Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie erhalten eine E-Mail von Ihrem Vorgesetzten, die ein aktuelles Projekt betrifft. Ihre Ablage ist nach Projekten organisiert, Sie hätten aber auch gerne alle E-Mails von Ihrem Chef im Überblick. Das typische Problem: Die Ablage ist häufig mehrdimensional.

Nun können Sie natürlich einfach Kopien der E-Mail ablegen, so wie Sie früher Papierkopien in verschiedene Ordner abgelegt hätten. Abgesehen von der zusätzlichen Arbeit verbrauchen Sie mit diesem Vorgehen auch unnötig viel Speicherplatz und laufen Gefahr, dieses Procedere in der Hektik des Alltags nicht durchzuhalten. Damit würde Ihre Ablage unzuverlässig.

Eleganter lässt sich diese Situation mit Hilfe von Suchordnern (Outlook) bzw. virtuellen Ordnern (Thunderbird) lösen. Im Prinzip sind diese Ordner nichts weiter als gespeicherte Suchabfragen, die automatisch über alle eingeschlossenen Ablageordner ausgeführt werden und deren Ergebnis in Form eines eigenen Ordners angezeigt wird. So nennt sich die Funktionalität in der englischen Version von Thunderbird auch "Saved Search".

Wichtig ist zu verstehen, dass es sich dabei nicht um Kopien handelt, sondern um Verweise. Obwohl die Ergebnisse zusätzlich im Such- bzw. virtuellen Ordner angezeigt werden, liegen sie physikalisch im ursprünglichen Ablageordner.

Sehr komfortabel, oder? Such- bzw. virtuelle Ordner werden wir später auch nutzen, um eine Wiedervorlage aufzubauen.

Suchordner in Microsoft Outlook

Wir werden jetzt Schritt für Schritt in Microsoft Outlook einen Suchordner für alle Chef-E-Mails anlegen. Sie werden sehen, diese leistungsfähige Funktion ist sehr einfach zu nutzen.