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Forderungsmanagement für Selbstständige und kleine Unternehmen: mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass Kunden auch zahlen

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Stand: 13. März 2012

Vertragsabschluss: Vorsicht vor Zahlungsbremsen im Vertrag

Vertragsrecht: Ein paar wichtige Fakten für die Praxis

Die vorangegangenen Ausführungen zu Kundensegementen machen deutlich, dass es „den“ Vertrag mit dem Kunden nicht geben kann. Vielmehr sollten Sie die Vertragsbestandteile jeweils von der Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden abhängig machen.

Gehen wir die einzelnen Vertragsbestandteile einmal der Reihe nach durch, die für einen „wasserdichten“ Vertrag notwendig sind.

Grundsätzlich können Sie einen Vertrag mündlich oder schriftlich schließen. Es gibt nur wenige Ausnahmen, in denen der Gesetzgeber eine besondere Formvorschrift vorgesehen hat (etwa den Grundstückskaufvertrag, der einer notariellen Beurkundung bedarf).

Schon aus Beweisgründen sollten Sie Verträge lieber schriftlich abfassen. Lassen Sie dazu zwei inhaltlich identische Exemplare von den Vertragsparteien unterzeichnen. Eine Ausnahme gilt lediglich für Geschäfte des täglichen Lebens.

Wenn Sie laufend Verträge mit gleichem, vorformuliertem Inhalt schließen wollen, dann werden Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) erstellen. Damit die AGB Teil eines konkreten Vertrages werden, müssen sie zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses vereinbart werden. Durch eine nachträgliche Vereinbarung, beispielsweise durch eine Klausel auf der Rechnung, können AGB nicht wirksam vereinbart werden. (Mehr zum Thema steht im Beitrag "Basiswissen AGB". Viele weitere Informationen zum Vertragsrecht im Geschäftsalltag finden Sie in unserer Themenseite hierzu.)

Was auf jeden Fall im Vertrag stehen sollte - und zwar korrekt

Für die rechtliche Einordnung eines Vertrages ist nicht dessen Bezeichnung maßgeblich, sondern das, was in Übereinstimmung mit dem Vertragspartner gemeint ist. Wenn Sie den Vertrag als Dienstvertrag bezeichnet haben, inhaltlich jedoch ein Werkvertrag vereinbart ist, schadet die falsche Bezeichnung nicht.

Dagegen rächt sich eine falsche Bezeichnung bei den Angaben zum Vertragspartner im Vertrag, wenn also etwa Firmierung, vertretungsberechtigte Personen oder Firmensitz nicht korrekt aufgeführt werden, spätestens bei der gerichtlichen Durchsetzung einer Forderung.

Seien Sie deshalb penibel! Geben Sie bei natürlichen Personen stets Namen und Vornamen und ggf. Namenszusätze, wie das früher häufig gebräuchliche „jun.“ oder „sen.“, an. Bei juristischen Personen sollten Sie auf die korrekte Bezeichnung der Firma und die richtige Gesellschaftsform wie GmbH, UG (Unternehmergesellschaft als Variante der GmbH), OHG, KG, AG, eG (eingetragene Genossenschaft) oder e.V. (eingetragener Verein) achten.

Gleiches gilt für die vereinbarten Leistungen, wie das Volumen, die genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung. Inhaltlich unklar formulierte Aufträge können Ihrem Geschäftspartner immer einen Anlass bieten, die Zahlung hinauszuzögern oder gar zu verweigern.

Abschließend sollten Sie mit dem Kunden ein Zahlungsziel vereinbaren. Unter dem Zahlungsziel ist die Frist zu verstehen, die Sie Ihren Kunden für die Begleichung des vertraglich vereinbarten Preises einräumen.

Welches Zahlungsziel Sie Ihren Kunden einräumen, ist einerseits branchenabhängig, andererseits sollten Sie es stets vom gewährten Kreditlimit abhängig machen.

