DruckversionEnglische Geschäftsbriefe verfassen: Allgemeine Tipps, Textbausteine und Musterbriefe
Tipps zum Verfassen eines englischen Geschäftsbriefs
"Briefgerüst"
Wenn Sie einen Brief schreiben müssen, kann es hilfreich sein, sich ein Gerüst aus bekannten Formulierungen zu bauen. Die Details müssen dann nur noch eingefügt werden.
1. Die Anrede: |
Dear Sir To the Proprietor of Laverna Hotel Dear Sir/Madam |
2. Einen Wunsch äußern: |
I require I would like I want (rather direct/rude) |
3. Ein Zimmer 'reservieren': |
to book to reserve to hire to take |
4. Welche Präposition passt? |
In the week During the week For the week On date |
5. "Ich benötige": |
I require I will need (direct)/ be needing (more polite) It would be nice to have I would prefer to have |
6. Um eine Bestätigung bitten: |
I would be grateful if you could confirm this in writing Can you confirm whether you have availability for...? |
7. Um eine rasche Antwort bitten: |
As soon as possible (ASAP) Very quickly At your earliest convenience |
8. Information benötigen: |
Please include a detailed specification of the technical facilities Please provide me with a complete price list and menu Please give me information about the leisure activities that you offer |
9. 'Falls alle Zimmer besetzt sind': |
If you have no vacancies, please let me know of any hotels If you don't have any rooms available, could you please send me If there is no space left, please let me know as soon as possible. |
10. Die Grußformel: |
Siehe Kapitel "Anrede" |
Allgemeine Praxistipps für Geschäftskorrespondenz
Adressieren Sie Ihren Brief möglichst genau (finden Sie den Namen Ihrer Kontaktperson heraus).
Formulieren Sie den Brief in kurzen, prägnanten Sätzen. Je komplizierter die Satzstruktur ist, umso größer wird die Gefahr, Fehler (Satzaufbau/Grammatik) zu machen.
Wählen Sie einen höflichen Umgangston/höfliche Formulierungen. Durch Unfreundlichkeit erschwert man es sich eher, seine Ziele zu erreichen. Das gilt für fremde Länder (Großbritannien, Indien usw.) noch mehr als für uns deutschsprachige.
Sagen Sie unmissverständlich (aber höflich), was Sie wollen (z.B. einen angemessenen Zeitrahmen für die Bearbeitung setzen; ausdrücken, was Sie vom anderen erwarten, welche Arbeiten zu erledigen sind usw.)
Halten Sie sich auch bei fremdsprachiger Korrespondenz eng an Ihr Corporate Identity (allgemein verwendetes Layout, Logo, Firmierung, Farben usw.). Prüfen Sie, ob vorgegebene Muster/Vorlagen vorhanden sind. Damit sparen Sie Zeit und gewinnen an Professionalität.
Zur Unterschriftenregelung existieren in Deutschland eine Reihe gesetzlicher Vorschriften sowie die internen Regelungen, die die Geschäftsleitung mit den Mitarbeitern vereinbart. Entgegen häufiger Annahme ist es nicht selbstverständlich, dass jeder Mitarbeiter Briefe unterzeichnen darf. Informieren Sie sich, ob in Ihrem Unternehmen eine Unterschriftenregelung existiert, oder lassen Sie sich Ihren persönlichen Handlungsspielraum schriftlich bestätigen.
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