auf die Arbeitsproduktivität.

Im nächsten Abschnitt lesen Sie, wie Sie diese Benachrichtigungsoptionen abstellen können.