Business English: Englische Geschäftskorrespondenz

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Stand: 29. August 2007

Allgemeines: Wesenliche Elemente und Aufbau eines Briefes

Unterschrift - Signature

Unterschreiben Sie mit Vor- und Zunamen, damit Ihr Korrespondenzpartner erkennt, wie er Sie in seiner Antwort ansprechen kann (als Frau oder Herr).

Hilfreich ist ggf. der Zusatz "(Ms)" in Klammern hinter dem Namen, wenn Ihr Vorname nicht unbedingt Aufschluss über Ihr Geschlecht gibt. Üblicherweise wird der Namenszusatz in Klammern von Frauen (Ms) oder (Mrs) vorgenommen. Wünschenswert wäre, wenn Männer, deren Vorname nicht eindeutig ist, ebenfalls den Zusatz (Mr) verwenden würden (Beispiel: Den Vornamen "Kim" würde man hierzulande eher einer Frau zuordnen, in Asien ist er ein männlicher Vorname.)

i. A., i. V., ppa. (pp.) im internationalen Schriftverkehr ?

Zur Unterschriftenregelung existieren in Deutschland eine Reihe gesetzlicher Vorschriften. Die Kürzel "i. A.", "i. V." "ppa." ("pp.") werden im internationalen Geschäftsverkehr allerdings nicht verwendet, da deren rechtlicher Hintergrund (auch bei wörtlicher Übersetzung) im Ausland nicht erkannt wird. In der Praxis wird ohne Zusatz unterschrieben.

Zu empfehlen ist die Angabe der Position des Unterschreibenden und/oder der Abteilung:

Yours sincerely

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Silvia Taylor (Ms)

Sales Manager

Yours sincerely

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Silvia Taylor (Ms)

Secretary to Mr Robert Kehl

Möglichkeit: Möchten wir deutlich machen, dass wir im Namen von jemandem unterschreiben, der eigentlich hätte unterschreiben sollen, gerade aber nicht verfügbar ist, kann mit "pp. Name der anderen Person" unterschrieben werden.

Diese Variante entspricht nicht unserem pp. oder ppa. (Prokura) und auch nicht unserem i. A. oder i. V., sondern eher der früher häufig genutzten Form "nach Diktat verreist" (on behalf of - im Auftrag von = p.p. - per procurationem).

Yours sincerely

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Silvia Taylor (Secretary)

p.p. Mr Swanson, Sales Manager

(Kommentar: Silvia Taylor schreibt diesen Brief für Michael Swanson)

oder:

Yours sincerely

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p.p. Mr Swanson

- i.e. Silvia Taylor, signing on behalf of Mr. Swanson

Wegen der Ähnlichkeit/Verwechslungsgefahr zu der Bedeutung des Zusatzes 'pp.' oder 'ppa.' (per Prokura) nach HGB raten wir jedoch von dem Gebrauch dieses Kürzels ab.

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Über die Autorin:

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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