Zahlungswege festlegen

Neben der Vereinbarung eines Zahlungsziels und der Einräumung eines Kreditlimits sollten Sie den Zahlungsweg festlegen. So können Sie beispielsweise klarstellen, dass Sie Barzahlung erwarten bzw. Schecks oder Wechsel nicht akzeptieren und Auslandsüberweisungen für Sie stets gebührenfrei zu erfolgen haben.

Kreditsicherheiten vereinbaren

Jeder Lieferantenkredit und jedes Kreditlimit birgt zwangsläufig ein latentes Ausfallrisiko in sich. Also heißt es nach Sicherungsinstrumenten zu suchen, die das Risiko minimieren.

So soll eine Warenkredit- oder Forderungsausfallversicherung gerade dann einspringen, wenn der "worst case", also der Forderungsausfall eingetreten ist. Da die Versicherer nicht jedes beliebige Risiko tragen wollen, sind sie wählerisch im Hinblick auf die Unternehmen, die es zu versichern gilt. D. h. Kunden, die in bestimmten Branchen mit einem hohen Forderungsausfallrisiko wie beispielsweise der Baubranche tätig sind, werden nur schwer eine solchen Versicherungsvertrag abschließen können.

Wer sich für eine Forderungsausfallversicherung entscheidet, muss sich im Klaren darüber sein, dass sie keinen vollständigen Schutz vor einem Forderungsverlust bietet. Ähnlich wie bei einer KFZ-Kaskoversicherung wird ein Selbstbehalt vereinbart, der zwischen 10 und 50 Prozent des Forderungsausfalls betragen kann. Zudem sind Sie verpflichtet, den gesamten Forderungsbestand zu versichern. Die Versicherer wollen damit verhindern, dass Sie die "Rosinen" unter Ihren Kunden behalten und dem Versicherer nur "die faulen" Kunden zur Absicherung des Forderungsausfallrisikos überlassen.

Ausführliche Informationen

Weshalb Sie eine An- oder Teilzahlung verlangen sollten

In der Regel werden Sie bei der Erledigung Ihrer Aufträge nicht nur mit Ihrer Arbeitskraft in Vorleistung treten, sondern verarbeiten Material, für dessen Bereitstellung Sie in Vorleistung getreten sind. Im Falle einer Insolvenz Ihres Kunden bleibt im schlimmsten Fall nicht nur Ihre Arbeitskraft weitgehend unbezahlt, sondern Sie müssen obendrein auch noch Ihren Lieferanten bezahlen. Sie haben also den doppelten Schaden.

Deshalb ist es gerade in solchen Fällen sinnvoll, eine An- bzw. Teilzahlung mit dem Kunden zur vereinbaren. Handelt es sich um einen Auftrag, der längere Zeit in Anspruch nimmt und sich in Abschnitte teilen lässt, sollten Sie auf abschnittsweisen Teilzahlungen bestehen. Denn zwischen Auftragserteilung und der Rechnungslegung kann sich die Bonität des Kunden erheblich verschlechtern, sodass Sie im schlimmsten Fall am Ende leer ausgehen. Haben Sie Ihre Tätigkeit hingegen abschnittsweise in Rechnung gestellt, fällt möglicherweise nur ein Teilbetrag aus, weil Sie die weitere Erledigung des Auftrags stoppen können.

Leistet der Kunde bereits die verlangte Anzahlung nur schleppend oder gar nicht, ist der Auftrag damit nicht zwangsläufig verloren. Möglicherweise haben Sie noch die Chance, andere Sicherungsinstrumente zu vereinbaren.

Weshalb die Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts nützlich sein kann

Wer Material verarbeitet oder Waren liefert, will in der Regel zumindest seine Ware zurück, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Bei Waren, die in gebrauchtem Zustand noch über einen Marktwert verfügen, kann schon allein die Androhung der Warenrückholung ein wirksames Druckmittel gegenüber dem zahlungsunwilligen oder -unfähigen Kunden sein.

