Wie machen Sie es?

So eine Besprechung ist immer eine gute Gelegenheit, mit selten gesehenen Kollegen in gemütlicher Runde bei Tee und Gebäck gemütlich zu plaudern. Und weil es gerade so nett ist, wollen wir doch die Stimmung nicht durch verbindliche Termine verderben, oder?

Natürlich wollen Sie das! Sie müssen das sogar. Schaffen Sie - soweit es Ihnen möglich ist - eine Arbeits- und keine Schwatz-Atmosphäre. Selbst wenn Sie sich beim Kunden treffen und der dortige Projektleiter die Besprechung organisiert, können Sie im Vorfeld schon Wünsche äußern:

• Uhrzeit: eher um 8 Uhr als um 10 Uhr oder 15 Uhr, sonst haben Sie das zweite Frühstück oder einen Kaffeeklatsch organisiert.

• Dauer: Geben Sie auf jeden Fall eine Zeitbegrenzung vor, eine Stunde reicht fast immer. Merke: Je länger eine Besprechung dauert, desto mehr wird geschwafelt.

• Ort: Treffen Sie sich in Besprechungsräumen und - wegen des Ablenkungspotentials - nicht im Büro oder gar in der Kantine.

Was nicht?

Vermeiden Sie Besprechungen mit Technikunterstützung. Die wichtigsten Konzepte lassen sich live am Flipchart entwickeln oder auf einem Stück Papier.

Ist jemand der Meinung, dass umfangreiche Informationen nötig sind, reicht ein gedrucktes Handout. Im Allgemeinen liest die aber ohnehin niemand, weshalb auf die Produktion solcher Handouts nicht zu viele Ressourcen verwandt werden sollten.

Gleiches gilt für wichtige Daten oder "Vorab-Informationen", die gerne zusammen mit der Einladung zur Besprechung verschickt werden. Diese Daten wird sowieso niemand vorher lesen; Sie werden diese also in der Besprechung vortragen müssen. Senden Sie sie doch vorab, bestrafen Sie die vorbildlichen Vorher-Leser mit Zeitverschwendung. (Das sollten Sie sich also gut überlegen, sonst vergrätzen Sie womöglich die letzten engagierten Mitarbeiter.)

Wer führt?

Für externe Dienstleister gebietet es die Höflichkeit, dass der Projektleiter des Auftraggebers auch die Besprechung leitet. Da das aber ohnehin keine beliebte Aufgabe ist, dürfen Sie wahrscheinlich nur allzu gerne nach seiner Begrüßung den Teil mit den Sachfragen moderieren.

Vermitteln Sie dem Projektleiter trotzdem das Gefühl, das Heft in der Hand zu halten. Ist ein Punkt zu Ihrer Zufriedenheit abgehandelt, fragen Sie ruhig mit ausdrücklichem Blickkontakt zu ihm, ob alle mit dem (Teil-)Ergebnis einverstanden sind.

Kurz vor Ende der Besprechung geben Sie dem Projektleiter den offiziellen Teil der Gesprächsführung zurück, etwa mit "Ich habe alle Fragen meinerseits geklärt, wie sieht es bei Ihnen aus?" Das signalisiert ihm, dass er derjenige ist, der die Besprechung beendet.

Worum geht's?

Egal, wer die Besprechung leitet, sie braucht eine Strukturierung: vorher eine Tagesordnung, mittendrin einen Moderator und hinterher ein Protokoll. Sie tun allen einen Gefallen, wenn Sie diese Aufgaben selber übernehmen. Den größten tun Sie sich selbst - Sie können die Besprechung nämlich weitgehend nach Ihren Wünschen gestalten.

Außerdem haben Sie als Auftragnehmer (hoffentlich) den Überblick, so dass alles korrekt formuliert ist.

Smalltalk?

Natürlich ist auch in einer Besprechung Raum für ein freundliches Wort oder eine lustige Bemerkung. Grundsätzlich sollten Sie aber zwischen themenorientierten Beiträgen und Smalltalk trennen.

Vor und nach dem Treffen können (und sollten) Sie als Externer ruhig etwas Extrazeit einplanen, denn vor allem der kleine Schwatz mit dem Projektleiter darf nicht unterschätzt werden. Er ist schließlich auch nur ein Mensch und freut sich über nette Fragen zum Urlaubsziel oder zum vergangenen Spieltag der Bundesliga.

Nach meiner Beobachtung hetzen aber inzwischen immer mehr Mitarbeiter sofort zum nächsten Termin und sind froh, wenn eine Besprechung beendet ist. Die Extrazeit für Smalltalk sollte also keine epischen Ausmaße annehmen.

Fazit

Besprechungen müssen knackig sein. Kurz, themenorientiert und mit wenigen Teilnehmern. Wer teilnimmt, hat entweder schon eine Aufgabe oder er erhält eine. Eine Tagesordnung gibt die Themen vor und eine Besprechungsleiter sorgt für die zügige Durchführung.

Am Ende stehen verbindliche Entscheidungen und Termine, die am besten auch in einem kurzen Ergebnisprotokoll festgehalten und per E-Mail an alle Beteiligten weitergeleitet werden.