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Forderungsmanagement für Selbstständige und kleine Unternehmen: mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass Kunden auch zahlen

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Stand: 13. März 2012

Die Kunden im Blick: Kundenbonität und Kreditlimit

Dass der Kunde im Mittelpunkt stehen sollte, gilt nicht nur für Marketing und Angebotsentwicklung. Das ist auch im Forderungsmanagement wichtig. Und auch hier gilt der Grundsatz, dass geschäftlicher Erfolg davon abhängt, dass man seine Kunden so genau wie möglich kennenlernt.

Überblick über Kunden und Forderungen verschaffen

Nicht alle Kunden sind gleich. Wie viele Forderungsausfälle Sie zu beklagen haben und wie viele Kunden die Rechnung verspätet bezahlen, hängt im Wesentlichen von dem Kundensegment ab, in dem Sie tätig sind. Nicht nur das Zahlungsverhalten zwischen privaten und gewerblichen Kunden unterscheidet sich dabei, sondern auch innerhalb der genannten Gruppen gibt es erhebliche Unterschiede, was kein Geheimnis ist.

Kundenauswahl und Kundensegment

Das Kundensegment, in dem Sie tätig sind, entscheidet letztendlich darüber, wie hoch das Risiko eines Forderungsausfalls ist. Die Forderungsbeitreibung beginnt deshalb bereits mit der Auswahl Ihrer Kunden bzw. des Kundensegments. Je mehr Sie über Ihre Kunden und deren Zahlungsverhalten wissen, umso besser können Sie sich bereits im Vorfeld schützen.

Eine kundengruppenbezogene Auswertung kann hier für Klarheit sorgen.

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Was bringt Ihnen diese Erkenntnis für die Praxis?

Sämtliche Maßnahmen, die Sie einleiten, sollten auf die Besonderheiten der einzelnen Kundengruppen abgestimmt werden.

  • Das fängt damit an, dass Sie Kunden bei der Formulierung Ihrer Mahntexte „nicht über einen Kamm scheren“ sollten. Es gibt keine allgemeingültige Regel, welches Mahnschreiben bei welcher Kundengruppe besonders Erfolg versprechend ist.

  • Auch der optimale Mahnrhythmus kann von Kundengruppe zu Kundengruppe recht unterschiedlich sein. Während in der einen Gruppe eine Zahlungserinnerung reicht, sind in der anderen Gruppe mehrere Mahnungen in kurzen Abständen erforderlich, um zum Erfolg zu kommen.

  • Selbst die Wahl des Kommunikationsmediums hängt vom Kundensegment ab. Einige Schuldner sind auf schriftlichem Wege überhaupt nicht erreichbar. Hier hat es sich bewährt, schon frühzeitig im Mahnablauf ein Inkasso-Telefonat oder ein persönliches Gespräch zu führen. Einzelheiten dazu erfahren Sie im Abschnitt „Reden statt schreiben“.

Die Kundenbonität ist entscheidend: Wie erfährt man, ob ein Kunde zahlungsfähig ist?

Die kundengruppenbezogene Auswertung kann lediglich eine Übersicht über den vorhandenen Kundenstamm liefern. Gerade bei Neukunden ist es jedoch besonders wichtig zu erfahren, wie es um ihr voraussichtliches Zahlungsverhalten bestellt ist.

Unter „Bonität“ versteht man die Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit einer Person. Ob Sie dem Kunden ein Zahlungsziel gewähren, nur gegen Vorauskasse liefern oder ob die Vereinbarung von Sicherheiten erforderlich ist, sollte im Wesentlichen von dessen Bonität abhängen.

Welche Informationen Sie bezüglich der Bonität eines Kunden bekommen können, hängt unter anderem davon ab, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt.

Online-Register

Auskünfte über allgemeine Unternehmensdaten sind mittlerweile recht einfach zu erhalten. Früher war es notwendig, dicke unhandliche Bücher zu wälzen, die später von der CD-ROM abgelöst wurden. Heute lassen sich rechtlich relevante Unternehmensdaten problemlos über das Internet abrufen. Im Unternehmensregister sind alle veröffentlichungspflichtigen Informationen über Unternehmen einsehbar, wie das

Welche Informationen Ihnen das Unternehmensregister konkret liefert, können Sie in dem Beitrag „Leitfaden Bilanzanalyse – So bringen Sie eine Bilanz zum Sprechen“ nachlesen.

Während die Recherche kostenfrei ist, werden derzeit für einen aktuellen oder chronologischen Auszug 4,50 Euro verlangt.

Auskunfteien

Umfassendere Informationen erhalten Sie durch eine Bonitätsauskunft. Für welchen Anbieter Sie sich dabei entscheiden, hängt zum einen davon ab, ob Sie lediglich Auskünfte über Unternehmen benötigen oder Auskünfte über Privatpersonen und zum anderen davon, ob Sie regelmäßig Kunden im Ausland beliefern.

Insbesondere dann, wenn Sie Auslandsauskünfte benötigen, sollten Sie die Angebote eines der großen Anbieter wie den Verband der Vereine Creditreform e.V., Bürgel Wirtschaftsinformationen oder D&B Deutschland GmbH wahrnehmen. Diese Unternehmen verfügen über Tochtergesellschaften oder Kooperationspartner im Ausland, so dass eine grenzüberschreitende Recherche möglich ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Qualität der Auslandseinkünfte immer von dem vor Ort recherchierenden Unternehmen und den rechtlichen Gegebenheiten des Landes abhängt und daher sehr unterschiedlich ist.

