Arbeitsentgelt sind alle laufenden und einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden. Es kann im Normalfall davon ausgegangen werden, dass alle steuerpflichtigen Einnahmen aus einer Beschäftigung auch Arbeitsentgelt darstellen.

Ob die Grenze von 400 Euro überschritten wird, hängt von der Höhe des "regelmäßigen" monatlichen Arbeitsentgelts ab. Dabei ist mindestens auf das Arbeitsentgelt abzustellen, auf das der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat (z. B. aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder einer Einzelabsprache); insoweit kommt es auf die Höhe des tatsächlich gezahlten Arbeitsentgelts nicht an. Ein arbeitsrechtlich zulässiger schriftlicher Verzicht auf künftig entstehende Arbeitsentgeltansprüche mindert das zu berücksichtigende Arbeitsentgelt.

Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermittelt sich abhängig von der Anzahl der Monate, für die eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt besteht, wobei maximal ein Jahreszeitraum (12 Monate) zugrunde zu legen ist. Dabei darf das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung 400 Euro nicht übersteigen (maximal 4800 Euro pro Jahr bei durchgehender mindestens 12 Monate dauernder Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt in jedem Monat). Steht bereits zu Beginn der Beschäftigung fest, dass diese nicht durchgehend für mindestens 12 Monate gegen Arbeitsentgelt besteht, ist die zulässige Arbeitsentgeltgrenze für den Gesamtzeitraum entsprechend zu reduzieren.

Die Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts ist vorausschauend bei Beginn der Beschäftigung bzw. erneut bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen vorzunehmen. Stellen Arbeitgeber aus abrechnungstechnischen Gründen stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres eine erneute vorausschauende Betrachtung zur Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts an, bestehen hiergegen keine Bedenken. Eine erstmalige vorausschauende Betrachtung für eine im Laufe eines Kalenderjahres aufgenommene Beschäftigung kann demnach zu Beginn des nächsten Kalenderjahres durch eine neue jährliche Betrachtung für dieses Kalenderjahr ersetzt werden.

Sofern eine Beschäftigung mit einem Arbeitsentgelt von mehr als 400 Euro im Monat durch die vertragliche Reduzierung der Arbeitszeit auf eine Beschäftigung mit einem Arbeitsentgelt bis zu 400 Euro im Monat umgestellt wird, ist der Beschäftigungsabschnitt ab dem Zeitpunkt der Arbeitszeitreduzierung bzw. für den Zeitraum der Arbeitszeitreduzierung getrennt zu beurteilen. Dies gilt auch bei einer Reduzierung der Arbeitszeit z. B. wegen einer Pflege- oder Elternzeit.

Einmalige Einnahmen, deren Gewährung mit hinreichender Sicherheit (z. B. aufgrund eines für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrags oder aufgrund Gewohnheitsrechts wegen betrieblicher Übung) mindestens einmal jährlich zu erwarten ist, sind bei der Ermittlung des Arbeitsentgelts zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber muss also insbesondere bei der Zahlung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld bereits im Laufe des Kalenderjahrs vorausblickend darauf achten, dass die 400-Euro-Grenze nicht überschritten wird. Die Regelung soll an einem Beispiel verdeutlicht werden.

Beispiel A

Eine Arbeitnehmerin arbeitet für ein monatliches Arbeitsentgelt von 380 Euro. Außerdem erhält sie jeweils im Dezember ein vertraglich zugesichertes Weihnachtsgeld in Höhe von 180 Euro. Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung maßgebendes Arbeitsentgelt:

Die 400-Euro-Grenze wird nicht überschritten. Es handelt sich deshalb um eine geringfügige versicherungsfreie Beschäftigung. Der Arbeitslohn für Dezember beträgt (380 Euro + 180 Euro =) 560 Euro. Hierfür hat der Arbeitgeber die Pauschalabgabe von 30 % zu zahlen (30 % von 560 Euro =) 168 Euro.

Wichtig ist bei der Berücksichtigung einmaliger Zuwendungen, dass es nicht auf den Anspruch, sondern auf den Zufluss ankommt. Denn nach § 22 Abs. 1 SGB IV gilt für einmalige Zuwendungen nicht das Entstehungsprinzip, sondern das Zuflussprinzip. Dieser bewussten Abkehr des Gesetzgebers vom Entstehungsprinzip bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt haben auch die Sozialversicherungsträger in den Geringfügigkeits-Richtlinien Rechnung getragen und bestimmt, dass ein tarifvertraglich bestehender Anspruch auf eine Sonderzahlung, auf die ausdrücklich verzichtet wird, auf das regelmäßige Arbeitsentgelt nicht anzurechnen ist, und zwar ungeachtet der arbeitsrechtlichen Zulässigkeit eines solchen Verzichts. Außerdem ist es unerheblich auf welcher arbeitsrechtlichen Grundlage der Entgeltanspruch beruht. Der Verzicht muss allerdings schriftlich festgelegt werden und kann nur für die Zukunft erfolgen.

Beispiel B

Eine Arbeitnehmerin arbeitet ab 1. Juli 2011 für ein monatliches Arbeitsentgelt von 400 Euro. Der für allgemein verbindlich erklärte Tarifvertrag sieht ein Weihnachtsgeld in Höhe eines Monatsgehalts vor. Die Arbeitnehmerin hat jedoch bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses am 1. Juli 2011 im Voraus auf das Weihnachtsgeld verzichtet. Obwohl dieser Verzicht arbeitsrechtlich unwirksam ist, handelt es sich um eine geringfügige versicherungsfreie Beschäftigung, weil die monatliche Entgeltgrenze von 400 Euro nicht überschritten wird. Der Arbeitgeber hat die Pauschalabgabe von 30 % zu zahlen.

Die Abkehr vom Entstehungsprinzip und die Anwendung des Zuflussprinzips gilt nach der ausdrücklichen gesetzlichen Regelung in § 22 Abs. 1 SGB IV nur für einmalige Zuwendungen. Für laufendes Arbeitsentgelt gilt weiterhin das Entstehungsprinzip und der Grundsatz, dass nur ein arbeitsrechtlich zulässiger schriftlicher Verzicht auf künftig entstehende Arbeitsentgeltansprüche das zu berücksichtigende Arbeitsentgelt mindert.