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Professionelle Geschäftsbriefe schreiben: Ein Leitfaden fürs Büro

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Stand: 12. November 2009

Muss ein Geschäftsbrief DIN-gerecht sein? Wie weit ist es sinnvoll, sich an die Formvorgaben zu halten?

Dieser Leitfaden orientiert sich weitgehend an den einschlägigen DIN-Normen. Deren Einhaltung ist freilich keine Pflicht.

Grundsätzlich gilt für alle Branchen: Wie Sie Ihre Korrespondenz gestalten, ist allein Ihre Sache. Theoretisch können Sie Ihre Briefe in Spiegelschrift und Telegrammstil auf Butterbrotpapier schreiben. Wer will Ihnen das verbieten? Die Frage ist, wie das bei Ihren Kunden oder Geschäftspartnern ankommt und ob es zweckmäßig ist.

Welche Norm ist für Geschäftsbriefe wichtig?

Die DIN 5008 formuliert die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Verstehen Sie hier das Wort "Regel" nicht falsch, sie ist als Empfehlung zu sehen - nicht als Muss.

Bei ihrer letzten Überarbeitung in 2011 wurde die ehemals zusätzlich geltende DIN 676 - Gestaltungsnorm für Geschäftsbriefe, die das Briefbogen-Layout vorgab - integriert.

Die Norm wird vom Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA "Textverarbeitung" (NIA-03-01) festgelegt, der mit Diktier-, Schreib- und Gestaltungsregeln sowie der alphabetischen Ordnung befasst ist. Weiteres Thema des Ausschusses ist die Gestaltung von Briefvorlagen und Briefvordrucken für geschäftliche Zwecke. Die erarbeiteten Regeln setzen den Schriftzeichenbestand der Normen für alphanumerische Tastaturen voraus.

Die DIN 5008 soll als Hilfestellung dienen, einen Text lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Sie regelt nicht, was, sondern wie etwas geschrieben werden soll.

Ein Beispiel ist die Zahlengliederung bei der Schreibweise der Bankleitzahl. Im nationalen Schriftverkehr ist der DIN 5009 gemäß "BLZ" voranstellen, dann von links nach rechts beginnend die Ziffern in der Form "zweimal Dreiergruppe, einmal Zweiergruppe": BLZ 303 512 20

Sinn dieser Gliederung ist, dass kleine Zahlengruppen leichter zu lesen sind, als lange Zahlenreihen. Es wäre doch ärgerlich, wenn ein Kunde wegen einer fehlenden Gliederung die falsche Bankleitzahl auf seinem Überweisungsträger einträgt und Sie dadurch verspätet zu Ihrem Geld kommen.

Manchmal ist es sinnvoll, sich nicht an die Empfehlung der DIN 5008 zu halten. Werden die Kontodaten z. B. per E-Mail übermittelt, würden die meisten bei einer Überweisung per Online-Banking die Zahlen nicht abtippen, sondern per copy & paste übernehmen. Hierbei wäre eine durch Leerzeichen getrennte Bankleitzahl eher hinderlich, denn die Programme der Online-Banken akzeptieren keine Leerzeichen. Das Programm würde in diesem Fall die letzen beiden Zahlen "abschneiden" und eine Fehlermeldung auslösen. Die Schreibweise der Bankleitzahl als zusammenhängende Zahlenreihe 30351220 hingegen könnte problemlos kopiert und im Online-Formular der Bank eingefügt werden.

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Triftige Gründe für die Einhaltung einer (DIN-)Norm

Nur wenige Unternehmen halten sich strikt an die DIN 5008, denn Briefe werden nicht nur von Sekretärinnen geschrieben, die sich mit dem Regelwerk auseinandergesetzt haben. Trotzdem achten Unternehmen darauf, dass Briefe, auch wenn sie von unterschiedlichen Personen geschrieben wurden, ein einheitliches und allgemein übliches Erscheinungsbild aufweisen. Gründe hierfür sind:

  • Corporate Identity (Unternehmensidentität/Firmenimage)

    Durch die einheitliche Gestaltung der Korrespondenz wird die unverwechselbare Persönlichkeit eines Unternehmens gestärkt.

