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Excel 2007: Große Listen auswerten

Daten in Listen erfassen, übernehmen und sortieren

Daten mit zusätzlicher Abfrage (Query) übernehmen

Mit dem Add-In Query übernehmen Sie die Daten anderer Quellen zusätzlich mit speziellen Auswahlkriterien.

Query aufrufen

Eine weitere Möglichkeit der Datenübernahme bietet das Add-In Query. Dabei übernehmen Sie die Daten anderer Quellen sogar zusätzlich mit speziellen Auswahlkriterien. "Daten" - "Externe Daten abrufen" - "Aus anderen Quellen" - "Von Microsoft Query".

Aufruf Query

Wenn Sie also "Daten" - "Externe Daten abrufen" - "Aus anderen Quellen" - "Von Microsoft Query" anklicken, fahren Sie anschließend in der erscheinenden Dialogbox fort, indem Sie den Typ der Datenquelle auswählen, z. B. im Falle einer Tabelle einer Access-Datenbank mit Microsoft Access-Datenbank (In Wirklichkeit erfolgt jetzt das temporäre Laden des notwendigen Treibers).

Bild vergrößernDatenquelle auswählen

Quittieren Sie Ihre Wahl mit "OK". Dann wählen Sie aus dem angebotenen Dialog Ordner und Datenquelle aus.

Datenbank auswählen

Bild vergrößernIm Query-Assistent Spalten auswählen

Der Query-Assistent listet die vorhandenen Tabellen auf. Nach Klick auf das "+" vor dem Tabellennamen werden alle Spalten (Felder) der Tabelle aufgelistet. Übernehmen Sie für die Abfrage die gewünschtem Spalten durch Anklicken von ">"; mit"<" können Sie die nicht erwünschten und vorher markierten Spalten einzeln aus der Abfrage entfernen. "Weiter".

Bild vergrößernDer nächste Schritt

Hier können Sie Filter wählen oder ohne Kriterien fortfahren, "Weiter".

Bild vergrößernSchritt Sortierreihenfolge

Ggf. können Sortieroptionen festgelegt werden, "Weiter".

Folgend legen Sie fest, ob Sie die ausgewählten Daten mit ihren Kriterien an Excel zurückgeben oder die Datenliste erst noch mit Query mit zusätzlichen Filterkriterien versehen möchten. Die Eigenschaften bis hier hin lassen sich auch unter einem Namen für eine Abfrage zusammenfassen. Im ersten Dialogfenster konnten Sie entweder die Datenquelle oder die Abfrage auswählen. Mit" Fertig stellen" erhalten Sie ein Ergebnis.

Ggf. für eine Abfrage eigenen Namen vergeben und Speichern

Bild vergrößernFertig stellen

Eine Verbindung zur Quelldatei lässt sich auch der Einfachheit halber gleich als Abfrage unter einem Namen speichern.

Bild vergrößernGespeicherte Abfrage auswählen

Optionen wählen und "Fertig stellen". Im Fenster von Query wird Ihnen jetzt das Ergebnis angezeigt.

Abfrageergebnis

Sie können entscheiden, ob nun die Datenliste an Excel gegeben wird. "Datei" - "Daten an Microsoft Office Excel zurückgeben", oder, ob Sie zusätzliche Kriterien für die Datendarstellung festlegen.

Das Ergebnis an Excel zurückgeben

Zusätzliche Kriterien bestimmen

Dazu machen Sie als eine Möglichkeit zunächst den Kriterienbereich sichtbar: "Ansicht" - "Kriterien...". Ziehen Sie die Feldnamen der Felder, für die Sie Kriterien festlegen wollen, in die erste Zeile des Kriterienbereichs, wie im folgenden Bild gezeigt ist.

Bild vergrößernAbfrage bearbeiten

Die Kriterien beziehen sich immer auf Bedingungen für jeden einzelnen Datensatz!
Wenn also das Kriterium lautet ''Berlin oder Hamburg'', passiert jeder Datensatz mit dem Ort ''Hamburg'' oder ''Berlin'' den Filter und im Ergebnis erscheinen alle Sätze mit ''Berlin'' und ''Hamburg''.

Geben Sie als Kriterium Werte, Texte oder Vergleiche ein. Kriterien innerhalb einer Zeile sind UND-verknüpft, d. h. beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit der Datensatz angezeigt wird.

Kriterien innerhalb einer Spalte sind ODER-verknüpft, d. h. es genügt die Erfüllung einer der angegebenen Bedingungen zur Anzeige der jeweiligen Datensätze.

Anordnungen der Kriterien

Beispiele für Kriterien:

ODER-Kriterium

Filtert alle Datensätze mit Ortsangabe Berlin oder Hamburg. (Achtung: Im Ergebnis erscheint dann eine Liste mit Datensätzen aus Berlin und Hamburg!)

Gemischte Kriterien

Filtert alle Datensätze mit Ortsangabe Berlin und Umsatz größer gleich 10.000 oder Hamburg und Umsatz größer 7.000.

Gemischte Kriterien

Filtert alle Datensätze mit Ortsangabe Berlin und Umsatz größer gleich 15.000 oder der Ortsangabe Hamburg unabhängig vom Umsatz.

Lassen Sie sich nicht täuschen, denn oft ist die Alltagssprache ungenau und im Sinne der Auswertung schlichtweg falsch!

Kriterien mit zwei gleichnamigen Feldern

Obige Kriterien sind definiert als: Lass jeden Satz durch den Filter, der den Ort Berlin und gleichzeitig Verbindlichkeiten größer als 4.000 und kleiner als 12.000 beinhaltet oder den Ort Hamburg und Verbindlichkeiten größer als 500 aufweist.

Sie können auch die andere einfache Möglichkeit wählen und "Kriterien" über Dialog bestimmen:

Kriterienangabe Feld Ort über Dialog

Bild vergrößernEin zweites Kriterium für Feld Ort

Beachten Sie die Option, wie mehrere Kriterien verknüpft werden (im Beispiel mit "Oder").

Nach definiertem Filter geben Sie die Ergebnisdaten von Query zurück an Excel über "Datei" - "Daten an Microsoft Office Excel zurückgeben".

Wählen Sie das Format, wie Sie die Daten in der Arbeitsmappe anzeigen wollen. Das ist i.A. Tabelle und wo diese Daten angezeigt werden sollen.

Formatauswahl der importierten Daten

Das Ergebnis:

Bild vergrößernErgebnis (Ausschnitt)

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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