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Professionelle Geschäftsbriefe schreiben: Ein Leitfaden fürs Büro

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Stand: 12. November 2009

Inhaltliche Gestaltung des Briefs

Textformulierung

  1. Positive Ausdrucksweise: Vermeiden Sie negative Wörter wie "leider" oder "bedauern".

    Negativbeispiel: Leider können wir Ihnen keinen Preisnachlass gewähren, weil unsere Preise bereits knapp kalkuliert sind.

    Besser: Unsere bereits knapp kalkulierten Preise lassen keinen weiteren Preisnachlass zu.

    Negativbeispiel: Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass die Ware erst in der 36. KW geliefert werden kann.

    Besser: Die Lieferung der Ware erfolgt in der 36. KW. Negativbeispiel: Wir sind stets bemüht, unsere Kunden zufrieden zu stellen, deshalb ... Besser: Kundenzufriedenheit ist uns wichtig, deshalb ...

  2. Wir-Form: Ein Geschäftsbrief wird von einem Mitarbeiter im Namen des Unternehmens geschrieben. Deshalb wird in der Wir-Form geschrieben. Allerdings wirkt diese Form sehr unpersönlich. Deshalb sollte man das "wir" an geeigneten Stellen durch andere Formulierungen ersetzen.

    Negativbeispiel: Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die Ware bereits in der 36. KW geliefert werden kann.

    Besser: Gute Nachrichten für Sie: Die Ware ist bereits in der 36. KW lieferbar!

  3. Schachtelsätze vermeiden: Vermeiden Sie Schachtelsätze, denn Sie ergeben meist nur ein "logisches Durcheinander". Die meisten Schachtelsätze können in einzeln aneinander gereihte, eigenständige Sätze unterteilt werden.

  4. Nominalstil vermeiden: Beim Nominalstil werden viele Substantive und substantivierte Verben verwendet. Aus Sätzen werden Satzkonstruktionen, die hölzern und amtlich steif wirken.

    Negativ: Herr Bauer steht Ihnen für die Beantwortung Ihrer Fragen gern zur Verfügung.

    Besser: Herr Bauer wird Ihnen Ihre Fragen gern beantworten.

  5. Formulierungen im Passiv vermeiden: Während ein im Passiv geschriebener Satz eher nach müdem Amtsdeutsch klingt, verleihen Sie ihm durch das Aktiv eine dynamische und persönliche Note.

    Negativbeispiel: Bei unserem letzten Treffen wurde Ihnen unser neues Produkt vorgestellt.

    Besser: Bei unserem letzten Treffen stellten wir Ihnen unser neues Produkt vor.

    Negativbeispiel: Wir weisen darauf hin, dass die Ware in der 36. KW geliefert werden kann.

    Besser: Die Ware wird in der 36. KW geliefert.

  6. Konjunktiv vermeiden: Mit Ihrem Brief möchten Sie zum einen eine Aussage transportieren und zum anderen die Aufmerksamkeit des Lesers gewinnen. Zögernde Formulierungen lösen Skepsis und Misstrauen aus. Aus diesem Grund sollten Sie den Konjunktiv (Möglichkeitsform) vermeiden und sich für eine klare und selbstbewusste Ausdrucksweise entscheiden. Reduzieren Sie Worte wie: wenn, würde, könnten, wären, würden, möchten.

    Negativbeispiel: Würden Sie uns bitte informieren, wenn Sie mit unserem Vorschlag einverstanden sind?

    Besser: Informieren Sie uns bitte, wenn Sie mit unserem Vorschlag einverstanden sind.

    Der Schlusssatz des Briefes wird häufig durch die Verwendung des Konjunktivs mit "würde" gebildet. Einer der häufigsten Fehler ist die Verwendung des Wortes "würde", nachdem mit "wenn" eingeleitet wurde.

    Falsch: Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen würden.

    Richtig: Ich würde mich freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen.

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Über die Autorin:

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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