Häufig werden diese Begriffe synonym verwendet, wenn es darum geht, offene Forderungen beim Kunden geltend zu machen. Doch schon hier beginnt einer der größten Irrtümer.

Richtig ist: Das Mahnwesen kann nur dann effektiv sein, wenn im Vertrag oder in den AGB eine klare Regelung hinsichtlich des Zahlungstermins vereinbart worden ist. Es setzt sich im konsequenten Mahnen bei Zahlungsverzug des Kunden fort.

Wie wichtig ein konsequentes Mahnwesen ist, zeigt sich spätestens dann, wenn ein Kunde nicht oder viel zu spät zahlt. Schon ein einziger Forderungsausfall in beträchtlicher Höhe kann das Unternehmen in Schieflage bringen. Die eigene Liquidität gerät dann ganz schnell ins Wanken.

Wer den Einzug von Forderungen dagegen lieber einem Profi überlassen will, der kann ein Inkassounternehmen mit dieser Aufgabe beauftragen. Mit dem Begriff "Inkasso" wird umgangssprachlich meist der Einzug von Forderungen durch Unternehmen bezeichnet, die diese Aufgabe geschäftsmäßig für ihre Auftraggeber durchführen. Da der Einzug fremder Forderungen Vertrauenssache ist, hat der Gesetzgeber die Inkassotätigkeit an eine Erlaubnispflicht gemäß dem Rechtsdienstleistungsgesetz geknüpft. Die Zusammenarbeit zwischen dem Inkassounternehmen und dem Auftraggeber kann dabei im Rahmen des gesetzlich Erlaubten recht individuell ausgestaltet werden.

Welche Leistungen Sie von einem Inkassounternehmer erwarten können und worauf Sie bei der Vertragsgestaltung achten sollten, können Sie im Beitrag "Inkasso-Unternehmen oder Anwaltsinkasso: Wer bringt Sie schneller zu Ihrem Geld?" nachlesen.

Das Inkasso ist damit genauso wie das Mahnen Teil des Forderungsmanagements. Ziel eines effizienten Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und damit die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Das Forderungsmanagement beginnt deshalb nicht erst dann, wenn "das Kind in den Brunnen gefallen ist". Die Auswahl der Kunden, die Einräumung von Zahlungszielen und deren Überwachung, die untrennbar damit verbundene Bonitätsprüfung gehören genauso zu einem effektiven Forderungsmanagement wie das hauseigene Mahnwesen oder das Outsourcing der vor- wie nachgerichtlichen Forderungsbeitreibung an ein Inkassounternehmen.