Wo beginnt sinnvollerweise ein aktives Forderungsmanagement? Bei der Rechnungslegung, der ersten Mahnung? - Ein gut funktionierendes Forderungsmanagement erfordert ein frühzeitiges Tätigwerden.

Die Anzahl der Forderungsausfälle und Zahlungsverzögerungen hängt im Wesentlichen von dem Kundensegment ab, in dem Sie als Unternehmer tätig werden. Dabei ist nicht nur das Zahlungsverhalten zwischen privaten und gewerblichen Kunden verschieden, sondern auch innerhalb der genannten Gruppe gibt es erhebliche Differenzen. So ist es beispielsweise kein Geheimnis, dass im Bereich der Geschäftskunden die Unternehmen der Baubranche besonders zögerlich im Begleichen ihrer offenen Rechnungen sind.

Je besser Sie Ihre Kunden bzw. das Kundensegment kennen, umso eher können Sie bereits im Vorfeld Maßnahmen ergreifen, um sich vor Liquiditätsengpässen durch Forderungsausfälle und schleppende Zahlungseingänge zu schützen.

Ein hilfreiches Instrument sind kundengruppenbezogene Auswertungen. Damit können Sie sich rasch einen Überblick über das Zahlungsverhalten der unterschiedlichen Kundengruppen informieren.

Aufteilung der Forderungen nach Kundengruppen

Aufteilung der Forderungen innerhalb einer Kundengruppe

Im "worst case" kann der Forderungsausfall eines einzigen Kunden den Konkurs des eigenen Unternehmens nach sich ziehen. Denken Sie nur daran, wie oft infolge von Konkursen großer Unternehmen deren Zulieferer in ernsthafte Probleme, bis hin zum eigenen Konkurs, geraten. Denn selbst wenn Sie sehr erfolgreich in der Kundenakquisition sind, wird es Ihnen kaum gelingen, das Loch, welches das illiquide Unternehmen in den Forderungsbestand gerissen hat, schnell zu schließen.

Andererseits kann die Ausweitung Ihrer Geschäftstätigkeit in eine Kundengruppe mit einem überdurchschnittlich guten Zahlungsverhalten, Ihren finanziellen Spielraum erheblich erweitern, ohne dass Sie weiteren Aufwand hierfür betreiben. Umgekehrt gilt dies natürlich genauso.

Verantwortung übernehmen

Nun können sich viele Selbstständige und kleine Unternehmen keinen eigenen Buchhalter und / oder Controller leisten. Das Forderungsmanagement wird "nebenbei" erledigt, dann, wenn man halt "gerade Zeit" dazu hat. Dies wird der Bedeutung des Forderungsmanagements in keiner Weise gerecht:

• Räumen Sie dem Forderungsmanagement den gleichen Stellenwert in Ihrem Unternehmen ein wie dem Vertrieb.

• Stellen Sie die Reduzierung der Höhe und der Dauer der Außenstände ab sofort im Vordergrund.

• Nehmen Sie auch gegenüber Ihren Kunden eine klare Position hinsichtlich des Zahlungsverhaltens ein (siehe dazu auch unter "Schuldnertricks").