Ergebnisplanung: Gewinne und Verluste prognostizieren (mit Excel-Rechner)

Absatzmengenplanung

Für die meisten Unternehmen beginnt die Planung mit der Vorausschau von Absatzmengen. Das trifft auf alle Unternehmen zu, die bestimmte Produkte in bestimmten Mengen veräußern. Im Rahmen dieser Planung legen Sie fest, wie viele Einheiten Sie von welchem Produkt an den Mann oder an die Frau bringen wollen.

Es hat sich bewährt, im Rahmen der Planung mit dem Absatzplan zu beginnen. Das ist für alle Unternehmen erforderlich, die bestimmte Produkte in bestimmten Mengen veräußern. Also, wenn Sie beispielsweise als Schreiner jedes Jahr eine bestimmte Menge Tische und Stühle zimmern und verkaufen, sollten Sie einen Absatzplan erstellen. Dort legen Sie fest, wie viele Tische und Stühle Sie verkaufen wollen. Damit haben Sie das Mengengerüst sowohl für die Umsatzplanung als auch für die benötigten Mengen im Rahmen der Kostenplanung.

Für alle, die bestimmte Leistungen veräußern, z. B. Sachverständige oder freiberufliche Journalisten, ist die Sache zwar etwas schwieriger, aber dennoch nicht kompliziert. Sie können diesen und den nächsten Schritt (Preise planen) überspringen und direkt bei der Umsatzplanung weitermachen.

Beim Erstellen eines Absatzplans sind folgende Informationen pro Produkt bzw. Produktgruppe hilfreich:

  • Absatzmengen der vergangenen Jahre

  • Planzahlen des aktuellen Geschäftsjahres

  • Istzahlen des aktuellen Geschäftsjahres

Auf diese Weise können Sie für jedes Produkt eventuell vorhandene Trends erkennen. Dies erleichtert die Planung, insbesondere dann, wenn Sie relativ viele unterschiedliche Produkte führen.

Dabei können Sie entweder ein Schema wie in unserer Abbildung selbst erstellen oder auf unsere Tabelle "Absatzplanung" unserer Arbeitshilfe Planungstool_1.xls zugreifen.

In der Regel werden Sie zum Zeitpunkt Ihrer Planung für das nächste Jahr noch keine Abschlüsse für das laufende Jahr vorliegen haben. Erstellen Sie einen Zwischenabschluss und schreiben Sie diese Zahlen fort, um die nötigen Ausgangswerte für Ihre Planung zu ermitteln.

Bild vergrößernBild vergrößernTabellengrundgerüst einer Absatzmengenplanung

Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung des Absatzes folgende Faktoren:

  • Sind keine Sondereinflüsse zu erwarten, setzen sich Trends in der Regel häufig fort.

  • Haben Sie aus strategischen und finanziellen Gründen Produkte identifiziert, die Sie im nächsten Jahr vertrieblich oder werblich besonders unterstützen möchten, sollten Sie die voraussichtlichen Auswirkungen im Hinblick auf den Absatz dieser Produkte berücksichtigen.

  • Umgekehrt müssen Sie davon ausgehen, dass, wenn Sie die Unterstützung für ein Produkt reduzieren, es sich schlechter als bei einer reinen Fortschreibung des Trends verkauft.

  • Beachten Sie auch die Entwicklungen des Marktes, die bereits im nächsten Jahr Einfluss auf den Absatz von bestimmten Produkten haben werden, wie z. B. Verbrauchertrends oder einen erhöhten Wettbewerbsdruck.

In der Regel haben Sie zum Zeitpunkt Ihrer Planung für das nächste Jahr noch keine Abschlüsse für das laufende Jahr vorliegen. Erstellen Sie einen Zwischenabschluss und schreiben Sie diese Zahlen fort, um die nötigen Ausgangswerte zu erhalten. Binden Sie Ihre Verkaufsabteilung nach Möglichkeit fest in die Absatzplanung ein. Vertriebsmitarbeiter sind nahe am Geschehen und können in der Regel Marktschancen, Trends und die damit verbundene Umsatzentwicklung Ihrer Produkte besonders gut einschätzen.

Exkurs: Trendanalyse als Alternative

Im Rahmen der Absatzplanung haben Sie außerdem die Möglichkeit, die künftige Entwicklung auf der Basis einer Trendanalyse mit Hilfe von Excel zu berechnen. Wir haben zu diesem Zweck das Arbeitsblatt "Absatzmengenplanung" im Planungstool Planungstool_2.xls für Sie vorbereitet.

Die Tabelle Absatzmengenplanung in der Datei Planungstool_2.xls.Bild vergrößernDie Tabelle Absatzmengenplanung in der Datei Planungstool_2.xls.

Im Falle einer Trendanalyse ist die Angabe der Absatzmengen der vergangenen Jahre erforderlich. Sie haben dann in Excel die Möglichkeit, die zukünftigen Verkaufsmengen mit Hilfe der Funktion TREND() auf der Basis eines linearen Trends zu ermitteln. Unsere Arbeitshilfe basiert auf einer fünfjährigen Mengenplanung. Theoretisch können Sie auch mit einem anderen Zeitraum wie z. B. acht oder zehn Jahren arbeiten, in der Praxis haben sich i. d. R. fünf Jahre jedoch gut bewährt.

Das Dialogfeld "Funktionsargumente" der Funktion TREND().

Die Tabelle ermöglicht die Ermittlung des linearen Mengentrends für 25 Produkte. Dazu sind folgende Angaben erforderlich:

  • Startjahr

  • Absatzzahlen der vergangenen fünf Jahre

Zur Ermittlung der künftigen Absatzzahlen wird in unserer Arbeitshilfe, wie bereits erwähnt, mit dem linearen Trend gearbeitet. Diese Funktion geht von einem stetig wachsenden Markt aus. Sie finden die Funktion TREND() in Excel in der Kategorie der statistischen Funktionen. Diese Funktion arbeitet nach der Methode der kleinsten Quadrate und liefert Werte, die sich aus einem linearen Trend ergeben. Der Zukunftswert ergibt sich durch eine Verlängerung der Trendgeraden. Die Trendgleichung ist

y = mx + b 

Die Syntax der Formel lautet:

TREND(Y_Werte;X_Werte;Neue_x_Werte;Konstante).

Um diese Dinge müssen Sie sich aber nicht kümmern. Das erledigen Excel bzw. die Arbeitshilfe für Sie.

Allerdings sollten Sie in jedem Fall prüfen, ob die von Excel errechneten Absatzmengen realistisch sind. Beantworten Sie dazu folgende Fragen:

  • Stehen in ausreichendem Maße Kapazitäten zur Verfügung, um die Verkaufsmengen zu produzieren?

  • Sind die errechneten Mengen am Markt veräußerbar?

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