Wieso? Weshalb? Warum? - Effektive Fragetechniken in Geschäftsbeziehungen

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Stand: 25. Januar 2012

Die wichtigsten Fragearten Teil I

Indirekte Informationsfragen

Indirekte Informationsfragen

Indirekte Informationsfragen sind "verkleidete" direkte Informationsfragen. Sie beginnen mit Formulierungen wie

  • "Würden Sie ...?"

  • "Hätten Sie ...?"

  • "Wäre ...?"

  • "Könnten ...?"

  • "Müsste ...?" usw.

Indirekte Informationsfragen sind so zielorientiert und konkret wie die direkten, unterscheiden sich von diesen aber durch ein Mehr an Höflichkeit (und entsprechend andere Formulierung). Dieser kleine Unterschied kann sehr wichtig, ja sogar entscheidend, für die Reaktion Ihres Gesprächspartners sein:

Beispiel: Indirekte Informationsfragen

Würden Sie mir bitte den Vorteil dieses Systems erklären?

Haben Sie eine Idee, wer dazu eine Lösung bieten kann?

Hätten Sie die Möglichkeit, uns danach noch ein paar Fragen zu beantworten?

Wären Sie selbst bereit, uns einen Vorschlag zu erarbeiten?

Können Sie mir noch in dieser Woche den Bericht zukommen lassen?

Könnten Sie uns sagen, welche Erfahrungen haben Sie bisher damit haben?

Müssten wir dann nicht mit zeitlichen Problemen rechnen?

Empfehlenswerte Situationen

  • Generell im respektvollen Umgang miteinander, auch bei vertrauten Kontakten - Sie erhalten damit eine positive Gesprächsatmosphäre.

  • Bei Erstkontakten - durch die Mischung aus Höflichkeit und Präzision der Frage lassen sich leicht "Türen öffnen".

  • In schwierigen Gesprächssituationen.

Die Gründe können vielfältig sein

  • Ihr Gesprächspartner ist reserviert, gestresst und/oder unwillig und muß erst aus der Reserve gelockt oder für Ihr Anliegen interessiert werden.

  • Er hat eine höhere Position als Sie und demonstriert Distanz.

  • Der bisherige Kontakt war nicht optimal und muß von Ihnen erst positiv aufgebaut oder "repariert" werden.

  • Sie stehen selbst unter Druck, weil Sie dringend etwas von

  • Ihrem Gesprächspartner benötigen. Durch die bewußt höfliche Formulierung machen Sie ihn bereitwilliger und sich selbst automatisch ruhiger.

  • Sie brauchen ein besonderes Entgegenkommen Ihres Partners, weil Sie eine nicht selbstverständliche Leistung von ihm wünschen, die aufwendig und/oder schwierig ist.

  • Ihre eigene Mentalität und die eines ausländischen Gesprächspartners können sehr unterschiedlich sein und sich hemmend auf die Kommunikation auswirken. Durch diese Kombination von klarer Frageformulierung und Höflichkeit lassen sich solche Barrieren am ehesten überwinden.

Bei Erstkontakten oder in schwierigen Situationen erreicht man optimale Ergebnisse, wenn man seiner indirekten Informationsfrage sofort die Begründung folgen lässt!

Beispiel:

"Könnten Sie uns noch in dieser Woche mit Unterlagen weiterhelfen?

"Wir wollen unseren Kunden gerne schnellstmöglich informieren."

"Wären Sie selbst bereit, uns den Vorschlag zu erarbeiten?

"Ich frage deshalb, weil Sie unsere Anforderungen am besten kennen."

Vorteile

  • Indirekte Informationsfragen wirken sehr aktivierend. Sie erhöhen die Bereitschaft Ihres Gesprächspartners, auf Ihre Frage einzugehen, und er wird angeregt, Ihnen möglichst konkret zu antworten.

  • Die höfliche Form dieser Frageart schafft eine positive Atmosphäre während die konkrete Frage zeigt, dass Sie fach- und zielorientiert sind.

  • Sie vermeiden den Eindruck, dass Sie zu forsch zuviel verlangen.

  • Sie machen es Ihrem Partner leichter, Daten und Fakten zu nennen.

  • Sie vermeiden Aggressivität, "Abblocken" und Desinteresse.

  • Sie verhindern Spannungen bzw. bauen sie ab. Bei angespannten Kontakten können indirekte Informationsfragen versöhnlich und entspannend wirken.

  • Die sorgfältige Formulierung Ihrer Frage macht Ihr Anliegen und Sie selbst überzeugend.

Ein weiterer Vorteil der indirekten Informationsfrage ist es, dass sich in ihr sehr bequem eine zweite Informationsfrage als Wunsch "einbauen" lässt. So können Sie noch schneller Ihr Ziel erreichen, denn mit der Antwort erhalten Sie dann gleich zwei oder noch mehr Informationen. Zur Veranschaulichung hier eine kleine Gegenüberstellung direkter und indirekter Informationsfragen (letztere mit als Wunsch "eingebauter" zweiter Frage) und der zu erwartenden Reaktion:

Direkt: "Wann können Sie uns Ihren Bericht schicken?" Die Frage verlangt eine Information und stellt dem Befragten die Antwort frei. Er wird Ihnen den Termin nennen, der ihm gefällt oder ohne Mühe möglich ist.

Indirekt: "Könnten Sie uns Ihren Bericht heute noch zusenden? Die Frage enthält gleichzeitig Ihren Wunsch, wann es geschehen soll. Ihr Gesprächspartner wird in aller Regel versuchen, diesen Wunsch zu erfüllen. Kann er das nicht, wird er die Verzögerung begründen, und auch das kann für Sie eine wertvolle Information sein.

Direkt: "Wie viel Zeit können Sie uns für das Treffen einräumen? Die Frage verlangt eine klare Information. Der Gefragte kann frei antworten und braucht sich nicht zu erklären.

Indirekt: "Hätten Sie dann ungefähr eine Stunde Zeit für das Gespräch?" Will der Befragte Ihnen weniger Zeit anbieten, muss er Ihren Wunsch ablehnen und fühlt sich außerdem veranlasst, dies zu begründen. Er wird daher versuchen, der von Ihnen gewünschten Dauer möglichst zuzustimmen.

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Über die Autorin:

Isabel Winn ist gelernte Kauffrau, war zunächst im Groß- und Einzelhandel und dann als Office Managerin im Import/Export tätig. Seit 1988 ist sie mit einem spezialisierten Büroservice selbständig. Sc ...

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