Beginnen Sie Ihren Brief mit einem kurzen Einleitungssatz - zum Kern kommen Sie im weiteren Absatz bzw. in den weiteren Absätzen.

• Ein "klassischer" Aufbau: am Anfang "danken", am Ende "freuen".

• Ab der zweiten Seite sind Folgeseiten nach DIN 5008 fortlaufend zu nummerieren.

• Schreiben Sie einzeilig, Absätze werden durch zusätzlich ½ Zeile Abstand oder durch eine weitere Leerzeile kenntlich gemacht.

• Bei sehr kurzen Briefen verhilft Ihnen die 1½-zeiligige Schreibweise zu einem besseren Gesamtbild. In der Praxis wird man seine Einstellungen der Textverarbeitung allerdings nicht ändern.

• Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart mit einer Schriftgröße nicht unter 11pt. (z.B. die Schriftarten Times New Roman 12pt und Arial 11pt).

• Formulieren Sie so, dass sich nach 4 bis 5 Zeilen ein neuer Absatz entsteht. Dem Empfänger wird hierdurch das Lesen erleichtert. Außerdem ergibt sich dadurch ein positives Gesamtbild.

• Rücken Sie Zahlen und Fakten wegen der Übersichtlichkeit ein.

• Zum Herausheben von Worten bietet sich die Fettschrift an, Unterstreichen wirkt optisch meist weniger gut. Zurückhaltender als Fettschrift ist die kursive Schreibweise. Auf keinen Fall mischen oder gar kombinieren!

Interpunktion

Interpunktion besteht nicht nur aus Punkt und Komma - dies sollten Sie sich zu Nutze machen:

• Durch Fragen sprechen Sie den Empfänger des Briefs direkt an und geben ihm die Möglichkeit, gedanklich, wie bei einem Dialog, zu antworten. Sie binden den Empfänger ein, bringen seine Gedanken in Gang und erhöhen seine Aufmerksamkeit.

• Ausrufezeichen betonen und verdeutlichen wichtige Elemente.

• Der Doppelpunkt ist wirksam bei Zusammenfassungen oder Schlussfolgerungen.

• Der Gedankenstrich ist meist zu ersetzen durch ein Komma, hebt den Text jedoch bedeutend wirksamer hervor. Es ist ratsam, ihn bei Nebensätzen einzusetzen, die keine Nebensache sind.

• Weitschweifige Erklärungen werden durch den Einsatz von Klammern übersichtlicher und verständlicher. Die zu erklärenden Nebenaussagen sind für den Empfänger als solche zu erkennen. Ein Satz dessen Inhalt ohne Klammern erst nach mehrfachem Lesen verständlich wird, wird dadurch schon beim ersten Lesen deutlich.