Professionelle Geschäftsbriefe schreiben: Ein Leitfaden fürs Büro

Mit vielen Beispielen für korrekte, klar formulierte und ansprechende Geschäftskorrespondenz

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Stand: 12. November 2009

Geschäftskorrespondenz lebt nicht nur vom Inhalt - auch die Form muss stimmen. Schließlich vermittelt jeder Brief, der im Namen des Unternehmens verschickt wird, ein bestimmtes Bild vom Unternehmen.

Damit dieses Bild positiv und professionell ausfällt, verraten wir Ihnen in diesem Leitfaden das, was Sie über formal korrekte Korrespondenz wissen sollten. Außerdem liefern wir Ihren Alternativen zu veralteten Formulierungen und zahlreiche Musterbriefe.

Genormte Geschäftsbriefe? Gedrechselter Stil? Nein: Einheitliche, ansprechend gestaltete, klar formulierte Geschäftpost! - Die DIN 5008 ist die Richtlinie für die Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung. Sie ist wohlgemerkt eine Richtlinie - kein Muss. Dennoch sollten Sie die DIN 5008 bzw. deren wichtigste Inhalte kennen. Viele ihrer Regeln sind nämlich sehr sinnvoll. Wenn Sie sich z.B. von der veralteten Gestaltung des Anschriftfeldes verabschieden und die Leerzeile zwischen Straßenname und Postleitzahl/Ort weglassen, hat das den Vorteil besserer Lesbarkeit bei der Post - und damit schnellere Zustellung.

Außerdem prägen diese Standards auch die Wahrnehmung durch den Leser. Wichtig ist, dass alle Ihre Briefe - egal von welchem Mitarbeiter geschrieben - ein einheitliches Format haben.

Bei der Formulierungsweise haben sich dagegen die straffen Etikette gelockert: Im Laufe der Jahre hat sich auch der Schreibstil der Geschäftskorrespondenz gewandelt, selbst für konservative Unternehmen oder Behörden. Die ehemals weitschweifigen Formulierungen sind einem selbstbewussten Stil und klarer Ausdrucksweise gewichen.

Dieser Leitfaden ist als Hilfe und Anleitung gedacht, die Ihnen auf dem Weg zu Ihrem eigenen Stil und zu professionell formatierten Geschäftsbriefen entscheidend weiterbringt.

Office-Geschäftsvorlagen: Geschäftsbrief, Angebot, Rechnung, Mahnung

Wenn Sie "auf die Schnelle" passende Office-Mustervorlagen mit kurzgefassten Hinweisen zur Geschäftskorrespondenz suchen, sind Sie hier richtig: Vier Office-Geschäftsvorlagen für den Sofortgebrauch.

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Punkt 6: Konjunktiv vermeiden:

"Falsch: Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen würden. Richtig: Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen."

Der Vorschlag ist leider auch nicht richtig. Das Problem ist leider schwer zu lösen. Ursprünglich lautete diese sehr gebräuchliche Formulierung: Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkämen. "käme" ist eine flektierte Form von "kommen" (1. oder 3. Person Singular Konjunktiv II Präteritum). Seit einigen Jahren hat sich die würde-Form auch bei starken Verben durchgesetzt.

Die Satzkonstruktion ist ein sogenannter Irrealis. Eigentlich beschreibt der Irrealis ein Bedingungsgefüge, dass man für irreal oder für nicht erfüllbar hält ("Wenn ich ein Vöglein wär', käm' ich zu dir"). In Geschäftsbriefen wurde diese Irrealis-Konstruktion benutzt, um dem Geschäftspartner zu signalisieren, dass man ihn auf keinen Fall bedrängen möchte. Wir kennen diese Höflichkeitsformeln noch: "Wären Sie vielleicht so freundlich ..."

Was ist zu tun? "Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkämen / kommen würden" ist RICHTIG! Aber: es klingt gestelzt, außerdem stört das "würde - würden". Es hilft alles nichts! Man muss wohl die alte Höflichkeitsfloskel aufgeben und geradeheraus sagen "Ich freue mich, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen."

Martin-Reinke@t-online.de

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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