Excel und Outlook: Datenaustausch

Adressen aus einer Excel-Tabelle nach Outlook exportieren

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Stand: 2. Mai 2011

Excel ist eines der beliebtesten Austauschformate für Daten, insbesondere für Adressen. Natürlich sind diese dort leicht zu sortieren und übersichtlich zu bearbeiten. Lorenz Hölscher erklärt, wie Sie Adressen aus einer Excel-Tabelle nach Outlook exportieren.

Excel-Daten vorbereiten

In der Excel-Datei müssen Sie eigentlich gar nichts vorbereiten, denn Outlook kann auch mit beliebigen Überschriften umgehen. Allerdings ist es ein wenig mühsam, anschließend im Dialog alles einzeln zuzuordnen. Daher schreiben Sie am besten über die Spalten die Feldnamen, die Outlook dafür verwendet.

Outlook-Feldnamen ermitteln

Bevor Sie mühsam alle Feldnamen von Outlook suchen, können Sie Outlook selbst diese schreiben lassen. Öffnen Sie einen beliebigen Kontakte-Ordner und lassen Sie diesen mit Datei/Importieren/Exportieren als Excel-Datei erstellen. Dort finden Sie dann direkt alle gesuchten Bezeichnungen.

Wie das folgende Bild zeigt, müssen Sie die Outlook-Bezeichnungen weder in einer bestimmten Reihenfolge noch überhaupt komplett einsetzen:

Bild vergrößernvorbereitete Excel-Adressen

Es handelt sich um eine ganz normale Excel-Datei mit bestimmten Überschriften. Bevor Sie diese importieren können, muss diese allerdings in Excel geschlossen werden, weil der Zugriff sonst blockiert ist.

Excel-Bereich anlegen

Damit Sie die Daten in Outlook importieren können, müssen Sie in Excel einen Bereichsnamen vergeben. Wie das funktioniert, lesen Sie im Beitrag "Excel: Professionelles Arbeiten dank Bereichsnamen"

Outlook-Ordner vorbereiten

Wenn Sie in Outlook die Daten in einen neuen Kontakte-Ordner importieren wollen, müssen Sie diesen zuerst angelegt haben. Mit Rechtsklick auf einen Kontakte-Ordner finden Sie den Menü-Eintrag Neuer Ordner:

Bild vergrößerneinen neuen Kontakte-Ordner in Outlook anlegen

Im folgenden Dialog geben Sie den Namen des neuen Kontakt-Ordners an:

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Beim Exportieren wird PLZ nicht exportiert

Beim Exportieren der Kontakte aus Outlook 2010 in eine CSV-Datei wird alles sauber ausgelesen. Nur im Feld Postleitzahl geschäftlich steht in der CSV-Datei bei allen Einträgen eine "0", obwohl in den Kontakten die 5stellige PLZ eingetragen ist. Bei der Postleitzahl privat funktioniert es, obwohl ich hier nicht anders vorgehe.
Was mach ich falsch?

PLZ exportieren

Ich habe leider kein Outlook 2010 im Einsatz, so dass ich es nicht testen kann. Diverse gleichlautende Fragen in den Foren weisen aber darauf hin, dass es wohl ein bekanntes Outlook-Problem ist.

Mit freundlichen Grüßen,
Lorenz Hölscher

Sehr geehrter Herr Hinze,

vielen Dank für das Lob! Zu Ihren Fragen im Einzelnen:
1. Sie haben Recht, es braucht einen Bereichsnamen zum Importieren. Wie das gemacht wird, steht ausführlich in meinem Beitrag "Excel: Professionelles Arbeiten dank Bereichsnamen".
2. Das kann ich nicht bestätigen, der Unterordner darf (bei Outlook 2003, SP3) irgendwo liegen. Er muss natürlich vom Typ "Kontakt" sein.
3. Das tritt bei meiner Version nicht auf.

Das PLZ-Importieren ist - gelinde gesagt - kaum nachvollziehbar. Sobald irgendeiner der PLZ-Werte mit dem Zahlenformat "Text" versehen wird, importiert Outlook beispielsweise die österreichische PLZ in einer anderen Zeile nicht mehr, die jedoch ohne Änderungen akzeptiert wird, wenn woanders wieder "Standard"-Format genutzt wird.

Am sichersten funktioniert der alte Lotus-1-2-3-Trick: schreiben Sie vor alle PLZ-Werte ein Hochkomma (das '-Zeichen neben dem "ä" auf der Tastatur), dann werden sie immer als Text behandelt und kommen komplett an.

Mit freundlichen Grüßen,
Lorenz Hölscher

Sehr geehrter Herr Hölscher,

zunächst einmal: herzlichen Dank für Ihre Mühe und Sorgfalt bei der Anleitung zum Import/ Export von Excel-Adressen in/ nach Outlook.

Dennoch ergaben sich in der praktischen Anwendung für mich einige Probleme, die durch kurze Zusatz-Hinweise in der Anleitung vermutlich auch für andere Nutzer beseitigt werden könnten:

1. Zur Vorbereitung einer Microsoft Excel 97-Datei gehört aus meiner Sicht der ausführliche Hinweis, dass eine solche Datei für den erfolgreichen Datenimport mit einer definierten Bereichsangabe zu versehen ist und wie dieser Vorgang zu absolvieren ist..
2. Die zu importierende Datei muss in Outlook unbedingt als Unter-Ordner im Ordner „Kontakte“ angelegt werden, weil andere Anlage-Formen in meinem Fall (Windows XP) zu ständigen Fehlermeldungen beim Datei-Import führten.
3. Oftmals tritt bei letzten Import-Arbeitsschritt eine Microsoft-Fehlermeldung auf, die aber - in meinem Fall - zu ignoriert werden konnte, ohne den Import-Vorgang sichtbar zu blockieren oder zu schädigen.

Das von mir bislang allerdings nicht gelöste Problem besteht beim Import von Postleitzahl-Angaben:
- Soll eine normale fünfstellige Postleitzahl (z.B. „13187“) importiert werden, erhalte permanent folgendes Ergebnis: „13187.000“;
- Wird eine ausländische Postleitzahl (z.B. „A-1070“) importiert, fehlt die Postleitzahl nach dem Import überhaupt.

Gibt es hierfür eine Lösung – oder stelle ich mich auch an dieser Stelle nur außergewöhnlich ungeschickt an ?

Mit freundlichen Grüßen, Michael Hinze

hilfreicher Tipp!

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