Bestes Beispiel ist das finanzierte oder geleaste Fahrzeug, das vom KFZ-Händler oder dem Leasinggeber zurückgeholt wird, weil der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt.

Wie kann ein Eigentumsvorbehalt wirksam vereinbart werden?

Mit der Vereinbarung eines (einfachen) Eigentumsvorbehalts erwirbt der Kunde ein sogenanntes Anwartschaftsrecht. Der Käufer wird durch die Übergabe des Kaufgegenstandes (noch) nicht Eigentümer der Sache. Stattdessen hat er lediglich ein Recht darauf, dass ihm die Sache bei Eintritt der Bedingung, nämlich der vollständigen Bezahlung des vereinbarten Preises, das Eigentumsrecht vom Verkäufer eingeräumt wird.

Die Vereinbarung eines solchen einfachen Eigentumsvorbehalts ist nur dann von Vorteil, wenn die Ware bis zur endgültigen Bezahlung im Besitz des Kunden verbleibt, was in der Regel beim Endverbraucher der Fall sein wird.

Häufig werden Waren jedoch zur Weiterveräußerung oder –verarbeitung gekauft.

Räumen Sie dem Kunden das Recht ein, den unter verlängertem Eigentumsvorbehalt von Ihnen gelieferten Gegenstand an Dritte weiterzuveräußern, muss er seine Ansprüche auf Kaufpreiszahlung gegenüber den Dritten an Sie als Sicherheit abtreten. Zwar kann der Dritte trotz Kenntnis von der Abtretung Schuld befreiend zahlen, was sich nur dadurch verhindern lässt, dass Sie mit jedem einzelnen Abnehmer eine Vereinbarung schließen, dass die Zahlung ausschließlich an Sie erfolgen darf.

Im Falle einer Weiterverarbeitung durch den Kunden sollten Sie dagegen einen Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel vereinbaren. Damit erlauben Sie dem Kunden einerseits die Weiterverarbeitung an der unter Eigentumsvorbehalt gelieferten Ware, erwerben im Gegenzug hierfür ein Miteigentum an der neu entstandenen Sache im Verhältnis zu der verarbeiteten.

So funktioniert der Eigentumsvorbehalt: GrafikSo funktioniert der Eigentumsvorbehalt: gewissermaßen im Dreieck.

Wie setze ich meinen Eigentumsvorbehalt im Ernstfall durch?

Wie können Sie nun den Schaden begrenzen, wenn der Kunde trotz mehrmaliger Mahnung nicht zahlt? Als (Eigentums-)Vorbehaltsverkäufer können Sie eine verkaufte Sache nur unter der Voraussetzung zurückverlangen, dass Sie gleichzeitig den Rücktritt vom gesamten Vertrag erklären (§ 449 Abs. 2 BGB).

Haben Sie den Rücktritt vom Vertrag erklärt, können Sie entweder die Ware selbst zurückholen oder ein Inkassounternehmen, das diesen Service anbietet, mit der Rückholung der Ware und anschließenden Geltendmachung der Restforderung beauftragen. Worauf Sie dabei achten sollten, können Sie im Beitrag „Inkasso-Unternehmen oder Anwaltsinkasso: Wer bringt Sie schneller zu Ihrem Geld?“ nachlesen.

Gibt der Kunde die Ware trotz des wirksam vereinbarten Eigentumsvorbehalts nicht heraus, müssen Sie die Herausgabe auf gerichtlichem Weg durchsetzen. Sobald Sie ein entsprechendes Urteil mit Vollstreckungsklausel in den Händen halten, können Sie den Gerichtsvollzieher mit der Wegnahme der Sache beauftragen – vorausgesetzt, der Kunde hat sie nicht schon längst verarbeitet oder weiterveräußert.