    Dies ist für große als auch für kleine Unternehmen gleichermaßen wichtig. Auch der Kunde eines Ein-Mann-Betriebes gewöhnt sich an die Aufmachung Ihrer Briefe. Ein von der neuen Aushilfe verschickter Brief in völlig anderem Stil würde den Kunden unnötig irritieren und Assoziationen auslösen wie "da geht's drunter und drüber", "da macht jeder, was er will", "hat der Inhaber gewechselt?", "das scheint ja ein schöner Tante-Emma-Laden zu sein, ob ich da gut aufgehoben bin?".

  • Akzeptanz

    Briefe in abenteuerlichem "Outfit" einer Eigenkomposition landen oft ungelesen im Papierkorb, geschäftliche Angebote werden nicht ernst genommen, Bewerbungen abgelehnt usw.

  • Schnellere Zustellung

    Nachdem Sie einen Brief in den Kasten geworfen haben, wird er in ein Briefzentrum der Post gebracht. Dort werden Briefe von Hochleistungsscannern sortiert. Ein Brief mit einem Adressfeld nach DIN 5008 bereitet dem Scanner keine Probleme und wird vollautomatisch in die richtige Richtung dirigiert. Wird ein anderes Format im Adressfeld benutzt, muss Ihr Brief von Hand verlesen werden, was zu einer Verzögerung bei der Zustellung führen kann.

    Auch bei einem Brief mit fehlender Betreffzeile kann es zu einer Verzögerung bei der Zustellung kommen. Er läuft z. B. größere Gefahr, dass er in der Poststelle des Empfängers an die falsche Abteilung weitergeleitet wird.

  • Lesefreundlichkeit
    Ein übersichtlich gegliederter Brief findet beim Leser Anklang, während ein unübersichtlicher Brief eher Stirnrunzeln und Unwille auslöst.

    Platzieren Sie die einzelnen Elemente dort, wo sie der Leser erwartet. Rätsel raten beim Lesen löst beim Empfänger keine Freude aus. Z. B. schweift der Blick des Lesers bei der Suche nach dem Datum automatisch an den rechten, oberen Blattrand. Verstecken Sie das Datum also nicht an ganz anderer Stelle.

Die Macher der DIN 5008 sind durch Erfahrungen aus der Praxis zu ihren Empfehlungen gelangt. Wenn Sie die wesentlichen Punkte der Norm berücksichtigen, ist gegen eigene Schreib- und Gestaltungsregeln nichts einzuwenden.

Pflichtangaben

Es gibt jedoch gesetzliche Vorschriften zu Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz von bestimmten Unternehmen - und zwar bei bei Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften von Angehörigen freier Berufe sowie eingetragenen Kaufleuten. Diese müssen folgende Angaben machen:

  • den Namen des Unternehmers bzw. des Geschäftsführers bzw. des Vorstandsvorsitzenden oder Aufsichtsratsvorsitzenden,

  • die Firma und den Rechtsformzusatz,

  • den Sitz des Unternehmens (eine "ladungsfähige" Anschrift),

  • Handelsregisternummer und zuständiges Handelsregister.

Für Kleinunternehmer und Nicht-Kaufleute gelten diese Vorschriften nicht - obwohl auch dort entsprechende Angaben zum guten Ton gehören. Mehr zu diesem Thema finden Sie im Beitrag "Geschäftsangaben-Pflicht für geschäftliche E-Mails". Außerdem von Interesse in diesem Zusammenhang ist eventuell unser Artikel "Firma und Geschäftsbezeichnung: Namensrecht für kleinere Unternehmen und Selbstständige".

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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