Der Herr verlangt, der Knecht gehorcht: Als externer Dienstleister müssen Sie gelegentlich Projektbesprechungen bei Kunden und Auftraggebern beiwohnen. Nun ist eine gemeinsame Projektbesprechung an sich nichts Falsches. Aber Sie müssen auf die Rahmenbedingungen aufpassen. Sonst kostet Sie das viel Zeit - und jede Menge Nerven.

Wie viele machen mit?

In Projektplanungstools gilt die Sandhaufen-Theorie: ein Arbeiter schaufelt einen Kubikmeter Sand pro Stunde, also schaffen zehn Arbeiter auch zehn Kubikmeter Sand in der gleichen Zeit.

Bei Besprechungen ist es genau umgekehrt. Was zwei Kollegen in einer Stunde erledigen, können zehn Meeting-Teilnehmer in drei Stunden locker zerreden, und zwar ohne ein greifbares Ergebnis zu erzielen.

Daraus folgt schon die erste Erkenntnis für erfolgreiche Besprechungen: weniger (Teilnehmer) ist mehr (Erfolg).

Wer stört?

Ein oft gehörter Einwand: Je weniger Teilnehmer es gibt, auf desto weniger Schultern lässt sich die Arbeit verteilen. Das stimmt natürlich nicht. Die Arbeit wird immer auf etwa gleich viele Personen verteilt. Meistens nämlich auf dieselben, die sonst auch die Arbeit machen.

Denken Sie an das letzte Meeting, die letzte Mitarbeiterversammlung oder ein beliebiges anderes Arbeitstreffen (Schulpflegschaftssitzung, Hauptversammlung des Kegelvereins etc.). Mehr Teilnehmer erhöhen lediglich die Anzahl der Neunmalklugen, Erbsenzähler und Querulanten. Diese machen Arbeit, übernehmen sie aber nicht.

Wer hilft?

Die eigentliche, sachbezogene Arbeit bleibt stets bei denselben Leuten hängen. Nämlich bei denjenigen, die sich auch schon im Vorfeld engagiert haben.

Bei beruflichen Meetings ist die Gemengelage zumeist kniffliger, weil betriebsinterne Macht-Hierarchien hineinspielen. Wenn Ihr Auftraggeber Vorleistungen zur Erfüllung des Auftrags liefern muss, wird er wahrscheinlich eine bestimmte Abteilung hinzuziehen. Wenn Sie Glück haben, bindet er die richtige mit ein. Unter Umständen jedoch hat Auftraggeber die falsche Abteilung zu Tisch gebeten. (Was öfter passiert, als Sie denken.) Muss dann also schnell Ersatz gefunden werden, läuft gerne ein Sozial-Mikado ab: wer sich zuerst bewegt, hat verloren. Das Sozial-Mikado trifft stets das schwächste Glied innerhalb der betriebsinternen Hierarchie. Das ist aber die denkbar ungünstigste Lösung für Sie als Auftragnehmer. Denn das schwächste Glied ist

• entweder jemand, der nicht Nein sagen kann und deshalb oft hoffnungslos mit anderen Projekten überlastet ist (bei denen er auch nicht Nein sagen konnte).

• oder jemand, der keine wichtige Funktion innehat und den deswegen keiner besonders ernst nimmt. (Mangels besonderer Qualifikation stört er die firmeninternen Arbeitsabläufe daher am wenigsten, wenn er Ihnen zuarbeitet.)

Auf einem solchen Arbeitstreffen lehnen sich nun alle erleichtert zurück, weil der Kelch der Zusatzbelastung an ihnen vorübergegangen ist. Nur Sie nicht.

Sie als Außenstehender ohne Macht, ein glückloser Ansprechpartner ohne Anbindung zu wichtigen Schaltstellen in der Firma - bei einer solchen Arbeitsteilung muss das Projekt fast zwangsläufig schief gehen.

Wer macht's?

Besser ist es, Sie drehen den Spieß um:

1. Treffen Sie sich ausschließlich mit Ihrem Projektleiter.

2. Legen Sie verbindlich fest, welche Daten oder Voraussetzungen noch geliefert werden müssen und

3. vereinbaren Sie, dass der Projektleiter - und zwar nur dieser - Ihnen die Daten zuschickt.

Warum der Projektleiter? Ganz klar: Nur er besitzt die notwendige Autorität und den erforderlichen Sachverstand. Und nur er hat ein ernsthaftes Interesse an zügiger Weiterarbeit. Daher wird er sich qualifizierte Kollegen suchen, die ihm die richtigen (!) Daten zügig beschaffen.

Allen anderen Beteiligten ist Ihr Projekt übrigens schnurzpiepegal, weil es nur Mehrarbeit bedeutet.