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Forderungsmanagement für Selbstständige und kleine Unternehmen: mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass Kunden auch zahlen

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Stand: 13. März 2012

Zahlungsausfall und Liquditätskrise: vorweg ein wenig praktische Betriebswirtschaft

Forderungsausfälle führen zur Liquiditätskrise. Doch dagegen lässt sich etwas tun.

Zahlungsausfälle haben schnell weitreichende Konsequenzen: Unternehmen, die ihre Kunden „auf Ziel“ beliefern, ihnen also einen Lieferantenkredit gewähren, tragen automatisch sowohl das Risiko eines vollständigen Forderungsausfalls als auch der verspäteten Zahlungen. Die Insolvenz eines Kunden oder der Zinsaufwand für überzogene Lieferantenkredite zehrt die mühsam erwirtschaftete Rendite rasch auf.

Mangelndes Risikobewusstsein ist keineswegs die Hauptursache für solche Entwicklungen. Auch in kleineren oder mittleren Unternehmen werden die Gefahren von Forderungsausfällen und einer dadurch ausgelösten Liquiditätskrise für das eigene Unternehmen fast immer gesehen. Aber: Die hausgemachten Faktoren für eine solche Entwicklung werden allzu gerne konsequent ausgeblendet.

Dieses Risiko können Sie zwar nicht komplett ausschließen, wohl aber minimieren: Ein konsequentes Forderungsmanagement reduziert die Anzahl der Forderungsausfälle und hilft, Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

An diesem Punkt sollten wir uns einigen kritischen Fragen an uns und die Abläufe in unserem Unternehmen stellen:

  • Haben Sie Ihre Geschäfte bisher auch aus dem Bauch heraus gemacht?

  • Haben Sie die Ursachen für Forderungsausfälle in Ihrem Unternehmen bisher vor allem bei Ihren Kunden gesucht?

  • Welchen Stellenwert räumen Sie dem Forderungsmanagement im geschäftlichen Alltag ein? Werden Rechnung und Mahnungen auch bei Ihnen "nebenbei" erledigt, wenn man gerade Zeit hat?

Sehen Sie es einmal so ...

Wenn Sie dem Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen bisher keine besondere Bedeutung beigemessen haben - wie können Sie dann erwarten, dass Ihre Kunden es tun?

Wenn Sie Forderungsausfälle zu verzeichnen haben, dann suchen Sie das Problem dort, wo Sie etwas für seine Lösung tun können: bei Ihnen selbst!

Warum Sie Ihre Kunden und Geschäfte einmal mit den Augen eines Bankers sehen sollten

Räumen Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel ein, statt sofort bei Leistung oder Lieferung auf der Bezahlung zu bestehen?

Wer Waren oder Dienstleistungen "auf Ziel" verkauft, macht im Prinzip nichts anderes als eine Bank: Sie gewähren Ihren Kunden einen (Lieferanten-)Kredit. Damit tragen Sie zwangsläufig das Risiko, den dafür vereinbarten Betrag entweder verspätet oder im schlimmsten Fall gar nicht zurück zubekommen. Das ist dann für Sie als Unternehmer nicht nur ärgerlich, sondern hat auf Dauer Konsequenzen: Weil Kunden ihre Zahlungsverpflichtungen nicht einhalten, gerät das eigene Unternehmen in einen Liquiditätsengpass - bis Sie schließlich Ihre eigenen Lieferantenrechnungen nicht mehr termingerecht begleichen können.

Deshalb lohnt es sich, einmal die Sichtweise eines Bankers einzunehmen. Wenn Sie bei Ihrer Bank den Kreditrahmen erweitern wollen, wird Ihre Bank nur zustimmen, wenn Sie ihr plausibel belegen können, dass Sie diesen Kredit auch zurückzahlen werden. Sie wird Ihnen den Kredit also nur unter der Voraussetzung gewähren, dass das Geschäft ein vertretbares Risiko darstellt.

Die Haltung der Bank können Sie bestimmt nachvollziehen - schließlich ist das nur geschäftsüblich. Und wie verfahren Sie mit Ihren eigenen Kunden?

Die Antwort darauf ist das Thema dieses Leitfadens: Wie Sie mit dem Risiko, das zwangsläufig mit Ihrer Geschäftstätigkeit verbunden ist, angemessen und zielorientiert umgehen können.

Es geht in erster Linie um Prävention, nicht um Notfallbehandlung

Ein effizientes Forderungsmanagement soll in erster Linie Forderungsausfälle vermeiden und weniger Schadensbegrenzung betreiben.

Ihre Eigenkapitaldecke

Besonders gefährlich sind Zahlungsausfälle, wenn die Eigenkapitaldecke des Unternehmens dünn ist. Wie es um Ihre Eigenkapitalquote bestellt ist (dem Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital des Unternehmens), können Sie relativ einfach selbst berechnen. Damit ermitteln Sie gleichzeitig, wie gefährlich Forderungsausfälle für Sie sind.

Sofern Sie für Ihr Unternehmen eine Bilanz erstellen müssen oder dies auf freiwilliger Basis tun, dann können Sie das Eigenkapital Ihres Unternehmens in der Handelsbilanz unter dem Punkt A auf der Passivseite finden. Bei einer GmbH ist das beispielsweise das Stammkapital. Zum Eigenkapital gehören zudem die Kapitalrücklagen im Sinne des § 272 HGB sowie, falls vorgenommen, ein Gewinn- und Verlustvortrag. Unter Gesamtkapital ist die Gesamtsumme des Unternehmens zu verstehen. Diese ergibt sich wiederum aus der Addition sämtlicher Positionen der Aktiv- bzw. Passivseite der Bilanz.

