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Professionelle Geschäftsbriefe schreiben: Ein Leitfaden fürs Büro

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Stand: 12. November 2009

Layout eines Briefs und Rechtliches

Anschriftfeld

Als Einleitung eine kleine Kostprobe. Schauen Sie sich diesen Musterbrief der - fiktiven - Maschinenfabrik Neubauer an den Berater Anton Obersteiner an:

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An der bereits sehr veralteten Gepflogenheit, zwischen Straße (bzw. Postfach) und Postleitzahl/Ort eine Leerzeile zu setzen, halten noch viele fest. Es gibt jedoch gute Gründe, der DIN 5008 zu folgen und auf diese Leerzeile zu verzichten:

  • Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen - so wie es heute bei der Post üblich ist - kann schneller erfolgen, wenn sie der DIN entsprechen.

  • Weder im übrigen Europa noch in anderen Ländern finden Sie im Anschriftfeld eine Leerzeile. Verzichten Sie ebenfalls darauf - passen Sie Ihren Brief dem internationalen Erscheinungsbild an und tragen zu einer vereinfachten Handhabung bei.

Das Anschriftfeld umfasst insgesamt 9 Zeilen und besteht aus:

  1. Zusatz- und Vermerkzone: Die Zusatz- und Vermerkzone besteht aus 3 Zeilen (bisher 2 Zeilen für postalische Vermerke). Durch die Mehrzeile wurde mehr Raum für Frankieraufdrucke (wie z.B. Stampit) geschaffen.

    Die Zusatz- und Vermerkzone ist vorgesehen für Vermerke wie "Nicht nachsenden", "Wenn unzustellbar, zurück" und Versendungsarten wie "Einschreiben" oder "Büchersendung". Der Vermerk "persönlich/vertraulich" ist auch möglich.

    Zusätze und Vermerke werden nicht unterstrichen und nicht durch Leerzeilen unterbrochen - also auch keine Leerzeile Zwischen Zusatz- und Vermerkzone und Anschriftzone. Wird nur ein Zusatz oder Vermerk genutzt, wird dieser in die 3. Zeile geschrieben. Ganz leer bleibt dieser Bereich, wenn kein Zusatz oder Vermerk erfolgen soll.

  2. Anschriftzone: Die Anschriftzone besteht aus 6 Zeilen (früher 7 Zeilen). Die Leerzeile zwischen Straßenname bzw. Postfach und Ort entfällt.

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Wenn durch elektronische Frankierung (z.B. Stampit) mehr Raum in der Zusatz- und Vermerkzone benötigt wird, kann die Schriftgröße in der Anschriftzone verkleinert werden (nicht unter 9 pt), damit die Gesamthöhe von 40 mm nicht überschritten wird.

Weitere Regeln bzw. Hinweise für das Anschriftfeld

  • Das Wort "Firma" wird nicht geschrieben, wenn aus dem Firmennamen klar hervorgeht, dass es sich um eine solche handelt (z.B. AG, GmbH).

    Beispiel: "AO Unternehmensberatung GmbH" und nicht "Firma AO Unternehmensberatung GmbH".

  • Schreiben Sie zuerst den Namen der Firma, darunter den Namen des Ansprechpartners. Bei umgekehrter Reihenfolge könnte der Brief für einen persönlichen Brief gehalten werden, der bei Abwesenheit des genannten Empfängers ungeöffnet bleibt.

  • Wenn Sie sichergehen wollen, dass ausschließlich eine bestimmte Person den Brief öffnet, sollten Sie die c/o-Version wählen. Dies ist eine abgekürzte Anweisung und bedeutet "care of" - der Brief soll ungeöffnet an die entsprechende Person weitergeleitet werden:

  • Ist der Brief für einen bestimmten Ansprechpartner - oder dessen Vertretung - bestimmt, wird der Name ohne den Zusatz "z. Hd." (zu Händen) genannt. Dieser Zusatz wird in der modernen Korrespondenz nicht mehr verwendet. Beispiel: "Herrn Michael Kramer" und nicht "z. Hd. Herrn Michael Kramer". Beachten Sie die Schreibweise "Herrn" nicht "Herr".

  • Falls der Empfänger Träger eines akademischen Titels (z.B. Prof., Dr., Dipl.-Ing.) ist, wird dieser in der Anschrift aufgeführt.

    Berufs- und Amtsbezeichnungen werden hinter die Anrede gesetzt, der Name folgt in der nächsten Zeile. Akademische Grade dagegen (wie z.B. "Dr.") werden dem Namen vorangestellt.

    Da "Professor" sowohl eine Berufsbezeichnung als auch ein akademischer Grad sein kann, war bisher unklar, ob "Professor" neben der Anrede oder vor dem Namen platziert wird. Die Änderung der DIN 5008 im Mai 2005 löst dieses Problem, denn nun wird "Professor" immer direkt vor den Namen gesetzt.

    Beispiele

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  • Ist der Vorname bekannt, wird dieser ausgeschrieben.

  • Nach Nennung des Namens kann die Funktion der Person folgen (ab dem Rang des Abteilungsleiters), z.B.

  • Postfachnummern werden von rechts beginnend zweistellig gegliedert (z.B. Postfach 1 23 45).

  • Früher wurde die Zeile "Straßenname" bzw. "Postfach" durch eine Leerzeile von Postleitzahl und Bestimmungsort abgesetzt. Die Änderung der DIN 5008 sieht diese Leerzeile nicht mehr vor. Grund hierfür ist die bessere maschinelle Lesbarkeit bei der Post ohne Leerzeile und die Anpassung des Anschriftfeldes an das internationale Erscheinungsbild. Außerdem entfiel die Leerzeile bereits vor der Überarbeitung der DIN 5008 automatisch, wenn ein Frankiersystem wie z.B. Stampit eingesetzt wurde.

  • Bereits seit 1993 werden in Deutschland fünfstellige Postleitzahlen verwendet. Die Angabe des Ortsteils nach der Stadt entfällt. Ortsteilnamen können jedoch, wenn sie einer einfacheren Zustellung dienen, in einer eigenen Zeile oberhalb der Angabe für ein Postfach oder Straße/Hausnummer vermerkt werden.

  • Achten Sie auf unterschiedliche Postleitzahlen bei Postfach und Hausadresse. Bei einem Standardbrief ist die Postfachadresse meist der schnellste Weg, während es bei Päckchen und Paketen die Hausadresse ist.

    Beispiel: Adresslayout für Inlandsbriefe

Sendungen ins Ausland

  • Zwischen Straße und Bestimmungsort wird keine Leerzeile gesetzt.

  • Schreiben Sie den Bestimmungsort in Großbuchstaben (PARIS).

  • Orts-, Straßennamen und Hausnummern werden in der im Empfängerland üblichen Form geschrieben (Beispiel MILANO nicht MAILAND).

  • Das Länderkürzel - z.B. CH für Schweiz - vor der Postleitzahl entfällt. Diese Angabe kann bei der automatischen Anschriftenerkennung zu Problemen führen, weil einige Länder als nationale Postleitzahlen eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben verwenden.

  • Die Angabe des Bestimmungslandes erfolgt in Großbuchstaben und in deutscher Sprache direkt unter - nicht durch eine Leerzeile getrennt - dem Bestimmungsort (Beispiel FRANKREICH nicht FRANCE).

    Beispiel: Adresslayout für Auslandsbriefe

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Über die Autorin:

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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