Arbeitserleichterung durch Feldfunktionen

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Stand: 29. August 2007

Felder als Basis einer Feldfunktion

Dialoge erstellen: Ref- und Ask-Felder

Nützliche Effekte bringt die Kombination von Ref- und Ask-Feldern. Dabei werden Daten nicht einfach in ein Dokument oder in ein Formularfeld eingegeben, sondern in einem Dialog, mit Hilfe eines Ask-Feldes, erfasst. Die Informationen der Ask-Felder werden dann automatisch an Ref-Felder übergeben. Diese Vorgehensweise ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie Word-Dateien an Dritte weitergeben, die nicht versiert im Umgang mit der Textverarbeitung sind. Dadurch, dass die Bearbeiter des Dokuments die Informationen in Dialoge eingeben, erreichen Sie, dass die Daten automatisch an die richtige Position im Dokument gelangen.

Bezogen auf den Personalfragebogen würde das bedeuten: Sie geben die variablen Daten, zum Beispiel den Namen und die Adresse des Empfängers, in einzelnen Dialogen ein. Dialoge fordern den Anwender auf, bestimmte Angaben zu machen:

  • Bitte erfassen Sie Ihren Namen.

  • Bitte erfassen Sie Straße und Hausnummer.

  • Bitte erfassen Sie Postleitzahl und Ort.

Der Vorteil eines Ask-Feldes gegenüber einem Eingeben-Feld ist der, dass Sie die Informationen aus den Fragefeldern mehrfach in den Text einfügen können. Bei einfachen Eingabefeldern ist das nur einmal möglich.

Auch bei der Arbeit mit ASK-Feldern müssen Sie zunächst Textmarken definieren. Erst danach können Sie die Ask-Felder einrichten.

Beispiel: ASK-Felder und Textmarken

1. Um eine Textmarke einzufügen, wählen Sie "Einfügen/Textmarke".

2. Sie gelangen in das gleichnamige Dialogfeld. Dort tragen Sie den Namen der ersten Textmarke in das Feld Textmarkenname (Word 2000: Name der Textmarke) ein.

3. Klicken Sie nacheinander auf "Hinzufügen" und "OK". Wenn Sie weitere Daten übernehmen möchten, richten Sie weitere Textmarken ein.

4. Anschließend richten Sie das Ask-Feld ein. Wählen Sie "Einfügen/Feld" und klicken Sie nacheinander unter "Kategorie" auf den Eintrag "Seriendruck", "Ask" und die Textmarke, die Sie mit dem Fragefeld verbinden wollen. (Word 2000: Schreiben Sie im Feld Feldfunktionen hinter Ask den Namen der gewünschten Textmarke und im Anschluss daran, in Anführungszeichen gesetzt, den Aufforderungstext.)

Bild vergrößernAuch Ask-Felder arbeiten mit Textmarken.

5. Im Feld "Auffordern" tippen Sie den Text ein, der im Dialogfeld erscheinen soll. Verlassen Sie den Dialog über "OK".

6. Danach erscheint bereits der Eingabedialog, in dem Sie den ersten Eintrag erfassen können.

Dieser Eingabedialog erscheint nach dem Einrichten des Ask-Feldes.

7. Nach der Bestätigung über "OK" ist vom Ask-Feld nur noch die Absatzmarke sichtbar, es sei denn, diese wurde ausgeblendet. Um zu kontrollieren, ob sich das Ask-Feld tatsächlich im Dokument befindet, blenden Sie die Feldfunktion über "Alt + F9" ein.

8. Nachdem Sie die Ask-Felder definiert haben, legen Sie die Ref-Felder an. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der der gewünschte Eintrag übernommen werden soll. Wählen Sie "Einfügen/Feld".

9. Im folgenden Dialog klicken Sie in der Liste unter "Kategorien" auf "Verknüpfungen und Verweise" und unter "Feldnamen" auf den Eintrag "REF".

10. Markieren Sie im Bereich "Feldeigenschaften" in der Liste "Textmarkenname" die gewünschte Textmarke und verlassen Sie das Dialogfeld über "OK". (In Word 2000 schreiben Sie im Feld Feldfunktionen hinter Ref den Namen der gewünschten Textmarke.) Der Eintrag, der über das Ask-Feld abgefragt wird, wird umgehend übernommen.

Damit alle Ask-Felder nacheinander zum Abruf bereit stehen, markieren Sie das komplette Dokument über "Bearbeiten/Alles markieren". Drücken Sie die Taste F9. Umgehend werden nacheinander automatisch alle mit den ASK-Feldern erstellten Dialoge der Reihe nach aufgerufen. Als Anwender müssen Sie nun den gewünschten Text in die Fenster eingeben. Nach einem Klick auf "OK" erscheint der nächste Dialog. Nach dem Bestätigen des letzten Ask-Dialogs wird das Dokument automatisch aktualisiert. Das heißt, in allen Ref-Feldern befinden sich die zuletzt eingetragenen Daten.

Um den Code von Ask-Feldern zu bearbeiten, schalten Sie zunächst in die Ansicht der Feldfunktion um. Jetzt können Sie den Code zwischen den geschweiften Klammern bearbeiten. Angenommen, Sie möchten die Eingabeaufforderung in einem Ask-Feld umformulieren: Aus { ASK Name "Bitte erfassen Sie Ihren Namen." \* MERGEFORMAT } soll { ASK Name "Bitte geben Sie Ihren Namen ein." \* MERGEFORMAT } werden. Klicken Sie hinter Name und erfassen Sie den geänderten Code. Wenn Sie das nächste Mal das ASK-Feld aufrufen, erscheint der geänderte Code.

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Über den Autor:

Michael Klein ist Experte für betriebswirtschaftliches Alltagsknowhow und Kennzahlenanalyse. Außerdem befasst er sich mit der Erstellung von Office-Tools für den betrieblichen Gebrauch.

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