Einnahmen und Ausgaben immer im Blick - mit dem akademie-FinanzCheck!

Simpel und gebrauchsfertig: der Excel-FinanzCheck für Selbstständige und Freiberufler!

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Stand: 3. Juli 2012 (aktualisiert)

Als Selbstständiger oder Freiberufler sollten Sie einen laufenden Überblick über Ihre Finanzen haben. Dazu können Sie sich ein großes und teures Spezialprogramm kaufen. Oder Sie nutzen unseren gebrauchsfertigen akademie.de-FinanzCheck. Der ist einfach in der Handhabung und problemlos anzupassen.

Sie möchten wissen ...

  • wie viel Honorar Sie mit einem bestimmten Projekt eingenommen haben?

  • welcher Gesamtumsatz in diesem Jahr schon erzielt wurde?

  • wie groß die Umsätze nach Monaten sind?

  • welche Umsatzentwicklung im Vergleich zu den Vorjahren erkennbar ist?

  • ob Sie kostendeckend arbeiten?

  • wie viel Sie für Bürobedarf ausgeben?

  • was an Reisekosten aufgelaufen ist?

  • ....

Antworten auf all diese Fragen - und noch viele mehr - liefert unsere gebrauchsfertiger FinanzCheck für Selbstständige und Freiberufler.

Es funktioniert ganz simpel: Sie tragen Ihre Einnahmen und Ausgaben in eine Liste ein - und können jederzeit und aktuell alle Daten auswerten.

Finanzen immer im Blick!

Den FinanzCheck für Selbstständige und Freie finden Sie hier: FinanzCheck für Selbstständige und Freiberufler (Excel, 75 kB)

Bild vergrößernBild vergrößernalle Einnahmen und Ausgaben unter Kontrolle

Das Konzept dahinter

FinanzCheck basiert auf Excel. Das erste Tabellenblatt besteht aus einer Liste, in die Sie alle Einnahmen und Ausgaben in beliebiger Reihenfolge eintragen und einem beliebigen Posten, Projekt o. ä. zuordnen.

Die Auswertung der Liste erfolgt ganz automatisch, auf Wunsch nach individuellen Vorgaben. Der FinanzCheck ist flexibel angelegt und lässt sich jederzeit beliebig erweitern. Wie Sie das machen, erfahren Sie in der folgenden Kurzanleitung.

Zur besseren Orientierung sind im FinanzCheck bereits einige Beispielvorgaben enthalten.

Daten pflegen

Im ersten Excel-Blatt sind alle Daten wie im folgenden Bild enthalten. Sie können dort nach Belieben Zeilen hinzufügen, ändern oder löschen.

Bild vergrößernBild vergrößernDie Einnahmen und Ausgaben stehen in einer übersichtlichen Liste.

Geben Sie hier die Daten in völlig beliebiger Reihenfolge ein. Oben rechts wird immer der aktuelle Gesamtumsatz angezeigt. Auf den weiteren Tabellenblättern stehen jeweils detailliertere Auswertungen zur Verfügung.

Daten auswerten

Auf vorbereiteten Tabellenblättern können Sie aktuelle Auswertungen Ihrer Daten sehen. Im folgenden Bild sehen Sie beispielsweise die Umsätze nach Projekten einschließlich des Gesamtumsatzes:

Umsätze je Projekt

Filter für Jahre und Monate sind bereits enthalten - so können Sie auch mehrere Jahre vergleichen. Beschränken Sie die Auswertung einfach auf das Jahr 2010 (wie es im folgenden Bild farbig markiert ist):

Auswertung nur für das Jahr 2010

Eine weitere Auswertung zeigt monatliche Umsätze wie im folgenden Bild:

Monatliche Auswertung für alle Projekte

Auch dort ist ein Filter enthalten, um für mehrjährige Projekte (hier beispielsweise gelb markiert für "Artikel ABC") herauszufinden, wann welche Einnahmen und Ausgaben entstanden sind.

Auswertung nur für das Projekt "Artikel ABC"

Um einzelne Kategorien zu betrachten, gibt es eine weitere Auswertungsmöglichkeit. Sie sehen dort automatisch Einnahmen und Ausgaben sowie deren Gesamtsumme, wie es im folgenden Bild für die Kategorie "Sonstiges" gelb markiert ist. Auch die Kategorien lassen sich nach Jahr und Monat filtern.

Auswertung nach Kategorien

Mit diesen Auswertungen sind Sie jederzeit auf dem aktuellen Wissensstand über Ihre Finanzen.

Ausklapplisten anpassen

Zu den wesentlichen Spalten (Projekte, Veranstalter, Kategorien) gibt es in jeder Zelle eine Ausklappliste wie im folgenden Bild:

Bild vergrößernBild vergrößernIn jeder Zelle der ersten Spalten existiert eine Ausklappliste.

Makros aktivieren

Damit die Schaltflächen funktionieren, müssen Sie Makro-Sicherheit auf "mittel" stellen. Das finden Sie bis Excel 2003 im Menü Extras/Makros/Sicherheit.

