Eine Studie des King's College hat gezeigt, dass durch die permanente Unterbrechung des Arbeitsflusses durch eintreffende E-Mails Ihre Produktivität dramatisch sinkt. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle:

Direkt einleuchtend ist, dass nach der Unterbrechung die Konzentration auf eine Aufgabe erst wieder neu aufgebaut werden muss. Alle 11 Minuten werden Sie im statistischen Mittel unterbrochen. Hinzu kommt, das zeigen die Beobachtungen der Studie, dass nach einer Unterbrechung erst noch 2 andere Jobs erledigt werden, bevor die ursprüngliche Tätigkeit wieder aufgenommen wird. Das führt dazu, dass die ursprüngliche Arbeit im Schnitt erst nach ca. 25 Minuten wieder aufgenommen wird. Weitere 8 Minuten dauert es, bis man den ursprünglichen Konzentrationslevel wieder erreicht hat.

Stellt man die Erkenntnisse dieser Studie grafisch dar, dann ergibt sich folgende Sägezahnkurve. Die roten Markierungen auf der oberen Linie zeigen die Zeit, in der an einer Aufgabe gearbeitet wird.

Unterbrechungen sind Performance Killer

Reservieren Sie sich Zeitblöcke, in denen Sie explizit Ihre E-Mails bearbeiten und nichts anderes machen. Wie häufig E-Mail-Blöcke notwendig sind, das hängt von Ihrem Tätigkeitsprofil ab. Möchten Sie eine Regelmäßigkeit, dann sollte das kürzeste Intervall zwei Stunden sein, vielleicht reicht bei Ihnen aber auch ein E-Mail-Block pro Tag? Wenn Sie es weniger streng mögen, dann orientieren Sie sich an erledigten Aufgabenblöcken: Nehmen Sie sich eine oder mehrere Aufgaben vor und erst, wenn der Haken dran ist, kümmern Sie sich wieder um Ihren Posteingang. Keinesfalls sollten Sie es so machen, wie es eine Monitoring-Studie aus England zu Tage förderte: Bis zu 40-mal kontrollierten die Teilnehmer ihr Postfach auf neue E-Mails - pro Stunde!