Ein erster Schritt zur Reduzierung von Unterbrechungen ist, die automatischen Benachrichtigungen der E-Mail-Programme abzuschalten. Einfach, aber wirkungsvoll: Lassen Sie sich nicht mehr von E-Mails Ihren Arbeitsablauf diktieren!

Für die beiden gebräuchlichen Werkzeuge Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird ist der Weg dahin nachfolgend beschrieben:

Microsoft Outlook

In Outlook 2003 und 2007 öffnen Sie über "Extras => Optionen" den Einstellungsdialog. Dort sollte direkt der Reiter "Einstellungen" offen sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail-Optionen" und im dann aufpoppenden Fenster auf die Schaltfläche "Erweiterte E-Mail-Optionen". Nach diesem weiten Weg öffnet sich das folgende Dialogfenster:

E-Mail-Benachrichtigungen abstellen in Microsoft Outlook 2003

Entfernen Sie nun in diesem Dialogfenster rigoros alle vier Häkchen im Bereich "Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang". Jetzt herrscht Ruhe, sämtliche Benachrichtigungsfunktionen von Outlook sind damit deaktiviert.

In Outlook 2007 hat Microsoft der Desktopbenachrichtigung einige neue Möglichkeiten spendiert. So können Sie zum Beispiel direkt eine E-Mail löschen oder kennzeichnen, ohne dass Sie ins Outlook wechseln müssen. Genauso können Sie die Desktopbenachrichtigung dort einfach ausschalten. Klicken Sie dazu einfach auf den kleinen Pfeil nach unten am oberen rechten Rand der Desktopbenachrichtigung.

Müssen oder möchten Sie bei E-Mails bestimmter Personen doch benachrichtigt werden? Dann müssen Sie auf die gewonnene Ruhe doch nicht ganz verzichten. Beide Outlook-Versionen helfen Ihnen hier mit automatischen Regeln. Öffnen Sie den Regelassistenten ("Extras" => "Regeln und Benachrichtigungen", Neue Regel...) und scrollen Sie bei den Regeln aus Vorlage etwas nach unten: Outlook bietet verschiedene personenbezogene Benachrichtigungsmöglichkeiten.