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Firmen-Events erfolgreich planen, gestalten und durchführen

Der Anfang aller Feierlichkeiten: Die Vorbereitung

Anlässe und Termine

Am Anfang steht der Anlass - und diesen sollten Sie immer im Auge behalten. Nur dann haben Sie auch genügend Zeit für die Ausgestaltung des Events.

Anlass klären

Zunächst also sollten Sie Ihren Anlass klären (der zugleich den äußeren Rahmen der Veranstaltung vorgibt): Welche Motivation liegt Ihrer Feierlichkeit zugrunde (bzw. wenn Sie noch keine haben: Welche Motivation könnte Ihrer Feierlichkeit zugrunde liegen)?

  • Neugründung, Umzug, Jubiläum?

  • Eine (neue) Produkt-/Leistungsvorstellung?

  • Neue Räumlichkeiten, neuer Standort, Gebäudeeinweihung?

  • Oder: Sie haben den 11.111 Kunden glücklich gemacht? Sie haben als Friseurin die 5.555ste Frisur geschnitten? Sie sind Bäcker und haben das 100.000ste Brötchen gebacken? ...

An Anlässen mangelt es naturgemäß selten - es gibt eigentlich immer etwas zu feiern. Beweisen Sie Kreativität.

Ein Anlass kann neben einem Jubiläum oder einem eindeutigen Festtag auch ein einfaches Ziel bieten: Beispielsweise möchten Sie sich Ihrer neuen Umgebung in einem Neubaugebiet mit lauter potentiellen Kunden präsentieren.

Vielleicht feiert Ihr Ort 500jähriges Bestehen, zu Ostern findet ein großes Straßenfest statt oder ein neues Einkaufszentrum wird eröffnet ... Überlegen Sie, bei welcher Gelegenheit Sie Ihre Produkte oder Leistungen präsentieren und bei einem neuen Zielpublikum bekanntmachen können.

Termin festlegen

Planen Sie im zweiten Schritt, an welchem Termin Ihr Event stattfinden soll, sofern dies nicht bereits durch ein konkretes Datum vorgegeben ist.

  • Welche Jahreszeit?

  • Ist es kalt, warm oder eher wechselhaft?

  • Ist es lange hell oder wird es früh dunkel?

Dabei gilt: Je eher Sie mit den Vorbereitungen anfangen, desto besser. Sie sind gut beraten, mindestens sechs Monate im Voraus zu planen. Beachten Sie dabei Feiertage, Urlaubs- und Ferienzeiten.

Überlegen Sie auch, wann Ihre Kunden Zeit haben:

  • vormittags,

  • nachmittags,

  • über die Mittagszeit,

  • nach Feierabend,

  • am Wochenende,

  • in der Woche ...

Setzen Sie einen fixen Termin und zählen Sie die Monate, Wochen, Tage, die Ihnen zur Vorbereitung bleiben. Ziehen Sie dabei unbedingt die Tage ab, an denen Sie absolut keine Zeit für die Vorbereitung haben.

Zeitrahmen definieren

Im dritten Schritt klären Sie den Zeitrahmen für Ihre Veranstaltung.

Überlegen Sie, welche Zeit für Ihre Gäste am günstigsten ist. Gibt es Öffnungszeiten, die für Ihre Kunden wichtig sind: vor 8 Uhr morgens, erst ab Spätnachmittag (nach Feierabend)?

Überlegen Sie genau, wann Ihre Kunden Zeit haben, um zu Ihnen zu kommen. Gibt es vielleicht Zeiten, an denen andere geschlossen haben, wie z. B. montags (Friseurgeschäfte, manche Einzelhändler) - diese Zeitfenster können Sie nutzen, um Ihre Zielgruppen einzuladen. Legen Sie dann für sich zunächst einen groben Zeitrahmen fest, der Vor- und Nachbereitung einbezieht, beispielsweise:

Zeitplan-Beispiel

  1. Aufbau, Dekoration = 8:00 - 12:00

  2. Eintreffen der Gäste/Empfang = ab 14:00

  3. Ansprache, Präsentation oder andere Sondersituation = 16:00

  4. Imbiss = 17:00

  5. Ausklang = bis 20:00

  6. Aufräumen = bis 22:00

Ihr Unternehmen ist "etwas größer"? Ihnen steht ein größeres Budget zur Verfügung? Für mittelständische Unternehmen hat Thomas Johne einen adäquaten Ratgeber verfasst: "Das Firmenjubiläum als Marketingereignis und Imagefaktor".

Checkliste Eventplanung

Für Mitglieder von akademie.de stehen drei Arbeitshilfen zur Verfügung:

  • Checkliste Eventplanung von A-Z: Zum Ausdrucken und Abhaken! (PDF)

  • Kostenkalkulation: Die Kosten immer im Blick! (.xls)

  • Muster eines Projektplans: Damit Sie im Zeitplan bleiben! (PDF)

Download: Arbeitshilfen Eventplanung (.zip, 52 kB).

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Über die Autorin:

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Ines Knerr ist Agenturchefin der Projektmacherei. Die Kommunikations-Designerin betreut seit 20 Jahren Kunden in großen, kleinen und mittleren Organisationen im Bereich der Unternehmens-Kommunikation, ...

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