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Forderungsmanagement für Selbstständige und kleine Unternehmen: mit einfachen Mitteln dafür sorgen, dass Kunden auch zahlen

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Stand: 13. März 2012

Der Einstieg: Überblick verschaffen

Überblick verschaffen

Wo fängt man am besten an, wenn sich ein Berg von unbezahlten Rechnungen angehäuft hat?

Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, benötigen Sie lediglich ein paar einfache Instrumente. Die notwendigen Informationen liefert Ihnen Ihr Buchhaltungsprogramm oder der Steuerberater, der Ihre Buchhaltung abwickelt. Wenn Sie Ihre Buchhaltung bisher ohne entsprechende Software bewältigt haben, können Sie sich die dazu notwendigen Übersichten durch einfache Excel-Tabellen erstellen.

Um sich ein Bild über die offenen Forderungen zu machen, sollten Sie zwei Tabellenübersichten anfertigen:

  1. eine Liste der offenen Posten nach Gesamtfälligkeit der Forderungen. Aus dieser Tabelle können Sie ablesen, wo zum einen die höchsten Forderungen zu verzeichnen sind und zum anderen, auf wie viele Kunden sich die offenen Posten verteilen. In unserem Beispiel sind es einige wenige Forderungen von beträchtlichem Wert, die einen erheblichen Anteil an den Gesamtforderungen ausmachen. Der Ausfall einer oder gar mehrerer dieser Forderungen kann ernsthafte Liquiditätsprobleme bereiten.

Screenshot: Tabelle der offenen PostenBild vergrößernEine Liste der offenen Posten, aus der die Gesamtfälligkeit und die Verteilung der Forderungen nach Kunden ersichtlich wird.

Tabelle: Forderungen nach AlterBild vergrößernDiese zweite Tabelle zeigt Ihnen die Altersstruktur Ihrer Forderungen. In unserem Beispiel sind 35,1% der Zahlungen überfällig.

Eine Strategie entwickeln: Setzen Sie sich Bearbeitungsziele

Die Erkenntnisse, die Sie nun aus beiden Tabellen gewonnen haben, bestimmen nun die weitere Vorgehensweise.

Handelt es sich lediglich um eine Handvoll Kunden, dann steht jetzt im Vordergrund, für die Bearbeitung dieser Forderungen eine entsprechende Strategie zu entwickeln, die auf das persönliche Nachfassen bei diesen Einzelkunden setzt. Gerade bei hohen Forderungen hat sich der persönliche Kontakt zum Schuldner bewährt. (Wie Sie dabei am besten vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt „Reden statt schreiben“.)

„Frische“ Forderungen sind in der Regel schneller und einfacher beizutreiben als ältere. Deshalb sollten Sie von den ausgewählten Forderungen, die Sie zuerst bearbeiten wollen, zunächst die jüngsten anpacken. Je älter eine Forderung ist, umso größer ist in der Regel das Risiko, dass eine Forderung nicht mehr beitreibbar ist. (Die Übersicht liefert daher zusätzlich auch eine Grundlage für die Entscheidung, welche Wertberichtigungen am Ende des Geschäftsjahres notwendig werden.)

Um möglichst rasch aus dem Zahlungsengpass zu kommen, ist es in der Regel am sinnvollsten, mit den höchsten Forderungen zu beginnen und die Bearbeitung stufenweise hinunter bis zu den geringsten Forderungen fortzuführen.

Den schnellen Erfolg können Sie freilich nicht erwarten: Wenn Ihre Kunden die Forderungen bisher nicht beglichen haben, dann werden sie vermutlich den offenen Betrag selbst bei einer persönlichen Kontaktaufnahme nicht sofort und auch nicht in einem Betrag begleichen. Wie Sie sich am sinnvollsten auf die Verhandlungen mit Ihren säumigen Kunden vorbereiten, können Sie ebenfalls im Abschnitt „Reden statt schreiben“ nachlesen.

Arbeiten Sie Ihre Liste Schritt für Schritt ab. In dem einen oder anderen Fall werden Sie dann auch einmal rasch zum Ziel gelangen und schon bald einen Zahlungseingang auf Ihrem Konto feststellen können. Lassen Sie sich aber nicht entmutigen, wenn Sie einen Teil der Forderungen selbst nach intensiver Bearbeitung nicht beitreiben können. Vielleicht können Sie dann einen externen Dienstleister mit der Beitreibung der Forderungen beauftragen. Worauf Sie dabei achten sollten, können Sie im Abschnitt „Zahlungsverzögerungen durch die Einschaltung von Dienstleistern beheben“ nachlesen.

Systematische Forderungsbeitreibung: ein professionelles Forderungsmanagement einrichten

Wenn Sie nicht erst dann tätig werden wollen, wenn „das Kind in den Brunnen gefallen ist“, also hohe Forderungsausfälle und Zahlungsverzögerungen die Liquidität des Unternehmens gefährden, dann sollten Sie gleich von Beginn Ihrer Laufbahn als Selbstständige/r oder Unternehmer/in an die Weichen für eine effektive Forderungsbeitreibung stellen.

Das sagt sich natürlich leicht. Im Alltag sind dann doch wieder viele andere Dinge wichtiger, als lästigen Außenständen hinterherzulaufen. Ein entscheidender Faktor für Ihren Erfolg in der Forderungsbeitreibung ist deshalb neben dem nötigen Fachwissen vor allem Ihre Arbeitsorganisation.

Aufgabe: Die konkrete Umsetzung

Diese Aufgaben sollten Sie regelmäßig erledigen, als Teil des normalen Betriebsablaufes:

  • Erstellen Sie regelmäßig eine „offene Posten“-Liste, um den Überblick über die Außenstände zu behalten.

  • Pflegen Sie die Konten, nehmen Sie notwendige Umbuchungen zeitnah vor.

  • Erstellen und bearbeiten Sie regelmäßig eine Mahnvorschlagsliste.

  • Stellen Sie eindeutige Regeln für das Setzen von Mahnsperren auf.

  • Regeln Sie klar, unter welchen Voraussetzungen Sie Forderungen gegen insolvente Kunden zur Insolvenztabelle anmelden.

Sehen Sie für die Erledigung dieser Tätigkeiten feste Zeiten vor. Nur so können Sie dauerhaft erfolgreich in der Forderungsbeitreibung sein.

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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