Die Quittung fehlt? Dann hilft ein Eigenbeleg

"Buchhalters Hintertürchen": Wenn die Quittung fehlt, können Sie sich mit einem Eigenbeleg für Betriebsausgaben behelfen

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Stand: 19. Dezember 2012 (aktualisiert)

Quittung verloren oder gar keine bekommen: Wie macht man da Betriebsausgaben geltend? Keine Angst, Sie müssen das Geld nicht gleich abschreiben. Denn sogar vom ehernen Buchhalter-Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" gibt es eine Ausnahme. Fehlt ein Zahlungsbeleg, dürfen Betriebsausgaben notfalls auch ohne ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung geltend gemacht werden - per Eigenbeleg. Was dabei zu beachten ist, zeigt unser Praxistipp.

Wo gehobelt wird, fallen Späne: In der Hektik einer Geschäftsreise, beim Büromaterial-Einkauf kurz vor Ladenschluss oder im Büro-Durcheinander geht schon einmal ein Beleg verloren. Wenn das Fehlen Tage oder Wochen später bei der laufenden Buchführung auffällt, ist es für die Bitte um eine Zweitausfertigung beim Aussteller meist zu spät oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln.

Selbst ist der Buchhalter: Eigenbeleg schreiben

Verzichten müssen Sie deshalb auf die steuerliche Anerkennung der betreffenden Ausgabe trotzdem nicht: Damit das Buchhalter-Grundgesetz "Keine Buchung ohne Beleg" nicht verletzt wird, drückt das Finanzamt aber nur dann ein Auge zu, wenn Sie einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Der sieht dann zum Beispiel so aus:

Bild vergrößernEigenbeleg bei verlorener Quittung

Dessen Form ist nicht ausschlaggebend - er kann durchaus handschriftlich erstellt sein. Es müssen ihm aber die gleichen Angaben zu entnehmen sein wie bei einem Fremdbeleg - also:

  • Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters,

  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,

  • Termin der Lieferung oder Leistung sowie

  • der Rechnungsbetrag.

Umsatzsteuer-Verlust: Betriebsausgabe ja - Vorsteuer nein!

Den im Rechnungsbetrag ursprünglich enthaltenen Umsatzsteuer-Betrag dürfen Sie nicht geltend machen. Dafür ist laut § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine ordentliche Rechnung unerlässlich. Immerhin dürfen Sie aber den gesamten Bruttobetrag als Aufwand verbuchen.

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Eigenbeleg

obwohl ich Eigenbelege erstellt habe mit allen Angaben, die erforderlich sind und darstellen kann, dass diese betrieblich sind lehnt mein Steuerberater in München es ab, die Eigenbelege zu verbuchen. Das ist jetzt schon so weit gegangen, dass ich mit dem Finanzamt München telefoniert habe und die mir mitgeteilt haben, dass der Steuerberater die Steuererklärung auch ohne die verbuchten Eigenbelege einreichen kann und ich die Eigenbelege dann nachreichen kann. Sie prüfen die Eigenbelege und wenn sie korrekt ausgefüllt sind und betrieblich bedingt sind, dann akzeptiert das Finanzamt lt. eigenen Aussagen die Eigenbelege.
Den Steuerberater wechseln macht leider wenig Sinn, da ich ja dann 2 Steuerberater bezahlen muss.
wie verhalte ich mich denn da am besten? kann der Steuerberater (der ja schliesslich mich als Kunden gut beraten soll) einfach so vorgehen?

Salomonisches Finanzamt

Guten Tag,
Sie können Ihren Steuerberater nicht zwingen, Ihre Rechtsauffassung zum Belegwesen zur Grundlage von Steuererklärungen zu machen, an denen er mitgewirkt hat.
Die salomonische Lösung des Problems hat Ihr Finanzamt m. E. aber bereits vorgezeichnet: Sie lassen Ihren Steuerberater die Steuererklärung für 2011 nach seinen Vorstellungen erstellen, reichen Ihre Eigenbelege nach und wechseln dann ganz schnell den Steuerberater: Offenbar ist die Kommunikation und das Vertrauen im Verhältnis zu Ihrem jetzigen Berater nachhaltig gestört.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Einige wollen keine Rechnungen schreiben, um "schwarz" ihrem Gewerbe nachzugehen. Meines Erachtens sehr gefährlich! Aber man kann sie eben nicht daran hindern... Was mich im Moment aufregt ist daß viele gewerbliche Anbieter keine Rechnungen mitschicken und man diesen nachlaufen muß. Man wird dann darauf verwiesen "im Internet" gäbe es eine website, nur daß diese etwa bei Ebay oder amazon eben nur die Zahlung dokumentiert. Das verbessert zwar meine Beweissituation, ist aber kaufmännisch ein Unding! Abgesehen vom Zeitaufwand der die Nachlauferei für mich bedeutet. Offenbar verticken da etliche ihre Ware an der Buchführung vorbei. Da allerdings die Geldströme giral dokumentiert sind, ists dennoch gehöriges Glatteis - und für mich als Käufer ärgerlich.

Ralph

Wenn man Ware auf dem Flohmarkt einkauft, die man gewerblich wieder verkaufen möchte, so bleibt tatsächlich nur die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszustellen, um diese Ausgaben auch als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Wir haben mehrmals versucht, einen Trödelhändler um eine Quittung zu bitten (hatten die Quittungsbelege selbst mit).
Aus den Geschäften ist leider nichts geworden - überall die gleiche Antwort: Wenn Sie eine Quittung wollen, verkaufe ich lieber an Andere" Tja, so sieht leider die Realität aus und uns ist so manches Geschäft "durch die Lappen" gegangen. Also bleibt nur der Eigenbeleg. Allerdings tut sich das Finanzamt verdammt schwer damit, diese Eigenbelege anzuerkennen.

Hallo,
wenn Ihr Steuerberater sagt, dass Sie "alles mit Eigenbelegen machen" können, dann gehen Sie ruhig davon aus, dass er Sie korrekt informiert hat: Dafür sind Steuerberater ja da.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Bin ich anderer Meinung

Hallo,

da bin ich nicht so ganz Ihrer Meinung. Es ist immer besser, man behält alle Belege, und spart somit Papier!!

Hochachtungsvoll

Aub Anna

Antwort: Bin ich anderer Meinung

Hallo Aub Anna,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Dass es keine gute Idee ist, Original-Buchungsbelege aus der Hand zu geben, leuchtet unmittelbar ein: Leider ist mir nicht klar, worauf sich Ihr Hinweis bezieht: Helfen Sie mir weiter? Danke.

Viele Grüße
Robert

Folgende Situation: Ich kaufe Waren ( Schallplatten und CD`s ) bei Plattenbörsen ein. Da kaufe ich auch größere Posten die ich dann in Ebay wieder versteigere. Beim Einkauf bekomme ich KEINE Quittung, da die Verkäufer sich weigern etwas zu quittieren.

Mein Steuerberater hat mir gesagt das ich alles mit Eigenbelegen machen kann.

Das habe ich nun auch gemacht im Vertrauen darauf das er mich korrekt beraten hat.

Nun habe ich jede Menge Eigenbelege. Was mache ich nun? Gelten diese oder nicht?

Wie im Beitrag gesagt: Ein Eigenbeleg ist immer nur eine Notlösung. Sie müssen die betriebliche Veranlassung, den Zeitpunkt und Empfänger der Zahlung und den Grund für das Fehlen einer ordentlichen Rechnung / Quittung in jedem einzelnen Fall glaubhaft und plausibel machen können. Je höher der betreffende Betrag, desto schwieriger wird das sein. Ein Originalbeleg ist immer die bessere Lösung. Was spricht dagegen, sich auf dem Flohmarkt eine Quittung unterschreiben zu lassen? Sie können den Quittungsblock ja selbst mitbringen... :-) Ob und in welchem Umfang das Finanzamt regelmäßige Eigenbelege für Flohmarkteinkäufe akzeptiert, können Sie nur direkt mit Ihrem dortigen Sachbearbeiter und / oder Ihrem Steuerberater klären.
Allzeit gute Geschäfte wünscht
Robert Chromow

Bei Einkauf auf dem Flohmarkt bekommt man auch keine Quittung.Wie weit gilt der Eigenbeleg? Ich verkaufe Sachen die auf dem Flohmarkt eingekauft wurden.
Gruß Jutta

Gut zu wissen, dass es diese Möglichkeit gibt. Danke für den Tip.
Gruß
Werner

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