Die Inhalte dieser Liste können Sie selbst bestimmen, indem Sie oben auf die passende Schaltfläche klicken. Dann wird die zugehörige Tabelle eingeblendet und Sie können dort beliebige Werte verändern, löschen oder hinzufügen.

Unterschiede in Excel 2007

In Excel 2007 müssen Sie beim Öffnen der Datei in der Sicherheitswarnung wie im folgenden Bild die Schaltfläche Optionen anklicken und darin Diesen Inhalt aktivieren auswählen.

Bild vergrößernBild vergrößernDie Sicherheitswarnung in Excel 2007 muss bestätigt werden

Außerdem gibt es dort nicht die beschriebene Schaltfläche mit dem Ausrufezeichen, sondern in der PivotTable-Feldliste eine Aktualisieren-Schaltfläche wie im folgenden Bild.

Bild vergrößernBild vergrößernSo sieht die PivotTable-Feldliste in Excel 2007 aus

In beiden Screenshots wurde das Ribbon (per Doppelklick auf einen Titel wie Start) eingeklappt, um Platz zu sparen.

Ein neues Projekt nehmen Sie damit ganz einfach auf:

  • Klicken Sie über den Daten auf die Schaltfläche [Projekte...].

    Bearbeiten Sie die Projektliste nach Belieben!

  • Das Tabellenblatt Projekte wird angezeigt und Sie fügen dort Ihr neues Projekt hinzu (oder ändern beziehungsweise löschen ein vorhandenes).

    Fügen Sie ein neues Projekt hinzu!

  • Anschließend klicken Sie dort auf die [Aktualisieren]-Schaltfläche ...

    Die Projektliste ist aktualisiert.

  • ... und gehen mit Klick auf [Daten...] wieder zurück zur Datenliste.

    Bild vergrößernBild vergrößernDas Projekt steht jetzt in der Ausklappliste.

Formeln

In einigen Spalten sind Formeln enthalten, um beispielsweise aus dem Tagesdatum den Monat oder das Jahr herauszurechnen. Diese sind in grauer Schrift markiert, damit Sie sie nicht versehentlich überschreiben. Sollte doch mal eine Formel zerstört worden sein, können Sie diese einfach aus einer darüberstehenden Zelle herunterkopieren.

Bild vergrößernBild vergrößernIn den gelb markierten Zellen befinden sich Formeln

Beim Anfügen eines neuen Datensatzes werden die Formeln von Excel automatisch in die neue Zeile kopiert.

Auswertung

Einige Auswertungen der Daten sind bereits in den übrigen Tabellenblättern vorbereitet. Die Umsätze nach Projekten sehen Sie beispielsweise im Blatt "PivProjekte" wie im folgenden Bild:

Bild vergrößernBild vergrößernDiese Auswertung zeigt die Umsätze nach Projekten.

Falls Sie in der Daten-Liste Werte geändert haben, müssen Sie die Auswertungen immer mit dem roten Ausrufezeichen in der Symbolleiste aktualisieren lassen. Alles andere ist automatisch; neue Projekte erscheinen von alleine in der Auswertung.

Was können diese Auswertungen?

Technisch gesehen handelt es sich bei den Auswertungen um Pivot-Tabellen. Im Beitrag "Datenauswertung leicht gemacht mit Pivot-Tabellen in Excel" finden Sie weitere Tipps und Tricks zum Umgang mit solchen Pivot-Auswertungen.

Filtern

Die Felder oberhalb der Auswertung dienen als Filter. Um beispielsweise nur die Umsätze für dieses Jahr zu sehen, klappen Sie den kleinen Pfeil neben Jahr: (Alle) aus und sehen wie im folgenden Bild alle vorkommenden Jahreszahlen. Markieren Sie eine davon und bestätigen mit OK.

Bild vergrößernBild vergrößernHier können Sie nach Jahren filtern.

Möchten Sie eine Auswertung ändern, ziehen Sie das zusätzlich benötigte Feld einfach aus der Feldliste, wie im folgenden Bild, in die Zeilen (achten Sie darauf, dass der Mauszeiger sich passend ändert!).

Bild vergrößernBild vergrößernZiehen Sie das Feld EinAus in die Zeilen!

Jetzt wird in den Projekten noch zusätzlich nach Einnahmen und Ausgaben unterschieden, wie Sie im folgenden Bild sehen:

Bild vergrößernBild vergrößernDie Pivot-Auswertung ist jetzt detaillierter.

Brauchen Sie eine neue Auswertung, machen Sie am besten von einem ähnlichen Tabellenblatt eine Kopie und ändern die Daten darin wie beschrieben.

Fazit

Mit dieser FinanzCheck-Vorlage lässt sich eine Übersicht über die eigenen Finanzen sehr schön einfach erstellen und pflegen. Excel sorgt dafür, dass die Daten sehr kompakt sind und mit wenig Aufwand ausgewertet werden können.

Zum Weiterlesen: Zum Weiterlesen:

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