Die Quittung fehlt? Dann hilft ein Eigenbeleg

Quittung verloren oder gar keine bekommen: Wie macht man da Betriebsausgaben geltend? Keine Angst, Sie müssen das Geld nicht gleich abschreiben. Denn sogar vom ehernen Buchhalter-Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" gibt es eine Ausnahme. Fehlt ein Zahlungsbeleg, dürfen Betriebsausgaben notfalls auch ohne ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung geltend gemacht werden - per Eigenbeleg. Was dabei zu beachten ist, zeigt unser Praxistipp.

Wo gehobelt wird, fallen Späne: In der Hektik einer Geschäftsreise, beim Büromaterial-Einkauf kurz vor Ladenschluss oder im Büro-Durcheinander geht schon einmal ein Beleg verloren. Wenn das Fehlen Tage oder Wochen später bei der laufenden Buchführung auffällt, ist es für die Bitte um eine Zweitausfertigung beim Aussteller meist zu spät oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln.

Verzichten müssen Sie deshalb auf die steuerliche Anerkennung der betreffenden Ausgabe trotzdem nicht: Damit das Buchhalter-Grundgesetz "Keine Buchung ohne Beleg" nicht verletzt wird, drückt das Finanzamt aber nur dann ein Auge zu, wenn Sie einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Der sieht dann zum Beispiel so aus:

Eigenbeleg bei verlorener Quittung

Dessen Form ist nicht ausschlaggebend - er kann durchaus handschriftlich erstellt sein. Es müssen ihm aber die gleichen Angaben zu entnehmen sein wie bei einem Fremdbeleg - also:

• Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters,

• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,

• Termin der Lieferung oder Leistung sowie

• der Rechnungsbetrag.