Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie erhalten eine E-Mail von Ihrem Vorgesetzten, die ein aktuelles Projekt betrifft. Ihre Ablage ist nach Projekten organisiert, Sie hätten aber auch gerne alle E-Mails von Ihrem Chef im Überblick. Das typische Problem: Die Ablage ist häufig mehrdimensional.

Nun können Sie natürlich einfach Kopien der E-Mail ablegen, so wie Sie früher Papierkopien in verschiedene Ordner abgelegt hätten. Abgesehen von der zusätzlichen Arbeit verbrauchen Sie mit diesem Vorgehen auch unnötig viel Speicherplatz und laufen Gefahr, dieses Procedere in der Hektik des Alltags nicht durchzuhalten. Damit würde Ihre Ablage unzuverlässig.