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Firmen-Events erfolgreich planen, gestalten und durchführen

Der Anfang aller Feierlichkeiten: Die Vorbereitung

Kunden - Ihre Zielgruppen

Motivation, Termin und Zeitrahmen haben Sie nun geklärt.

Jetzt sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wen Sie einladen. Ihre Zielgruppe, klar. Aber wie erreichen Sie diese?

Für die Planung der passenden Aktion ist es wichtig, die Zielgruppe(n) genau zu definieren.

Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über den Personenkreis, der mitmacht, der mitkommt, der angesprochen ist und der erreicht werden soll etc.

  1. Welche Personen sind direkt betroffen? Jubilare, Gewinner ...

  2. Welche Personen wollen Sie erreichen? Kunden, Partner, Interessenten, Lieferanten, Patienten, Mandanten ...

  3. Wen wollen Sie unbedingt dabei haben/Wen müssen Sie unbedingt einladen?

  4. Wer kann Sie unterstützen? Welche Partner oder Zulieferer, welche Mitarbeiter oder Freunde?

Splitten Sie den Personenkreis weiter auf:

Wer kommt genau und welche wesentlichen Merkmale hat diese Personengruppe?

  • Gewerbetreibende, Privatpersonen, Künstler, Lieferanten, Geschäftspartner, Handwerker, Dienstleister, Förderer, Politik, Verwaltung etc.

  • Altersstruktur

  • Einzelpersonen (geschlechtsspezifisch?) oder Paare?

  • Familien

  • Kennen sich alle?

  • Sind alle fremd?

  • Sprechen alle die gleiche Sprache?

Machen Sie sich Gedanken, an welcher Stelle bzw. über welchen Kanal Sie Ihre Zielgruppen erreichen. Können Sie Ihre Kunden/Gäste direkt ansprechen, da Sie deren Kontaktdaten haben und bereits mit ihnen bekannt sind?

Oder handelt es sich um noch unbekannte Interessenten/Käufer? Wie können Sie diese erreichen, wo halten sich diese Personen auf?
Notieren Sie für sich alle Ideen und lassen Sie eine zweite Person draufschauen:

  • Kundenstamm mit Kontaktdaten

  • persönliche/private Kontakte

  • Zeitungen, Wochenblätter

  • direkte Einladung per Post, per Mail, per Telefon

  • Rundschreiben/Newsletter

  • Plakate

  • regionale Aushänge (Einkaufszentren, Tankstellen, Bäcker, Apotheke, Gemeindezentrum etc.)

Zielgruppe gefunden - und nun?

Wenn Sie genau wissen, wen Sie erreichen möchten, beschreiben Sie, welche Möglichkeiten Sie haben UND was Sie erreichen wollen:

  • Sie möchten Familien mit Kindern ansprechen? Dann überlegen Sie, wo Sie diese (sofern sie Ihnen nicht bekannt sind) erreichen können; beispielsweise im Wildpark, im Freibad, im Kindergarten, im Einkaufszentrum.

    Platzieren Sie dort Ihre Hinweise auf Ihre Veranstaltung: Plakate ans Schwarze Brett, Flyer in den Ständer beim Freizeitpark, Infoblätter an der Schwimmbadkasse etc. Kündigen Sie die Hüpfburg an, die Laternenbastelaktion, während Mama und Papa bei Ihnen stöbern, Kinderschminken, während Mama den Aktionstagschnitt für einen besonders günstigen Preis bekommt.

  • Vielleicht wollen Sie Autobesitzer für Ihr Angebot interessieren und Ihren günstigen Reifenwechsel inkl. Inspektion als Aktion vermarkten und gleichzeitig einen Satz Winterreifen verlosen? Eröffnen Sie eine neue Werkstatt?

    Dann bewerben Sie Ihren Aktionstag bei Autohäusern, Tankstellen und beim Supermarkt. Sprechen Sie mit dem regionalen Wochenblatt und schalten Sie eine Anzeige im KFZ-Teil - vielleicht ist auch ein redaktioneller Beitrag drin, wenn Sie Stammkunde werden? Coupon-Anzeigen sind eine Möglichkeit, die den Kunden zum Ausschneiden, Kommen und Mitbringen veranlasst, da er dann auf den Satz Reifen zehn Prozent Rabatt erhält.

  • ...

Verteilen Sie Lose oder Postkarten, die mit richtig ausgefülltem Rätsel eingesendet werden müssen oder die dann am Tag Ihrer Veranstaltung an einem Gewinnspiel teilnehmen können. So erhalten Sie Adressen und andere Informationen zu neuen Kunden.

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Über die Autorin:

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Ines Knerr ist Agenturchefin der Projektmacherei. Die Kommunikations-Designerin betreut seit 20 Jahren Kunden in großen, kleinen und mittleren Organisationen im Bereich der Unternehmens-Kommunikation, ...

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