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Absender, Betreff, Anrede

E-Mails über E-Mails und kein Ende abzusehen - das geht auch den Leuten so, denen Sie schreiben. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers gewinnen. Mit wenigen formalen Tricks können Sie E-Mails formulieren, die "besser" ankommen.

Absender

Erleichtern Sie es dem Empfänger, mit einem Blick zu erkennen, von wem die E-Mail stammt. Dazu sind nur wenige Elemente nötig: Vorname, Nachname, Firmenname. Sie müssen das in Ihrer E-Mail-Anwendung in der Regel nur einmal einstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das in Outlook 2010 und 2003 sowie im weit verbreiteten Thunderbird einstellen können:

Gehen Sie in Outlook 2010 im Ribbon "Datei" in der Rubrik "Informationen" auf den großen Knopf "Kontoeinstellungen". Wählen Sie dort in der aufklappenden Liste den einzigen Punkt "Kontoeinstellungen".

Bild vergrößernDer Weg zur individuellen Absenderbezeichnung führt über die Kontoeinstellungen

Es öffnet sich eine Anzeige, in welcher Sie aus Ihren eingerichteten E-Mail-Konten das richtige auswählen können. Markieren Sie es und klicken Sie auf "Ändern".

Bild vergrößernWählen Sie das richtige Konto aus

In Outlook 2003 erreichen Sie dieses Auswahlfenster über die Menüfolge "Extras - E-Mail-Konten" und die nachfolgende Auswahl des Punktes "Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten". Dort wählen Sie analog zu Outlook 2010 das zu bearbeitende E-Mail-Konto (die Schaltflächen sind in Outlook 2003 links von der Liste der E-Mail-Konten).

Der folgende Schritt ist in Outlook 2010 und 2003 identisch. Im erscheinenden Dialogfenster können Sie im Feld "Ihr Name" den anzuzeigenden Absendenamen eintragen. Im Beispiel ist der Name "Alexander Greisle | work.innovation".

Bild vergrößernGeben Sie Ihren Namen so ein, wie er beim Empfänger erscheinen soll

In Mozilla Thunderbird ist der Weg etwas anders. Über "Extras - Konten - Einstellungen" kommen Sie direkt in den Dialog:

Bild vergrößernIn den Konteneinstellungen von Thunderbird können Sie den Absendernamen verändern.

Sofern im Menübaum auf der linken Seite des Fensters das gewünschte Konto noch nicht automatisch ausgewählt ist, klicken Sie bitte auf den Kontennamen. Tragen Sie danach rechts im Feld "Ihr Name" Ihren (gewünschten) Namen samt Zusätzen ein. Zukünftig erscheint Ihr Name beim Empfänger deutlich aussagekräftiger.

Betreff

Der zweite Blick des Empfängers geht auf den Betreff. Der Betreff ist der Ort, an dem Sie knapp verraten, worum es geht und Lust auf das Lesen der E-Mail machen.

Welcher Betreff ist wohl der aussagekräftigere? "Termin" oder "Terminanfrage, Informationsgespräch zum Projekt X am 1.11.2008"? Wir bekommen immer noch viel zu viele E-Mails mit einem nichtssagenden Betreff.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit dem Empfänger an mehreren Themen. Wenn Sie schreiben "Zahlen zum Konzept" - woher soll der Empfänger wissen, worum es geht? Besser, aber keinesfalls mehr Aufwand, wäre "PROJEKTKÜRZEL: Zahlen zum Konzept".

Natürlich ist es manchmal eine Herausforderung, in wenigen Worten den Inhalt einer E-Mail zusammenzufassen. Denken Sie aber immer daran, dass es darum geht, unter einer Vielzahl anderer E-Mails die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken.

Folgende Fragen können helfen:

  • Was ist Ihr konkretes Anliegen?

  • Um welches konkrete Projekt oder Thema geht es?

  • Was soll der Empfänger tun?

  • Worauf bezieht sich Ihre E-Mail?

Anrede

Kommen wir zu einem heiklen Punkt in E-Mails, der Anrede. Im geschäftlichen Umfeld ist eine E-Mail wie ein Brief zu sehen. Besonders am Anfang einer E-Mail-Kommunikation empfiehlt es sich daher, eine förmlichere Anrede zu verwenden. Wenn Ihnen die Floskel Sehr geehrte/r zu förmlich ist, können Sie zum Beispiel auf Guten Tag ausweichen. Das saloppe Hallo oder das vertraute Liebe/r sollten Sie erst zu einem fortgeschritteneren Stadium der Beziehung verwenden (oder wenn Ihr Gegenüber damit beginnt).

Was, wenn eine E-Mail an mehrere Empfänger geht?

  • Sind es zwei Empfänger, dann gehört es sich, beide mit Namen anzusprechen.

  • Bei mehr als zwei Empfängern artet diese Vorgehensweise jedoch in Fleißarbeit aus. Was also tun?

    Eine Möglichkeit ist, den Namen wegzulassen und in förmlichen Situationen auf das altbewährte Sehr geehrte Damen und Herren zurückzugreifen. Ansonsten reicht auch ein allgemeines Guten Tag oder Hallo.

  • Manchmal gibt es Gründe, einen Ansprechpartner aus der Empfängerliste doch namentlich anzusprechen, die anderen jedoch nicht. Dann kombinieren Sie einfach beides: Sehr geehrte Frau XYZ, liebe Kollegen.

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Interessant. Ich handhabe das mit verschiedenen Accounts so, ohne die Probleme mit den Spam-Filtern. Spontan fällt mir eigentlich nur ein, dass der Firmenname ein "ungünstiger" ist, der auf irgendwelchen Spam-Listen als herauszufilterndes Wort verzeichnet ist. Ist das in mehreren Fällen passiert?

A. Greisle

Toller Artikel. Leider hat das mit der Absender-Kennung bei mir nicht geklappt. Sobald ich den Firmennamen mit aufgenommen habe, sind meine Mails von den Spam-Filtern geblockt worden.

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