DruckversionIntensiv bearbeitete Excel-Tabellen sind voller Kommentare, meistens von mehreren Kollegen. Je mehr solcher Kommentare sich allerdings so ansammeln, desto unübersichtlicher wird es. Lorenz Hölscher bietet Ihnen hier ein paar praktische Tools, durch die der Umgang mit Kommentaren viel angenehmer wird.
Was Excel schon kann
Für diese Kommentare habe ich ein Beispiel gewählt, welches oft sehr erklärungsbedürftig ist: die Berechnung des Wärmedurchgangs von Bauteilen. Dabei geht es hier natürlich nicht um die Formeln selbst, sondern lediglich um die vielen Kommentare darin. Die Kommentare im folgenden Bild erkennen Sie Excel-typisch an den kleinen roten Dreiecken rechts oben in der jeweiligen Zelle. Ein Kommentar wird hier schon angezeigt, weil der Mauszeiger über der Zelle ruht:
So sieht die Beispieltabelle aus.
Normalerweise sehen Sie in Excel nur maximal einen Kommentar, nämlich denjenigen, über dessen Zelle sich der Mauszeiger befindet. Mit einer Änderung der Optionen (bis Excel XP: Extras/Optionen/Ansicht "Kommentare und Indikatoren", ab Excel 2007 im Office-Menü bei den Optionen in der Kategorie Erweitert) ist es möglich, alle Kommentare gleichzeitig sichtbar zu machen.
Auf dem Register "Ansicht" können Sie bis Excel XP alle Kommentare gleichzeitig anzeigen.
Diese Einstellung steht ab Excel 2007 in der Kategorie "Erweitert".
Ab Excel 2007 alle Kommentar sichtbar machen
Ab Excel 2007 können Sie alle Kommentare noch schneller sichtbar machen, indem Sie in Überprüfen/Kommentare auf Alle Kommentare anzeigen klicken.
Das Ergebnis ist zwar genau das, was die Option versprochen hat, hier aber leider völlig unbrauchbar, wie das folgende Bild der gleichen Datei zeigt:
Jetzt werden alle Kommentare gleichzeitig angezeigt.
Eine zweite Möglichkeit besteht beim Ausdruck der Kommentare. Auch hier können Sie dafür sorgen, dass alle Kommentare mitgedruckt werden. Bis Excel XP finden Sie es im Menü Datei/Seite einrichten, ab Excel 2007 finden Sie es im Seitenlayout-Register via LaunchButton (das kleine Symbol rechts neben dem Gruppentitel) der Gruppe Seite einrichten. Im Dialog stellen Sie die Auswahl für Kommentare auf Wie auf dem Blatt angezeigt.
So werden die Kommentare bis Excel XP nur beim Ausdruck auf dem Blatt berücksichtigt.
Die gleiche Einstellung ab Excel 2007
Wenn die Kommentare mit der vorigen Option im Blatt sichtbar sind, erscheinen sie anschließend auch auf dem Ausdruck. Wirklich überzeugen kann das aber auch nicht, denn die Kommentare verdecken so alle wichtigen Zahlen:
