Die eigene Geschäftsausstattung entwickeln

Professionelle Geschäftsausstattung

Geschäftsausstattung "plus"

Neben den Bestandteilen der Geschäftsausstattung im klassischen Sinn gibt es noch eine ganze Menge gedruckte und elektronische Kommunikationshilfen, die auf die Optik der Geschäftsausstattung abgestimmt sein sollten, also dem "CD", dem Corporate Design, angepasst sein sollen.

Wenn Sie sich bereits vor der Produktion der klassischen Geschäftsausstattung darüber Gedanken machen, können Sie im Endeffekt viel Zeit und Budget sparen. Wenn Sie gleich alles zusammen im Paket gestalten und drucken lassen, ist es immer billiger.

Notizbeileger/Kurzbrief

Nicht immer macht es Sinn, wenn Sie Produkte oder Unterlagen verschicken, extra ein Anschreiben auf Briefpapier zu formulieren. Anstatt sich hierfür neben dem "wie gewünscht sende ich Ihnen" noch drei Phrasen mehr aus den Fingern zu saugen, damit das Blatt nicht jungfräulich weiß erscheint, wird es oft viel positiver aufgenommen, wenn Sie zwei, drei persönliche Worte in Handschrift beilegen. Dazu verwendet man im Idealfall ein Sonderformat, irgendwo zwischen einer DIN-A5 Seite und dem DIN-lang-Format. Das verwendete Papier sollte etwas dicker als normales Briefpapier sein.

Im Grunde genommen sind diese Notizbeileger eine Mischform aus Visitenkarte, Notizblock und Briefpapier.

Das mag etwas altbacken klingen, gerade weil wir tagtäglich nur noch mit dem PC schreiben und Emails versenden anstatt zu telefonieren, ist so etwas Persönliches, wie ein paar handgeschriebene Grußworte, eine willkommene Abwechslung.

Formularvordrucke (vom Faxdeckblatt bis zur Auftragsbestätigung)

Je nachdem welche Art von Dienstleistung Sie anbieten bzw. von Produkten die Sie verkaufen, werden Sie Ihr Briefpapier unterschiedlich vielfältig einsetzen können.

Als Freiberufler werden Sie Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz bis zur Rechnung auf Ihrem Briefpapier erledigen können.

Haben Sie aber z.B. einen Online-Shop und versenden eine entsprechend hohe Anzahl an Produkten, sollten Sie sich überlegen, Formularvorlagen vom Lieferschein über die Auftragsbestätigung bis hin zum Rechnungsformular zu entwickeln.

Formularvordrucke machen auch dann Sinn, wenn Sie, z.B. im Einzelhandel mit Laufkundschaft keine Zeit haben, etwas am PC zu verfassen und den Text auszudrucken. Dies trifft z.B. für Faxformulare zu. Sie versenden 2-3 Seiten, und füllen das Faxdeckblatt einfach manuell aus.
Es sieht natürlich viel schöner aus, wenn das Faxformular auf das Aussehen Ihrer sonstigen Geschäftskorrespondenzen abgestimmt ist. Zudem sieht es viel professioneller aus, als einfach "An Frau Maier" auf die erste Seite zu schreiben.

Auch wenn Sie Ihre Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt am PC ausfüllen und ausdrucken, sollten Sie sich gleich von Anfang an einheitliche Formularvorlagen erstellen oder erstellen lassen. Stimmen Sie diese auf Ihren Briefpapierentwurf ab.

Egal ob gedruckt, gefaxt oder per Email verschickt, mit einem professionellen und einheitlichen Auftritt mittels Ihrer Korrespondenz vermitteln Sie Ihrem Kunden die Professionalität Ihrer Unternehmung.

Alles auf einmal

Wenn Sie diese Formularvorlagen gleich am Anfang erstellen, schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:

1. Sie haben einheitliche Vorlagen für Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz.

2. Sie müssen sich dabei automatisch mit allen Standards und Vorgaben für Ihre Vorlagen beschäftigen. So kann es Ihnen nicht passieren, dass Sie wichtige Angaben vergessen, wie z.B. das Feld für die Rechnungsnummer oder die UID-Nummer auf Ihren Rechnungsvorlagen.

PDF-Downloads

Mittlerweile nutzen viele Kunden das Angebot bzw. die Möglichkeiten, Formulare, Broschüren, Informationsblätter, Newsletter usw. als pdfs aus dem Internet herunterzuladen.

Auch diese Dokumente sollten dem Aussehen Ihrer Geschäftsausstattung angepasst sein. Nutzen Sie auch diese Gelegenheit, vor allem dann, wenn Sie wie bei einem Newsletter einen regelmäßigen Kontakt aufbauen wollen und dabei mit Ihrem individuellen Firmenauftritt Präsenz zeigen können.

Aufkleber

Aufkleber und Etiketten erfahren eine höhere Aufmerksamkeit als man denkt. Beginnend bei Adressaufklebern auf dem Briefumschlag: Auch wenn die Postvorgaben wenig Freiraum für die Gestaltung lassen, kann eine kleine Absenderzeile in Firmenschrift mit Logo einen nachhaltigen Eindruck erzielen.

Aufkleber lassen sich vielfältig einsetzen um den Firmennamen, das Angebot und die wichtigsten Kontaktdaten regelmäßig in Erinnerung zu rufen. Sie funktionieren im Grunde genommen wie eine Visitenkarte.

Aufkleber sind vor allem für kleinere Unternehmen besonders praktisch, wenn das Budget für die Produktion von z.B. Präsentationsmappen, Versandtaschen, Klarsichthüllen usw. mit eigenem Logoaufdruck nicht vorhanden ist. Hier ist ein schön gestalteter, im Verhältnis wesentlich billigerer Aufkleber eine elegante Alternative.

Die Einsatzmöglichkeiten sind für jedes Unternehmen und jedes Angebot so vielfältig wie die Gestaltungsmöglichkeiten:

  • Im Einzelhandel: Der Sticker, der die Tragetasche an der Öffnung verschließt oder auf die Umverpackung geklebt wird.

  • Im Handwerk: z.B. als Reparatur-Siegel

  • Bei Dienstleistern: Aufkleber mit den Kontaktdaten als Visitenkartenersatz z.B. auf Unterlagen, Prospekten.

  • Bei Produktherstellern: Als Gütesiegel

Versandkartons

Auch Versandkartons sind gute Werbeträger -man darf nicht vergessen, wie viele Menschen diese auf ihrem Weg zum Empfänger sehen bzw. in die Hand nehmen.
Denken Sie nur selbst, wenn Sie auf Ihrer Postfiliale einen Berg Kartons sehen - welche können Sie zuordnen?
Neckermann, Quelle, Amazon und Co. kennen Sie, auch wenn Sie dort niemals selbst etwas bestellt haben.

Mit demselben Effekt können Sie auch arbeiten. Kennzeichnen Sie Ihre Versandkartons mit Ihrem Logo.
Je nach Budget können Sie Ihre Versandtaschen oder -kartons bedrucken lassen oder mit einer bedruckten, auffälligen Banderole versehen.

Schreibblocks

Gerade Dienstleister und Freiberufler haben noch mehr direkten, persönlichen Kundenkontakt. Nehmen Sie die Besprechungen, Messen und Konferenzen zum Anlass und geben Sie Ihrem Kunden Ihren persönlichen Notiz- bzw. Schreibblock.

Auch Verfechter des "papierlosen" Büros haben irgendwo ein "Fetzchen" Papier liegen, wo sie schnell ihre Gedanken aufzeichnen können oder eine Telefonnotiz verfassen.

Darum eignen sich Schreibblocks so gut, um nachhaltig und dauerhaft beim Kunden in Erinnerung zu bleiben.

Ob Sie einen auffällig bunten Post-it-Block oder einen edlen fadengehefteten Schreibblock auswählen, sollten Sie auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung abstimmen.

Beispiel:

Vom klassischen Schreibblock über den Collegeblock bis hin zum Zettelklotz

Give-Aways

Give-Aways sind ein verhältnismäßig kostengünstiges Mittel, um Ihren Kunden längerfristig in Erinnerung zu bleiben.

Geben Sie Ihren Kunden ein kleines "Dankeschön" für den Kauf, die Buchung oder den Auftrag mit. Suchen Sie dazu einen Gegenstand, der:

  • zu Ihrem Unternehmen passt. Ein Online-Shop für Handarbeitszubehör kann z.B. ein Logo-Maßband der Bestellung beilegen, zum Hot-Stone-Masseur würde eine Probe eines Entspannungsbads gut passen.

  • zu Ihren Kunden passt. Egal wie jung und kreativ Sie selbst sind, wenn Ihre Kunden z.B. vorrangig in der Zielgruppe 50+, oder Neu-Deutsch die "Best-Ager" zu finden sind, eignen sich zusammenlegbare Stoff-Frisbees nicht unbedingt als Give-Aways.

Give-Aways müssen gar nicht so spektakulär sein. Denken Sie daran, welche Give-Aways anderer Firmen Sie selbst des Öfteren in die Hand nehmen. Es sind immer noch die Klassiker: Kugelschreiber, Feuerzeuge, Einkaufstasche, Einkaufswagenchips, Taschenrechner, Mousepad oder einfach eine Tüte Gummibärchen.
Ein schönes Give-Away für Online-Anbieter sind auch gratis E-Cards. Sie werden gerne genutzt.

Beispiel:

Die Klassiker: verhältnismäßig günstig in der Produktion und kommen immer gut beim Kunden an.

Es gibt eine Unzahl von Werbemittelherstellern, die diese so genannten "Streuartikel" in jeder Menge und für jedes Budget herstellen und mit Ihrem Logo und der Adresse bedrucken. Stöbern Sie einfach einmal durch Kataloge. Eine gute Übersicht der Hersteller finden sie z.B. bei "Wer liefert was?".

Medien zur Customer Care

Nicht jedes Unternehmen leistet sich eine periodische Kundenzeitschrift. In vielen Fällen ist heute ein Newsletter praktischer und einfacher zu gestalten.
Er hat den Vorteil, dass Sie mit verhältnismäßig geringem Aufwand sehr kostengünstig auch kurzfristig Information versenden können.
Newsletter sind auch hinsichtlich ihres Umfangs sehr flexibel - Sie müssen nicht jedes Mal vier DIN-A4 Seiten füllen, sondern können immer so viel schreiben wie es möglich bzw. nötig ist.

Trotzdem mögen es viele Kunden noch immer lieber, wenn sie etwas Gedrucktes, etwas zum Anfassen als aktuelle Information bekommen.
Solche Kundeninformationen müssen gar nicht so aufwändig gestaltet sein, solange der Inhalt passt.
Die Kundeninformation kann ein einfaches Briefmailing sein, ein ein- oder mehrfach gefalteter Flyer bis hin zur mehrseitigen Kundenzeitung.

Optik abstimmen

Stimmen Sie die Optik dieser Kundeninformationen mit Ihrer Geschäftsausstattung ab. Überlegen sie, welche Bestandteile Ihrer "klassischen" Geschäftsausstattung (Briefpapier, Kuverts etc.) Sie dafür verwenden können und kalkulieren Sie dies für die Produktion mit ein.
Je höher das Druckvolumen innerhalb eines Druckauftrags ist, desto günstiger wird der Preis pro Stück!

Hauspost/Medien der internen Kommunikation

  • Wenn Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über Neuigkeiten, aktuelle Aufträge, den Projektstatus oder andere Internas informieren wollen, empfiehlt es sich, eine besondere Form der "Hauspost" zu gestalten.

  • Sie verleihen diesen wichtigen Informationen damit einen offiziellen Charakter und gewinnen wesentlich mehr Aufmerksamkeit, im Gegensatz zur Mitteilung per Email, einem einfachen Schriftsatz, Rundlauf oder Brief.

  • Es spricht nichts dagegen, hierzu das Briefpapier zu verwenden, ein Deckblatt mit Logo draufzulegen und die Informationen mit einem einfachen Schnellhefter gebunden weiterzuleiten.

Intern: Vom Türschild bis zur Klarsichtfolie

Haben Sie Kundenverkehr und mehrere Mitarbeiter in Ihrer Firma? Dann sollten Sie sich umsehen und überlegen, wo überall Sie noch Präsenz zeigen könnten:

  • Türschild: Der Name muss deutlich zu lesen sein, das Logo sollte ebenfalls groß und klar erkennbar sein.

  • Hinweisschilder: Sollten Sie einen Parkplatz für Ihre Kunden haben, nutzen Sie auch diesen als Werbefläche. "Reserviert für die Kunden der XY-Firma". Wenn Ihr Laden, die Werkstatt, das Büro oder die Produktionsstätte etwas abgelegen ist, leisten Sie sich ein Hinweisschild. Ihre Kunden danken es Ihnen und Sie zeigen zusätzlich Präsenz in Ihrer unmittelbaren Umgebung.

  • Namensschilder: Geben Sie jenen Mitarbeitern, die direkten Kundenkontakt haben, Namensschilder. Egal ob es Aufsteller für den Schreibtisch oder Pins für die Kleidung sind: Name, evtl. die Funktion und das Firmenlogo bzw. der Firmenname sollten darauf deutlich zu lesen sein.

  • Büromaterial: Klarsichtfolien, Heftmappen, Schnellhefter, Ringordner ... sehen Sie sich um - was nehmen Ihre Mitarbeiter täglich mehrfach in die Hand? Welche Bestandteile davon gehen auch an Ihre Kunden?
    Nutzen Sie auch diese Möglichkeiten um sich immer wieder in Erinnerung zu rufen. Das muss gar nicht aufwändig produziert werden, auch mit kleinem Budget können Sie Präsenz zeigen. Z.B. mit Ihrem Logo und Ihrer Adresse auf transparenten Aufklebern - diese können Sie sogar am eigenen Drucker ausdrucken.

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Über die Autorin:

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Elisabeth Karger-Posch ist Kommunikations-Wissenschaftlerin, begeisterte Empirikerin und bekennender Fan der Systemtheorie. Seit 1995 ist sie als Kommunikationsberaterin, Texterin und Journalistin tä ...

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