Hartnäckig hält sich die Auffassung, dass eine Mahnung stets schriftlich zu erfolgen hat. Schließlich will man etwas in den Händen haben, womit sich beweisen lässt, dass der säumige Kunde gemahnt wurde. Ob der Schuldner den Brief tatsächlich erhalten hat, lässt sich allerdings weder mit einem gewöhnlichen Brief noch mit einem Einschreiben nachweisen.

Zudem ist Papier bekanntlich geduldig. Wenn der Kunde auf die erste Mahnung hin nicht reagiert, dann sollten Sie - als fester Bestandteil Ihrer Mahnroutine - zum Telefon greifen und Ihren Kunden anrufen. Die telefonische Mahnung bietet eine gute Gelegenheit, die hartnäckigen Zahlungsverweigerer von jenen zu trennen, die sich tatsächlich in ernsthaften Zahlungsschwierigkeiten befinden. Allerdings bedarf ein wirkungsvolles Mahntelefonat einer guten Vorbereitung.

Ziel des Mahntelefonates sollte stets eine verbindliche Zahlungsvereinbarung sein. Nicht immer wird der Kunde erfreut sein, wenn er unmissverständlich auf den Zahlungsverzug angesprochen wird. Lassen Sie sich dabei keinesfalls auf Diskussionen ein! Gehen Sie sachlich an die Situation heran und zeigen Sie dennoch Verständnis für seine Situation. Möglicherweise befindet er sich nämlich selbst nur deshalb in einer misslichen Lage, weil er ebenfalls von einem Kunden im Stich gelassen wird.

Bestätigen Sie dem Kunden das Gesprächsergebnis und die darin vereinbarte Zahlung einschließlich des Zahlungstermins anschließend noch einmal per Brief, E-Mail oder Fax. Ähnliches gilt übrigens für das persönliche Gespräch mit dem Kunden.