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AutoTextList: DropDown-Feld für Ihre AutoTexte
Wenn Sie sich im Laufe der Zeit ein beachtliches Repertoire an Textbausteinen angelegt haben, bedarf es schon eines Superhirns, um sich alle AutoText-Namen zu merken. Die AutoTexte jedesmal aus dem AutoText-Dialog zu holen, ist andererseits auch recht umständlich. Genau hier setzt die Funktion AutoTextList an. Sie erstellen für Auto-Texte, die zu einem bestimmten Thema gehören, eine eigene Liste. Wichtig zu wissen: Das ganze funktioniert nur im Zusammenhang mit einer Dokumentvorlage.
Anstatt den Cursor an die Einfügefunktion zu setzen und den AutoText auf herkömmliche Art ins Dokument zu holen, klicken Sie nun nacheinander auf das DropDown-Feld für den AutoText und den gewünschten Textbaustein.
AutoText per Dropdown-Liste einfügen
Um das DropDown-Feld mit Ihren AutoTexten einzurichten, brauchen Sie zunächst die AutoTexte.
Öffnen Sie eine vorhandene Dokumentvorlage oder richten Sie eine neue Dokumentvorlage ein.
Dort legen Sie die gewünschten AutoTexte an. Um zum Beispiel eine Zahlungsbedingung wie "Zahlbar innerhalb von 21 Tagen mit 1 % Skonto" anzulegen, schreiben Sie den gewünschten Text in das Dokument und markieren ihn.
Wählen Sie anschließend "Einfügen/AutoText/AutoText". Geben Sie in das folgende Fenster in das Eingabefeld unter "Bei Eingabe dieses Textes Tipp anzeigen" einen Namen für den AutoText, zum Beispiel "1 % Skonto" ein. Markieren Sie unter "Suchen in" die aktuelle Dokumentvorlage und klicken Sie nacheinander auf die Schaltflächen "Hinzufügen" und "OK". Damit ist der AutoText angelegt.
Der Text im Dokument wird nicht mehr benötigt, das heißt, Sie können ihn löschen. Richten Sie auf entsprechende Weise die weiteren AutoTexte ein.
Legen Sie als nächstes eine Formatvorlage für die Zahlungsbedingungen an. Nennen Sie die Formatvorlage zum Beispiel "Zahlungsbedingung". In diesem Zusammenhang ist es lediglich wichtig, dass eine Formatvorlage existiert. Die Formatierungen selbst sind zweitrangig! Es muss zu diesem Zeitpunkt keinerlei Verbindung zwischen den AutoTexten und der Formatvorlage existieren.
Word blendet einen Aufgabenbereich ein. Dort klicken Sie auf "Neue Formatvorlage" und definieren im gleichnamigen Dialogfeld die Formatvorlage. Dazu müssen Sie nicht mehr tun, als unter "Name" eine aussagekräftige Bezeichnung einzugeben. Um später zum Beispiel Zahlungsbedingungen aufzuspüren, geben Sie z. B. den Namen "Zahlungsbedingung" ein.
Formatvorlage einrichten
Unterschiedliche Vorgehensweise innerhalb der Word-Versionen:
Um die Formatvorlage einzurichten, wählen Sie als Anwender der Version Word XP oder neuer "Format/Formatvorlagen und Formatierung".
Anwender der Version Word 2000 wählen "Format/Formatvorlage" und klicken im gleichnamigen Fenster auf die Schaltfläche "Neu". Definieren Sie im folgenden Dialogfeld die Formatvorlage. Dazu müssen Sie nicht mehr tun, als unter "Name" eine aussagekräftige Bezeichnung einzugeben. Um später zum Beispiel Zahlungsbedingungen aufzuspüren, geben Sie z. B. den Namen "Zahlungsbedingung" ein.
Jetzt können Sie daran gehen, die DropDown-Liste einzurichten:
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Um die DropDown-Liste einzurichten, setzen Sie den Cursor an die Position, an der der AutoText später im fertigen Dokument erscheinen soll. Wählen Sie "Einfügen/Feld". Klicken Sie im gleichnamigen Dialogfeld unter "Kategorien" auf "Verknüpfungen und Verweise" und unter Feldnamen auf "AutoTextList".
AutoTextList als Feldname -
Durch einen weiteren Klick auf die Schaltfläche "Feldfunktionen" verändert sich das Fenster. Sie erhalten das Eingabefeld "Feldfunktionen". Dort setzen Sie den Cursor hinter den bereits vorhandenen Eintrag "AutoTextList" und geben als Code das Zeichen "\" und den Namen der zuvor definierten Formatvorlage ohne Anführungszeichen ein. Für das aktuelle Beispiel also: "\Zahlungsbedingung". Verlassen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche "OK".
So verknüpfen Sie das Feld "AutoTextList" mit Ihrer Formatvorlage
