Die Standard-Schlussformulierung lautet "Mit freundlichem Gruß" oder "Mit freundlichen Grüßen" (Alternativen hierzu finden Sie im Kapitel 2 unter der Überschrift Grußformel).

• Formeln wie "Hochachtungsvoll" sind veraltet. Sie werden teilweise sogar eingesetzt, um Missachtung zum Ausdruck zu bringen.

• Unter der handschriftlichen Unterschrift sollte Ihr Vor- und Nachname gedruckt stehen. Die Nennung des Vornamens ist nicht nur persönlicher, sondern gibt dem Empfänger im Zweifelsfall Aufschluss darüber, wie er Sie in einem Antwortschreiben anzusprechen hat (Frau oder Herr).

• Während ein Diplom-Ingenieur seinen akademischen Grad in der Unterschrift nicht erwähnt, unterschreibt ein Titelträger mit Titel (Prof. oder Dr.).

• Unter dem gedruckten Vor- und Nachnamen kann die Position des Unterzeichners ohne Leerzeile aufgeführt werden.

  

Unterschriftenregelung

Hier gelten eine Reihe gesetzlicher Vorschriften sowie die internen Regelungen, die die Geschäftsleitung mit den Mitarbeitern vereinbart. Entgegen häufiger Annahme ist es nicht selbstverständlich, dass jeder Mitarbeiter Briefe unterzeichnen darf. Informieren Sie sich, ob in Ihrem Unternehmen eine Unterschriftenregelung existiert oder lassen Sie sich Ihren persönlichen Handlungsspielraum schriftlich bestätigen.

Für Angebote, bei denen es häufig um große Summen geht, ist Folgendes für eine respektive gängige Praxis vorgeschrieben:

• Briefe müssen immer von zwei Mitarbeitern unterschrieben werden, nur der Geschäftsführer und der Inhaber dürfen allein unterschreiben. Der Ranghöhere wird links platziert, der Rangniedrigere rechts. Haben beide Unterzeichner die gleiche Vollmacht, unterzeichnet der für den Inhalt Verantwortliche links.

• Der Mangel oder das Fehlen der Vertretungsbefugnis in Form eines Unterschriftenzusatzes kann Rechtsgeschäfte in Frage stellen oder zu Unsicherheiten beim Empfänger führen. Für die Unterschriftszusätze gelten folgende Regelungen:

  

• Prokura: Laut § 51 HGB muss ein Prokurist mit handschriftlichem Zusatz "ppa." mit seinem Namen unterzeichnen. Die gedruckte Version unter der handschriftlichen kann den Zusatz "ppa." enthalten. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

• Bei den Unterschriftenvollmachten "i. V." und "i. A." kann der Zusatz handschriftlich und/oder in gedruckter Version erfolgen. Die Handlungsvollmacht (i. V.) wird vom Unternehmen formell und schriftlich erteilt. Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und veröffentlicht.

  

Unterschrift des Briefs in Abwesenheit

Die Schreibweise "nach Diktat verreist" ist in der modernen Korrespondenz nicht mehr üblich. Inzwischen findet man Tendenzen zu folgender Schreibweise: