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Entgeltüberwachung per Excel: So kontrollieren Sie Mindestlohn-, Minijob- und Midijob-Lohngrenzen

Mindestens 8,50 € pro Stunde, aber nicht mehr als 450 € im Monat, und dann auch noch Krankheitstage? Unser Excel-Tool schafft Überblick.

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Stand: 24. Juni 2015

Wir haben eine auf Excel basierende Entgeltüberwachung für Sie, mit der Sie Einkommensgrenzen und Mindestlohn kontrollieren und alle wichtigen Daten im Blick behalten.

Mindestlohn, Minijobber, Gleitzonenbeschäftigte: Wer Personal beschäftigt, muss monatlich verschiedene Abrechnungs- und Entgeltgrenzen berücksichtigen. Im Zusammenhang mit dem Mindestlohn müssen Arbeitgeber außerdem gesetzlichen Aufzeichnungspflichten nachkommen. Da geht in der Hektik des Alltags schnell der Überblick verloren. Über- oder unterschrittene Grenzen können jedoch teuer werden. Wenn die die Mindestlohnanforderungen nicht erfüllt werden, wenn Mitarbeiter nur geringfügig zu viel eingesetzt werden und diese Arbeitszeit nicht explizit vergütet wird, drohen dem Arbeitgeber sogar Strafen.

Dagegen hilft unsere Excel-basierte Entgeltüberwachung, denn mit diesem Werkzeug behalten Sie leicht den Überblick. Es warnt Sie auch explizit vor Über- oder Unterschreitungen.

Excel-Entgeltüberwachung: Download

Als zahlendes Mitglied können Sie unsere Entgeltüberwachung für Excel hier herunterladen:

Excel-Entgeltrechner – Engeltueberwachung.xlsm

Für die Nutzung müssen Sie die Ausführung von Makros gestatten und benötigen Excel 2007 oder später. (Frühere Versionen können mit dem Microsoft Office Compatibility Pack für das Dateiformat .xlsm nachgerüstet werden. Leider scheint diese Excel-Datei mit dem MacOS-Versionen von Microsoft Office nicht oder nur eingeschränkt zu funktionieren.)

Einkommensgrenzen im Überblick

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von sogenannten geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen werden Minijobs (Beschäftigungsverhältnisse bis 450 €) und Midijobs („Gleitzonenbeschäftigungsverhältnisse” von 450,01 bis 850,00 €) unterschieden.

Minijobber und Gleitzonenbeschäftigte müssen im Rahmen des Mindestlohns vergütet werden. Deshalb müssen Sie folgende Grenzen im Auge haben:

  • Den Beschäftigten dürfen Sie nicht weniger als 8,50 € pro Stunde zahlen.

  • Minijobber dürfen maximal 450,00 € im Monat verdienen.

  • Für Gleitzonenbeschäftigte sollte der monatliche Verdienst mindestens 450,01 € und höchstens 850,00 € betragen.

Dokumentations- und Archivierungsfristen einhalten!

Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten muss innerhalb einer Woche nach Durchführung der Tätigkeit erfolgen. Für die Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Das Tool zur Entgeltüberwachung

Unsere auf Excel basierende Einkommensüberwachung bietet folgende Funktionen:

  • Kontrolle und Dokumentation der monatlich geleisteten Arbeitszeit in Stunden sowie des monatlichen Entgelts

  • Warnfunktion bei Überschreiten von Einkommensgrenzen sowie Unterschreiten der Mindestlohngrenze

  • Überwachung von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigungsverhältnissen, für die die 450- bzw. 850-Euro-Grenzen nicht gelten.

Das Tool ist verfügt über eine Eingangsseite zur Erfassung von Basisinformationen. Darüber hinaus gibt es eine Tabelle zur Datenerfassung sowie für jeden Monat ein Abrechnungsblatt.

Abb. 1: Auf der Seite Basisangaben werden grundlegende Informationen zum Beschäftigungsverhältnis hinterlegt.Bild vergrößernAbb. 1: Auf der Seite Basisangaben werden grundlegende Informationen zum Beschäftigungsverhältnis hinterlegt.

Verlangt werden in der Tabelle Basisangaben folgende Ein- bzw. Angaben:

  • Abrechnungsjahr

  • Name des Mitarbeiters

  • Bundesland, in dem das Unternehmen angesiedelt ist

  • Stundenlohn oder alternativ Festentgelt

  • monatliche Arbeitszeit in Stunden

  • anzurechnende Fehlzeiten im Krankheitsfalle, bei Urlaub und weiteren Gründen für Fehlzeiten

  • Art des Beschäftigungsverhältnisses (Minijob, Gleitzone, Teilzeit, Vollzeit)

Anspruch auf Lohnfortzahlung auch im Minijob

Auch Minijobber haben den gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall gemäß §§ 3 und 4 EntgFG, der Arbeitgeber muss den regelmäßigen Verdienst bis zu sechs Wochen weiterbezahlen für die Tage, an denen Arbeitnehmer als Gesunder arbeiten müsste.

Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt in der Tabelle Datenerfassung. Dort werden folgende Angaben verlangt:

  • Abrechnungsmonat (über Auswahlfeld)

  • Tag (über Auswahlfeld)

  • Arbeitsbeginn im Stundenformat (z. B. 8:00)

  • Arbeitsende im Stundenformat (z. B. 16:00)

  • Pause im Stundenformat (z. B. 1:00)

  • Zusatzinformation (z. B. gearbeitet oder Urlaub)

Die Daten werden durch einen Klick auf die Schaltfläche Hier klicken und Daten erfassen auf die jeweiligen Monatstabellen übertragen.

Offene Stunden

In der Tabelle Datenerfassung werden die offenen Stunden und der aktuelle Verdienst gezeigt. Mit „offene Stunden“ ist die Arbeitszeit gemeint, die der Mitarbeiter noch beschäftigt werden darf, ohne dass Einkommensgrenzen überschritten werden bzw. der Mindestlohn gefährdet ist.

Abb. 2: Hier werden die aktuellen Daten erfasst.Bild vergrößernAbb. 2: Hier werden die aktuellen Daten erfasst.

Monatliche Abrechnungskonten

Auf den monatlichen Abrechnungskonten sind keine Eingaben notwendig. Sie dienen der Dokumentation und liefern gleichzeitig einen Überblick über die bereits geleisteten Stunden sowie den aktuellen Verdienst.

Eingaben und Hinweise anhand von Beispielen

Der Sachbearbeiter der Peters OHG erfasst in der Tabelle Basisangaben für die Arbeitnehmerin Ute Faul, die als Minijobberin im Unternehmen tätig ist, folgende Daten – und wird gleich auf ein Problem aufgrund der Mindestlohnvorschriften hingewiesen:

Abb. 3 Bei einem monatlichen Festentgelt von 450 € und einer Beschäftigung von 60 Stunden wird der Mindestlohn nicht erreicht.Bild vergrößernAbb. 3: Bei einem monatlichen Festentgelt von 450 € und einer Beschäftigung von 60 Stunden wird der Mindestlohn nicht erreicht.

Auch die Abrechnungsdaten für den Minijobber Max Pech sind nicht fehlerfrei, der Sachbearbeiter erhält einen Hinweis:

Abb. 4 Hier wird die 450 € Grenze des Minijob-Verhältnisses überschritten.Bild vergrößernAbb. 4: Hier wird die 450-Euro-Grenze des Minijob-Verhältnisses überschritten.

Die folgende Abbildung zeigt, dass auch Vollzeitbeschäftigungsverhältnisse kontrolliert werden.

Abb. 5 Auch für Vollzeitbeschäftigte mit festem Entgelt gelten die MindestlohnanforderungenBild vergrößernAbb. 5: Auch für Vollzeitbeschäftigte mit festem Entgelt gelten die Mindestlohnanforderungen.

Die nachfolgenden Abrechnungsbeispiele sollen Sie mit dem Einsatz der Musterlösung vertraut machen.

Abrechnungsbeispiel einer Minijobberin

Svenja Trüb arbeitet zweimal wöchentlich (jeweils mittwochs und freitags) je fünf Stunden im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses, also als Minijobberin, in einem Supermarkt an der Kasse. Frau Trüb erhält einen Stundenlohn von 10 €. Um die 450-Euro-Grenze nicht zu überschreiten, darf Frau Trüb maximal 45 Stunden im Monat beschäftigt werden. Daraus ergibt sich, dass die Minijobberin maximal neun Tage eingesetzt werden kann (45 Monatsstunden à fünf Stunden). Probleme kann es somit geben, wenn je fünf Mittwoche sowie fünf Freitage in einen Monat fallen oder wenn bei neun Beschäftigungstagen die Arbeitszeit von fünf Stunden ein- oder mehrmals überschritten wird.