Von einer umfassenden Bonitätsauskunft können Sie in der Regel folgende Angaben erwarten:

  • die Rechtsform des Unternehmens, das Gründungsjahr sowie dessen geschäftliche Entwicklung;

  • die Handelsregisternummer;

  • Geschäftsführer, Gesellschafter und Kommanditisten mit der Höhe ihrer Einlagen;

  • Angaben zur Branche und den Betriebsstätten;

  • Anzahl der Mitarbeiter;

  • Höhe des Umsatzes;

  • Angaben über Grundeigentum und dessen Wert;

  • ggf. Angaben über das Warenlager;

  • Informationen über geschäftliche Erfolge (z. B. neue Entwicklungen/Produktionsverfahren) oder Misserfolge;

  • Hinweise auf das Zahlungsverhalten in den vergangenen 12 Monaten;

  • Bankverbindungen;

  • Empfehlungen zum Kreditlimit und

  • ein Rating durch die Auskunftei, das je nach Anbieter unterschiedlich aussehen kann.

Einholen von Bonitätsauskünften und Verkauf gehört nicht in eine Hand!

Wer holt in Ihrem Unternehmen die Bonitätsauskünfte ein? Haben Sie bisher Ihren Vertriebsmitarbeitern die Einholung der Bonitätsauskünfte überlassen? Wenn ja, dann haben Sie damit ein wichtiges Steuerungsinstrument für Ihre Forderungsbeitreibung aus der Hand gegeben.

Das Einholen von Bonitätsauskünften gehört immer in die Hand der Mitarbeiter in der Buchhaltung!

Der Grund ist ganz einfach: Die Qualität der Bonitätsauskünfte verschiedener Anbieter ist naturgemäß unterschiedlich. Das liegt daran, dass die Anbieter mit verschiedenen Datenbanken arbeiten und diverse Informationsquellen mit unterschiedlicher Aktualität nutzen. Wenn Sie bei verschiedenen Anbietern eine Bonitätsauskunft zu einem Unternehmen einholen, kann es passieren, dass Sie unterschiedliche Aussagen erhalten. Diesen Umstand können sich Vertriebsmitarbeiter zu Nutze machen, indem sie solange unterschiedliche Auskünfte einholen, bis die für ihre Zwecke "passende" dabei ist.

Dies widerspricht dem Sinn und Zweck der Bonitätsauskunft und ist aus finanziellen Gesichtspunkten nicht tragbar. Schließlich wollen Sie Ihren Kunden nicht schöngeredet haben, sondern die Risiken über eine geschäftliche Zusammenarbeit abschätzen können.

Das Kreditlimit festlegen - je nach Bonität des Kunden

Unter dem „Kreditlimit“ versteht man den maximalen Kreditbetrag, den Sie einem Kunden einräumen. Wenn Sie zuvor eine Bonitätsauskunft eingeholt haben, finden Sie dort Angaben zum empfohlenen Kreditrahmen für diesen Kunden. D. h., bis zu diesem Limit lassen Sie es zu, dass der Kunde bei Ihnen Bestellungen aufgeben kann.

Das Kreditlimit können Sie nach der folgenden Formel selbst berechnen:

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Kreditlimit = (vereinbartes Zahlungsziel in Tagen x jährlicher Wareneinkauf inkl. USt.) : 360

Die Berechnung liefert allerdings nur einen Anhaltswert, den Sie durch positive Kriterien erhöhen und durch negative reduzieren sollten, wie beispielsweise

  • die Bonität des Kunden, unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt,

  • das Alter des zu beliefernden Unternehmens,

  • die Rechtsform des Unternehmens,

  • die Branche, in der das Unternehmen tätig ist,

  • der Kreditbedarf des Kunden sowie

  • Sicherungsinstrumente, die im Falle eines Zahlungsausfalls den Schaden mindern, wie eine Forderungsausfallversicherung, ein Eigentumsvorbehalt oder eine Sicherungsübereignung.

Je länger Sie mit einem Kunden zusammenarbeiten, um so besser können Sie sein Zahlungsverhalten beurteilen, weshalb Sie für jeden Kunden regelmäßig eine Anpassung des Kreditlimits vornehmen sollten, bei der Sie folgende Kriterien berücksichtigen sollten:

  • das Zahlungsverhalten des Kunden;

  • die Dauer der Geschäftsbeziehung;

  • die konjunkturellen Entwicklungen;

  • Informationen, die eigene Vertriebsmitarbeiter durch die Zusammenarbeit erhalten. Dazu gehören unter anderem Hinweise auf den schlechten Zustand von Maschinen und Geräten, nicht ausgelastete Kapazitäten, eine Verringerung oder Ausweitung der Angebotspalette, Werbung mit Schleuderpreisen für bestimmte Produkte.

  • evtl. Presseinformationen bezüglich des Kunden wie beispielsweise die Beantragung von Kurzarbeit.

Überschreitung muss Folgen haben

Hat der Kunde das Kreditlimit erreicht oder bereits überschritten und ist er mit seinen Zahlungen in Verzug, dann ist es höchste Zeit zu handeln. Teilen Sie Ihrem Kunden klar und unmissverständlich mit, dass er mit neuen Lieferungen erst rechnen kann, wenn sämtliche offenen Forderungen ausgeglichen sind.

Beobachten Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden genau!

Verändert sich das Zahlungsverhalten - etwa, indem die Zahlung statt per Überweisung plötzlich per Scheck erfolgt, sich die Zahlungen verspäten, sich Reklamationen häufen oder der Kunde das Kreditlimit überschreitet, dann können dies Anzeichen für eine sich verschlechternde Liquidität Ihres Kunden sein.

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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