DruckversionElektronisches Handelsregister: Was ändert sich?
Neues Verfahren zur Eintragung in das elektronische Handelsregister
Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister sind künftig elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Die Beglaubigung kann als einfaches elektronisches Zeugnis erfolgen. Dazu muss ein Notar die Anmeldung mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Wichtig! Für Anmeldungen zum Handelsregister müssen Sie einen Notar einschalten. Dieser führt die Anmeldung beim Handelsregister aus.
Ausgangsdokument ist regelmäßig die Papierurkunde (z.B. Handelsregisteranmeldung mit Unterschriftsbeglaubigung). Diese wird im Notariat eingescannt und in einer virtuellen Unterschriftenmappe abgelegt.
Der Notar prüft die Übereinstimmung der Daten mit der Papiervorlage.
Den Daten wird ein Beglaubigungsvermerk beigefügt,
der Notar signiert die geprüften Daten mit seiner Signaturkarte.
Die so fertig gestellte elektronisch beglaubigte Abschrift wird zur weiteren Verwendung (Vorlage beim Registergericht) gespeichert. Die handschriftliche Zeichnung von Unterschriften zur Aufbewahrung beim Handelsregister entfällt.
Beispiel:
Unternehmer U möchte eine GmbH gründen. Um die erforderliche Handelsregisteranmeldung zu veranlassen, begibt er sich zum Notar N. Liegen die Anmeldung und die mit der Anmeldung einzureichenden Unterlagen nur in Papierform vor, überträgt N die Dokumente zunächst in ein elektronisches Format. Anschließend nimmt er die erforderlichen elektronischen Beglaubigungen vor und übermittelt die Dokumente elektronisch an das zuständige Registergericht R, wo sie direkt nach Eingang bearbeitet werden können. Nach Prüfung der Anmeldung trägt R die GmbH in das elektronische Handelsregister ein. Mit der Eintragung erfolgt zugleich die elektronische Bekanntmachung und die Daten sind für jedermann über das Internet einsehbar.
Eintragungen werden schneller vorgenommen
Schon jetzt hat das Registergericht Gesellschaften binnen eines Monats nach Eingang der Unterlagen einzutragen oder bei Eintragungshindernissen in Form einer Zwischenverfügung zu reagieren. Zukünftig besteht die Pflicht, über Eintragungsanträge unverzüglich zu entscheiden.
Infolge der Neuregelung wird sich vor allem bei der Vor-GmbH der kritische Zeitraum, in dem die Gründer persönlich haften, deutlich verkürzen. Ebenso werden z. B. Wechsel in der Geschäftsführung nach außen schneller wirksam.
Bekanntmachung der Eintragung
Nur der im Handelsregister veröffentlichte Text wird bekannt gemacht; zusätzliche Bekanntmachungen entfallen.
Das bedeutet: Firmen müssen ihre Pflichtveröffentlichungen nicht mehr in der Tageszeitung publizieren. Eine Pflicht zur Bekanntmachung in Tageszeitungen oder anderen Medien besteht nur, wenn die Satzung dies zusätzlich vorsieht.
Die Bundesländer können bis Ende 2008 vorschreiben, dass zusätzlich zu der elektronischen Bekanntmachung von Eintragungen in die Register eine weitere Bekanntmachung in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt erfolgen muss. Die Rechtswirkungen der Bekanntmachung werden aber stets durch elektronische Bekanntmachung ausgelöst.
Damit entfällt künftig ein ganz erheblicher Kostenfaktor. Die Dokumente und Eintragungen des Handelsregisters können durch die Unternehmen in allen Amtssprachen der EU verfügbar gemacht werden. Rechtlich maßgeblich ist aber der deutsche Text.
Geschäftsbriefe müssen geändert werden
Die Amtsgerichte sind zwar weiterhin zur Führung des Handelsregisters zuständig. Allerdings hat die Automatisierung und Digitalisierung des Handelsregisters eine Zusammenlegung von Amtsgerichten, bei denen Handelsregister geführt werden, zur Folge. Zuständig für die Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister sind künftig die Amtsgerichte, in deren Bezirk ein Landgericht seinen Sitz hat.
Für die Unternehmen ändert sich damit nicht nur die Zuständigkeit des Registergerichts, sonder auch die Registernummer. Deshalb müssen alle Geschäftsbriefbögen entsprechend angepasst werden. Eine Übergangsfrist, bis wann die alten Briefbögen aufgebraucht werden müssen, wurde bisher nicht festgelegt.
Ihr zuständiges Registergericht wird Sie rechtzeitig informieren und darauf hinweisen, dass Sie die vorgeschriebenen Angaben auf Ihren Geschäftspapieren ändern müssen!
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