Zur Verwaltung der Arbeitszeit sind Eingaben in der Tabelle Basisangaben und in der Tabelle Datenerfassung notwendig.

Abb. 6: Die BasiseingabenBild vergrößernAbb. 6: Die Basiseingaben

Am 03.06.2015 hat Frau Trüb fünf Stunden ohne Pause gearbeitet. Die entsprechenden Eingaben zeigt die folgende Abbildung.

Abb. 7: Die Eingaben: Solange noch keine Arbeitszeiten gebucht sind, stehen die offenen Stunden bei 45:00, der aktuelle Verdienst bei null Euro.Bild vergrößernAbb. 7: Die Eingaben. Solange noch keine Arbeitszeiten gebucht sind, stehen die offenen Stunden bei 45:00, der aktuelle Verdienst bei null Euro.

Nachdem die Daten gebucht wurden, liegen die offenen Stunden bei 40. Von 45 zur Verfügung stehenden Stunden wurden fünf geleistet. Der aktuelle Verdienst wird mit 50,00 € ausgewiesen, da der Stundenlohn der Mitarbeiterin bei exakt 10,00 € liegt.

Abb. 8: Tabelle Datenerfassung nach erfolgreicher EingabeBild vergrößernAbb. 8: Tabelle Datenerfassung nach erfolgreicher Eingabe

Nachdem noch weitere Zeiten erfasst wurden, weist das Monatsblatt Juni folgende Daten aus:

Abb. 9: Zwischenstand in der Monatsübersicht: Sollte die Maximalstundenzahl überschritten werden, werden die „Überstunden“ in roter Schrift ausgewiesenBild vergrößernAbb. 9: Zwischenstand in der Monatsübersicht. Sollte die Maximalstundenzahl überschritten werden, werden die „Überstunden“ in roter Schrift ausgewiesen.

Abrechnungsbeispiel eines Vollzeitbeschäftigten

Fritz Baum ist als Staplerfahrer in Vollzeit in einem Industrieunternehmen beschäftigt. Seine monatliche Arbeitszeit liegt bei 175 Stunden, die tägliche Beschäftigungsdauer bei acht Stunden. Diese Zeit wird entsprechend bei den anzurechnenden Fehlzeiten vermerkt; denn sollte der Mitarbeiter krank werden oder Urlaub machen, steht ihm eine Entgeltfortzahlung zu. Der Arbeitnehmer erhält ein monatliches Fixum von 1.500,00 €.

Abb. 10: Basisangaben Mitarbeiter BaumBild vergrößernAbb. 10: Basisangaben Mitarbeiter Baum

Besonderheiten bei der Aufzeichnung ergeben sich im Monat Juni. Dort muss am 04.06.2015 ein Feiertag gebucht werden. Am 05.06.2015 hat Herr Baum Urlaub. In der Zeit vom 08.06 bis einschließlich 19.06. ist er krankgeschrieben.

In diesem Fall müssen Sie Folgendes beachten: Um Feiertage zu buchen, geben Sie in der Tabelle Datenerfassung Monat und Tag an. Im Auswahlfeld Zusatzinformationen entscheiden Sie sich für Feiertag und buchen dann wie gewohnt. Die Arbeitszeit wird dem Zeitkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben. Krankentage werden entsprechend gebucht. Hier wählen Sie unter Zusatzinformationen die Option Krankheit aus.

Abb. 11: Obwohl Mitarbeiter Baum nicht gearbeitet hat, werden ihm Feiertage, Urlaub und Krankheit gutgeschrieben.Bild vergrößernAbb. 11: Obwohl Mitarbeiter Baum nicht gearbeitet hat, werden ihm Feiertage, Urlaub und Krankheit gutgeschrieben.

Neben Krankheit, Urlaub und Feiertagen wird auch im Falle von Kuren und Fortbildungen automatisch die täglich festgesetzte Arbeitszeit gutgeschrieben.

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