Die Praxis zeigt: Briefe rutschen häufig ins "Bürokratendeutsch" ab. Unsere Negativliste zeigt Floskeln, die wir täglich erleben - sie sind uns vertraut, wir lesen über sie hinweg. Dennoch zeichnen sie ein Bild des Absenders, das dieser so vermutlich nicht erzeugen wollte.

Die Negativliste ließe sich - leider - problemlos erweitern. Die Beispiele im Kapitel 4 zeigen, wie Sie diese Formulierungen "großräumig" umgehen.

Hier einige Beispiele:

Ebenso problematisch sind betuliche oder gar devote Formulierungen. Denken Sie daran: Nur wenn Sie selbstbewusst auftreten, haben Sie die Chance, dass man Sie als Geschäftspartner ernst nimmt.

Es geht auch anders, wie die Beispiele zu den "kritischen" Passagen von Anrede, Anfang und Schluss zeigen. Dabei wirkt es immer positiv, wenn Sie den ganz spezifischen/individuellen Bezug zu Ihrem Gegenüber herstellen.

Also: " ... haben wir entsprechend Ihren Wünschen nach einem großen Produktionsdurchsatz erstellt ..." ist besser als " ... haben wir entsprechend Ihren Wünschen erstellt..."

Anrede

Sie wird mit einem Abstand von zwei Leerzeilen zum Betreff platziert. Klassisch: "Sehr geehrter Herr Dr. Obersteiner". In der Praxis erleben wir Alternativen:

• Guten Tag, sehr geehrter Herr Dr. Obersteiner, ...

• Guten Tag, Herr Dr. Obersteiner, ...

• Persönliche Beziehung ist auch im Geschäftsleben nicht verboten:

  Lieber Herr Dr. Obersteiner, ...

• Ein klares Bekenntnis: der Verfasser stammt aus Bayern:

  Grüß Gott, Herr Dr. Obersteiner, ...

Briefanfang

Klassisch ist es, sich am Anfang des Briefes zu bedanken und am Ende zu freuen.

Beispiele für einen Briefanfang:

• klassisch:

  ... haben Sie vielen Dank für Ihre schriftliche Anfrage vom 17.02.2005 ...

• Aber auch Freude am Anfang ist nicht verboten:

  ... wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der Maschinenfabrik Neubauer (auch: unseres Unternehmens) im Bereich der Drucklufttechnik setzen. Unser Angebot für Sie: ...

• Ein wenig "frischwärts":

  ... Sie hatten um schnelle Zusendung eines Angebotes gebeten. Versprochen ist versprochen...

• Mit individuellem Bezug:

  ... wir haben für Sie ein Angebot erstellt, das Ihren persönlichen Wünschen und den Anforderungen aus Ihrem Arbeitsablauf in Ihrer Montagehalle entspricht ...

  ... das Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen nach einem großen Produktionsdurchsatz erstellt.

• Gemeinsames Arbeiten verbindet und Sie holen den Kunden ins Boot:

  ... für Ihre detaillierte Information und die Anregungen während unseres Gesprächs am 01.06.2005 möchten wir uns bedanken. Wir haben dadurch bei unserem Termin alle Fragen geklärt und können Ihnen heute das Angebot übergeben das genau auf Ihre Fertigungskapazität und die Taktrate an den beiden Montagestraßen abgestimmt ist ...

• Mit ein wenig Augenzwinkern:

  ... wir freuen uns über den Erfolg Ihres Unternehmens, der die Investition in eine weitere Transferstraße notwendig macht ...

Briefschluss

Es stehen zahlreiche Varianten zur Verfügung, wie Sie Ihren Brief beenden könnten: freundliche, höfliche oder auch "muntere" Formulierungen - ganz abhängig vom Image, das Sie für Ihr Unternehmen transportieren möchten. Entscheidend ist hier auch die persönliche Nähe zu Ihrem Gegenüber, die bereits besteht, die Sie festigen oder aufbauen möchten.

Beispiele für den Briefschluss:

• selbstbewusst:

  ... Prüfen Sie unser Angebot, wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen.

• Evtl. hart an der Grenze zur "Schleimspur":

  ... Sie können sicher sein: Ihr Auftrag erreicht erfahrene und aufmerksame Fachleute. Wir liefern und montieren nicht nur zuverlässig, sondern beraten Sie auch in allen Fragen des Einsatzes.

• Bereits zu devot?

  ... Ihr bisheriges Vertrauen ist für uns eine Verpflichtung.

• Kombination aus Selbstbewusstsein und Aufbau von Entscheidungsdruck:

  ... Wir danken für Ihr bisheriges Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Bei einer Bestellung bis zum 19.04.2005 werden wir auch die dann dritte Strahlanlage termingerecht zur Umstellung Ihrer Modellreihe im August installieren.

• Klassisch:

  ... Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und freuen uns, bald von Ihnen zu hören.

• Klassisch und zeigt dabei Dynamik im Unternehmen (weil auch per Handy: stets für Kunden erreichbar!):

  ... Sollten Sie Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an. Herr Rosenthal steht Ihnen unter Tel. 040 1234-567 oder auch mobil über 0172 2342538 zur Verfügung.

• Technische Klarheit weist den Weg zur ebenfalls reibungslosen Abwicklung:

  ... Mit unserem Produktmanager, Herr Rosenthal, können Sie am besten die technischen Details besprechen. Sie erreichen ihn unter Tel. 040 1234-567 oder auch mobil über 0172 2342538.

• Schlüssig, allerdings wittert der Kunde zu Recht erhebliches Rabattpotenzial:

  Für unsere neue Baureihe 2366 möchten wir Sie gerne als Pilotkunden gewinnen. Was halten Sie von einer entsprechenden Vereinbarung, bei der wir Ihnen insbesondere bevorzugten Service bieten? Unsere Referenzkunden sollen bei Ihnen eine durchgehend reibungslos laufende Maschine erleben.

• Angekündigte Anrufe reduzieren das Gefühl, "belagert" zu werden:

  Die noch offenen Punkte würde ich gerne mit Ihnen in einem Telefonat klären. Darf ich mich Montagnachmittag hierzu bei Ihnen melden?

• Nicht Novembertauglich:

  Mit besten Wünschen für ein sonniges Wochenende ...

Grußformel

Die Standard-Schlussformulierung lautet "Mit freundlichen Grüßen". In der modernen Korrespondenz finden wir Alternativen.

Beispiele für Grußformulierungen:

• Freundliche Grüße nach Ingolstadt

• Mit freundlichen Grüßen aus Düsseldorf

• Es grüßt Sie freundlich nach Ingolstadt

• Beste Grüße aus Düsseldorf

• Mit guten Wünschen für ein angenehmes Wochenende

• Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen

• Mit herzlichen Grüßen aus dem Spessart

• Herzliche Grüße und ein schönes Wochenende

• Bis dahin grüßt Sie herzlich