(aktualisiert) Als "Super-Buch" kommt eine einfache Excel-Mustertabelle daher, mit der Unübersichtlichkeit und Medienbrüche bei der täglichen Aufgabenverwaltung der Vergangenheit angehören sollen. Wir haben uns das kostenlose Planungs-Werkzeug einmal angeschaut.

Den alltäglichen Wust von Tätigkeiten und Aufgaben "verwalten" die wenigsten Menschen auf eine wirklich planvolle und konsequente Weise. Üblicherweise verlassen sie sich auf eine Kombination aus

• Gedächtnis,

• handschriftlichen Notizen auf Zetteln und Listen,

• Eintragungen in den Zeitplaner,

• Diktiergeräten oder auch

• Computer-Werkzeugen aller Art (zum Beispiel die Aufgaben- und Terminverwaltung in Outlook)

Die damit einhergehende Unübersichtlichkeit sowie Redundanzen und Medienbrüche sind gewiss ein Grund dafür, dass die Erledigung von Aufträgen unterbleibt oder sich das ungesunde Gefühl einstellt, vor unüberschaubaren Aufgabenbergen zu stehen.

Die Empfehlung von Organisations-Experten ist klar: Es kommt nicht auf die Art der Gedächtnisstütze an (die ist von persönlichen Vorlieben und Arbeitsweisen abhängig) - sie muss jedoch möglichst einfach und funktional und vor allem bei Bedarf jederzeit zur Hand sein - und zwar beim Erfassen ebenso wie beim Erinnern.

Zwei Fliegen mit einer Klappe

Als Kombination aus Papier- und PC-Lösung kommt daher das so genannte Super-Buch daher, das die A-bis Gesellschaft für Unternehmensentwicklung kostenlos zum Download (24 KB) bereitstellt. Ein 12-seitiges E-Book (PDF, 206 KB) erläutert die Anwendung, eine ebenfalls angebotene Mustertabelle illustriert den Praxis-Einsatz.

Das Super-Buch auf Excel-Basis

In der schlichten Excel-Tabelle finden Sie 16 Spalten, angefangen bei

• der laufenden Nummer und dem Datum der Erfassung,

• über die Wichtigkeit und den Inhalt der Aufgaben,

• bis hin zu Delegationsvermerken sowie Wiedervorlage- und Erledigungs-Termin.

Soweit, so unspektakulär. Durch den aktivierten Excel-"Autofilter" ist jedoch der blitzschnelle zielgerichtete Zugriff auf gleichartige Elemente möglich.

Filtern per Drop-Down-Menü

Die Standard-FilterDer erfolgt über Drop-Down-Menüs in der ersten Zeile, in denen folgende Standard-Auswahlmöglichkeiten bereitstehen:

• (Alle): kein Filter,

• (Top 10...): nur die 10 obersten oder untersten Einträge,

• (Benutzerdefiniert): manuelle Adhoc-Filterdefinition mit Bool'schen Operatoren sowie

• (Leere) bzw. (Nichtleere): Nur Zeilen einblenden, in denen die betreffende Zelle (nicht) ausgefüllt ist.

Außerdem bietet der Autofilter sämtliche gleichartigen Elemente der jeweiligen Spalte als Auswahlpunkt an und erspart dem Anwender dadurch das manuelle Anlegen von Kategorien:

Der Excel-Autofilter

schwacher FarbkontrastSobald Sie den Filter einer Spalte aktivieren, ist der Abwärtspfeil des Drop-Down-Menüs nicht mehr schwarz sondern blau eingefärbt. Da der Unterschied zwischen allen Datensätzen und einer Teilmenge bedeutsam ist, wäre an dieser Stelle eine rote Markierung sicher sinnvoller gewesen. Excel bietet aber leider keine Möglichkeit, auf die Farbgebung Einfluss zu nehmen.

Eingabe-Vereinfachung

Automatische WortergänzungIn Verbindung mit der Funktion "Autovervollständigen für Zellwerte" ergibt der Autofilter eine hervorragende Möglichkeit, Eintragungen ohne separaten Gruppierungsaufwand schnell zu systematisieren: Wenn Sie sich etwa bei der Projektzuordnung (anders als in der Beispieldatei des Anbieters geschehen - "Projekt 2", "Projekt 3", "Projekt alpha") Bezeichnungen mit unterschiedlichen Wortanfängen verwenden, minimieren die vom Programm automatisch vorgeschlagenen Begriffs-Ergänzungen den Erfassungsaufwand beträchtlich.

Weitere Excel-Standards

Dass sich bei Bedarf Hyperlinks hinterlegen lassen und sämtliche Eintragungen im Super-Buch im Volltext durchsuchbar sind, versteht sich bei Excel von selbst. Das gilt auch für die Möglichkeit, die Aufgabenliste als Erinnerungsstütze für unterwegs auszudrucken. Dabei können Sie entbehrliche Spalten ausblenden...

Spalten ausblenden

...und die verbliebene Tabelle über "Datei" - "Seite einrichten" im Register "Papierformat" automatisch auf das gewünschte Druck-Format bringen. Sofern Sie die Liste, wie empfohlen, auch zum manuellen Erfassen von Aufträgen verwenden wollen, sollten Sie für den Ausdruck von Gitternetzlinien sorgen (zu finden im genannten Menü im Register "Tabelle").

Nach Rückkehr ins Büro müssen dann nur solche Eintragungen in die Excel-Tabelle übernommen werden, die in der Zwischenzeit noch nicht erledigt worden und aber zu Dokumentationszwecken entbehrlich sind.

Fazit

Wer das "Super-Buch" als triviale Excel-Tabelle betrachtet, tut dem Anbieter Unrecht: Sein Verdienst ist es, den Autofilter der Tabellenkalkulation in Verbindung mit der Autovervollständigung einer sinnvollen Verwendung zugeführt zu haben. Die Beispielanwendung lässt sich überdies auch von unerfahrenen Anwendern problemlos an die eigenen Bedürfnisse anpassen: Überflüssige Spalten werden einfach gelöscht, zusätzlich eingefügt.

Ob das vollmundige Versprechen aus der mitgelieferten Handreichung ("Nie mehr Zettelwirtschaft und Chaos") in der Praxis eingelöst wird, darf zwar bezweifelt werden. Besser als die gängige Anarchie ist die konsequente Kombination von "Super-Buch"-Ausdrucken und Bildschirm-Einsatz aber allemal.

Andererseits: Schmerzlich vermisst wird eine optische und akustische Erinnerungsfunktion, an die sich viele Benutzer von elektronischen Aufgaben-Managern mittlerweile gewöhnt haben: Eine automatische Erinnerung an anstehende Tätigkeiten findet nicht statt.