Der unter Eigentumsvorbehalt gelieferten Ware droht allerdings auch dann Gefahr, wenn ein Dritter bei Ihrem Kunden in die Ware vollstreckt. In diesem Fall bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als durch eine Drittwiderspruchsklage gemäß § 771 ZPO ihre Rechte an der Ware zu klären.

Hat der Käufer nach Lieferung der Ware Insolvenz angemeldet, kann der Insolvenzverwalter wählen: Entweder er erfüllt den Vertrag und mit der Restzahlung fällt das Eigentum in die Masse. Lehnt er hingegen die Erfüllung ab, dann erlischt das Anwartschaftsrecht und der Verwalter muss die Ware herausgeben. (Ausführlich geschildert werden das Prozedere und Ihre Optionen im Beitrag Kunde insolvent - was nun?)

Unter welchen Voraussetzungen eine Sicherungsübereignung sinnvoll ist

Während Sie sich beim Eigentumsvorbehalt das Eigentum an der von Ihnen gelieferten Ware sichern, können bei der Sicherungsübereignung beliebige im Eigentum des Kunden stehende Waren, Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge sicherungshalber an Sie übereignet werden. Sie erwerben dadurch Eigentum an der übereigneten Sache und dürfen diese - aber nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen - verwerten. Dazu schließen Sie mit dem Kunden einen Sicherungsvertrag aus dem eindeutig der Sicherungszweck und hervorgeht und welche Sachen konkret sicherungsübereignet werden sollen, beispielsweise „die Maschine X mit der Typenbezeichnung 123 dient der Sicherheit bis zur endgültigen Bezahlung der Warenlieferung vom TT.MM.JJ.“ Bei Fahrzeugen lässt sich das Sicherungsgut in der Regel durch die Fahrgestellnummer eindeutig identifizieren.

Während sich bei Maschinen, Geräten oder Fahrzeugen die Sicherungsübereignung relativ einfach gestaltet, wird es bei einem Warenlager komplizierter. Schließlich werden daraus regelmäßig Waren zur Weiterverarbeitung oder zum Versand entnommen, gleichzeitig kommen laufend neue Waren aus der Produktion oder dem Einkauf dazu. Wie lässt sich unter diesen Voraussetzungen eine Sicherungsübereignung des Warenlagers gewährleisten? Damit erkennbar ist, welche Waren sicherungshalber übereignet sind, werden regelmäßig Klauseln über eine Raumsicherung oder Markierung in die Sicherungsvereinbarung aufgenommen. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass Ware, die sich in einem konkret bezeichneten Raum befindet oder eine konkrete Markierung trägt, zu dem sicherungsübereigneten Gut gehört.

Achten Sie bei der Vereinbarung einer Sicherungsübereignung außerdem darauf, dass Ihnen das Recht auf einen freihändigen Verkauf“ eingeräumt wird und Sie sich selbst einen Käufer suchen können. Andernfalls greifen nämlich die Regelungen über die Verpfändung gemäß den §§ 1205 ff. BGB - das bedeutet, dass Sie die Verwertung nur im Wege einer öffentlichen Versteigerung vornehmen können.

Auch im Falle eines freihändigen Verkaufs kann sich die Verwertung unter Umständen schwierig gestalten. In Abhängigkeit von der Art des sicherungshalber übereigneten Gegenstandes kommen ganz unterschiedliche Verwertungsmöglichkeiten in Betracht. Bei Fahrzeugen erfolgt die Verwertung meist problemlos. Massenware für den Endverbraucher kann für Unternehmen, die Konkursware aufkaufen, von Interesse sein. Für Büromöbel, Praxiseinrichtungen, teilweise auch Maschinen gibt es Broker, die solche Gegenstände aufkaufen und für einen fachgerechten Abbau und Transport sorgen. Für Antiquitäten, Schmuck oder Musikinstrumente sind meist Auktionshäuser eine gute Anlaufstelle.

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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