Näheres zur Handelsbilanz und zum Eigenkapital können Sie nachlesen im "Grundkurs Jahresabschluss: Ein Unternehmen auf zwei Seiten".

Wenn Sie als Selbstständiger oder Kleinstunternehmer lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung zu erstellen brauchen, dann können Sie das Eigenkapital nach der einfachen Rechnung ermitteln:

Eigenkapital zum Stichtag X

+ Privateinlagen

+ Gewinn

- Privatentnahmen

- Verlust

= Eigenkapital zum Stichtag Y

Wenn Sie die Eigenkapitalquote Ihres Unternehmens berechnet haben, stellt sich als nächstes die Frage, was dieser Wert aussagt. Am einfachsten ist es, wenn Vergleichsdaten aus der Branche zur Verfügung stehen. Einen guten Überblick über branchenbezogene Vergleichszahlen bietet Statista.

Stellt sich heraus, dass die Eigenkapitalquote Ihres Unternehmens deutlich unter dem branchenspezifischen Durchschnitt liegt, dann bedeutet das für Ihr Unternehmen, dass sich ein Liquiditätsengpass aufgrund fehlender oder verspäteter Zahlungseingänge umso schlechter verkraften lässt. Häufig bemerken Unternehmer allerdings erst sehr spät, dass sie sich in einer ernsthaften Liquiditätskrise befinden. Das liegt nicht nur daran, dass es an den geeigneten Instrumenten fehlt, um den einen drohenden Engpass zu erkennen. Dann kann sich aus dem Zahlungsengpass schnell eine vorübergehende oder gar dauerhafte Zahlungsunfähigkeit ergeben, die den Fortbestand des Unternehmens gefährdet.

Einen Forderungsausfall kompensieren- kein Problem?

Selbst wenn die Auswirkungen nicht gleich so drastisch ausfallen, müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass Ihre mühsam erwirtschaftete Rendite durch den Zahlungsausfall sowie den Zinsaufwand, den sie nun für Ihre eigene Lieferantenkredite aufbringen müssen, schrumpft.

Wie schwierig es ist, diesem Prozess durch "mehr Umsatz" entgegenzuwirken, mag das nachfolgende Beispiel zeigen:

Beispiel:

Gehen wir von einem Jahresumsatz in Höhe von 500.000 Euro und einer Umsatzrendite von 5 Prozent aus. Nun fällt eine Forderung in Höhe von 5.000 Euro aus, weil der Kunde insolvent ist und aus der Insolvenzmasse keine nennenswerten Zahlungen zu erwarten sind.

Der zusätzliche Umsatz, der notwendig ist, um den Forderungsausfall zu kompensieren, lässt sich wie folgt berechnen:

Der ausgefallene Betrag (in unserem Beispiel 5.000 Euro) wird durch die Umsatzrendite in Prozent (bei uns 5 Prozent) geteilt. Das Ergebnis ergibt eine stolze Summe in Höhe von 100.000 Euro!

Wohlgemerkt: Diesen Umsatz müssen Sie zusätzlich erarbeiten, um den Forderungsausfall ausgleichen zu können. Das entspricht einer Umsatzsteigerung in Höhe von 20 Prozent!

Selbst wenn Sie eine Umsatzsteigerung in dieser Höhe problemlos realisieren können, wäre dieser ja selbst wiederum nicht frei von Zahlungsverzögerungen und -ausfällen. (Möglicherweise müssen Sie zum Erreichen einer Umsatzsteigerung in dieser Höhe neue Kundensegmente erschließen, die ein höheres Forderungsausfallrisiko in sich bergen.) Das macht freilich eine weitere Umsatzsteigerung notwendig.

Wie Sie den Zahlungsengpass erfolgreich in den Griff bekommen

Wenn die eigenen Lieferanten bereits ungeduldig auf ihr Geld warten, ist es allerhöchste Zeit, sich Gedanken über geeignete Maßnahmen zu machen, um aus der Misere herauszukommen. Grundsätzlich gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um den Zahlungsengpass möglichst rasch zu beheben. Sie können

  1. Sie können einen harten Sparkurs einlegen.

    Eisern zu sparen ist jedoch nur dann eine Option, wenn noch Sparpotenzial vorhanden ist - und die Sparmaßnahmen nicht zulasten der Qualität gehen, wodurch Sie möglicherweise Kunden verlieren und Ihr Gewinn einbricht .

  2. Sie können Investitionen aufschieben.

    Auf Investitionen zu verzichten, kann sich ebenfalls in folgenden Geschäftsjahren schnell rächen.

  3. Sie können den Kreditrahmen erweitern.

    Ist Ihre Bank dazu bereit? Ist es um die Eigenkapitalquote nicht besonders gut bestellt, dann scheitern viele kleinere Unternehmen mit dem Ansinnen, den Kreditrahmen zu erweitern. Doch selbst wenn sich die Bank zu einer begrenzten Erhöhung bereit erklären sollte, löst das Ihre Zahlungsprobleme nur kurzfristig. Zwar verschaffen Sie sich dadurch "Luft" und können für einen begrenzten Zeitraum Ihre Rechnungen wieder fristgerecht begleichen. Durch die Erweiterung des Kreditrahmens haben Sie aber höhere Verpflichtungen durch Zins- und Tilgungsleistungen. Die Folge: Die Schere zwischen Einnahmen und Ausgaben geht noch weiter auseinander.

  4. Sie können Ihre längst fälligen Forderungen beitreiben.

    Um aus dem Zahlungsengpass keine Zahlungsunfähigkeit werden zu lassen, sollten Sie Ihre Zeit in die längst fälligen Rechnungen investieren!

Sorgen wir also dafür, dass Sie das Ihnen zustehende Geld nun auch bekommen.

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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