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Professionelle Geschäftsbriefe schreiben: Ein Leitfaden fürs Büro

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Stand: 12. November 2009

Inhaltliche Gestaltung des Briefs

Umsetzung in die Praxis

Die Praxis zeigt: Briefe rutschen häufig ins "Bürokratendeutsch" ab. Unsere Negativliste zeigt Floskeln, die wir täglich erleben - sie sind uns vertraut, wir lesen über sie hinweg. Dennoch zeichnen sie ein Bild des Absenders, das dieser so vermutlich nicht erzeugen wollte.

Die Negativliste ließe sich - leider - problemlos erweitern. Die Beispiele im Kapitel 4 zeigen, wie Sie diese Formulierungen "großräumig" umgehen.

Hier einige Beispiele:

Negativ

Besser

"Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom ..."

"Mit Bezug auf Ihre Anfrage vom ..."

"Haben Sie vielen Dank für Ihre Anfrage vom ..."

"Vielen Dank für Ihre Anfrage."

"Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Holzbearbeitungsmaschinen interessieren."

"Vielen Dank für Ihre Stellungnahme zu unserem Vorschlag, das Bedienpult an der linken Seite anzubringen."

"Sie riefen uns in der vergangenen Woche an und äußerten den Wunsch, in unserem Wartungsvertrag die Intervalle zu verlängern. Wir haben ..."

"Gleich nach unserem Telefonat haben wir die gewünschte Information zur Bahnüberwachung bei hohen Geschwindigkeiten zusammengestellt."

"Wir haben Ihre Wünsche und Anforderungen nach einer besonders hohen Präzision beim Aufschrumpfen berücksichtigt und bieten Ihnen an:"

"beigefügt/beiliegend/anliegend erhalten Sie ..."

"In der Anlage finden Sie ..."

"In der Anlage überreichen wir Ihnen wunschgemäß ..."

"anbei senden wir Ihnen ..."

"wunschgemäß übersenden wir Ihnen ..."

"Die mitgeschickten Unterlagen zeigen Ihnen, wie ..."

"Das Informationsmaterial zu unserem Lieferprogramm an Kreuzhubdüsen habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt."

"Ihr Schreiben vom ..."

"Mit Bezug auf ..."

"Wir bestätigen den Erhalt Ihres Schreibens zu unserer jüngsten Referenzinstallation vom ..."

"Unter Bezugnahme auf Ihr o. g. Schreiben ..."

Wiederholen des Bezugs:

"Sie haben uns um Zusendung von Information zu unserer jüngsten Referenzinstallation in China gebeten."

"Zunächst bedanken wir uns für Ihr Schreiben vom 17.11., in dem Sie ..."

"Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung."

"Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Herrn Jakobson unter 089 123-456 an - er hilft Ihnen gerne weiter."

"Sollten Sie spezielle Fragen haben, rufen Sie uns an. Herr Jakobson berät Sie gerne und unverbindlich."

Ebenso problematisch sind betuliche oder gar devote Formulierungen. Denken Sie daran: Nur wenn Sie selbstbewusst auftreten, haben Sie die Chance, dass man Sie als Geschäftspartner ernst nimmt.

Es geht auch anders, wie die Beispiele zu den "kritischen" Passagen von Anrede, Anfang und Schluss zeigen. Dabei wirkt es immer positiv, wenn Sie den ganz spezifischen/individuellen Bezug zu Ihrem Gegenüber herstellen.

Also: " ... haben wir entsprechend Ihren Wünschen nach einem großen Produktionsdurchsatz erstellt ..." ist besser als " ... haben wir entsprechend Ihren Wünschen erstellt..."

Anrede

Sie wird mit einem Abstand von zwei Leerzeilen zum Betreff platziert. Klassisch: "Sehr geehrter Herr Dr. Obersteiner". In der Praxis erleben wir Alternativen:

  • Guten Tag, sehr geehrter Herr Dr. Obersteiner, ...

  • Guten Tag, Herr Dr. Obersteiner, ...

  • Persönliche Beziehung ist auch im Geschäftsleben nicht verboten:

    Lieber Herr Dr. Obersteiner, ...

  • Ein klares Bekenntnis: der Verfasser stammt aus Bayern:

    Grüß Gott, Herr Dr. Obersteiner, ...

Briefanfang

Klassisch ist es, sich am Anfang des Briefes zu bedanken und am Ende zu freuen.

Beispiele für einen Briefanfang:

  • klassisch:

    ... haben Sie vielen Dank für Ihre schriftliche Anfrage vom 17.02.2005 ...

  • Aber auch Freude am Anfang ist nicht verboten:

    ... wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der Maschinenfabrik Neubauer (auch: unseres Unternehmens) im Bereich der Drucklufttechnik setzen. Unser Angebot für Sie: ...

  • Ein wenig "frischwärts":

    ... Sie hatten um schnelle Zusendung eines Angebotes gebeten. Versprochen ist versprochen...

  • Mit individuellem Bezug:

    ... wir haben für Sie ein Angebot erstellt, das Ihren persönlichen Wünschen und den Anforderungen aus Ihrem Arbeitsablauf in Ihrer Montagehalle entspricht...

    ... das Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen nach einem großen Produktionsdurchsatz erstellt.

  • Gemeinsames Arbeiten verbindet und Sie holen den Kunden ins Boot:

    ... für Ihre detaillierte Information und die Anregungen während unseres Gesprächs am 01.06.2012 möchten wir uns bedanken. Wir haben dadurch bei unserem Termin alle Fragen geklärt und können Ihnen heute das Angebot übergeben, das genau auf Ihre Fertigungskapazität und die Taktrate an den beiden Montagestraßen abgestimmt ist...

  • Mit ein wenig Augenzwinkern:

    ... wir freuen uns über den Erfolg Ihres Unternehmens, der die Investition in eine weitere Transferstraße notwendig macht...

Briefschluss

Es stehen zahlreiche Varianten zur Verfügung, wie Sie Ihren Brief beenden könnten: freundliche, höfliche oder auch "muntere" Formulierungen - ganz abhängig vom Image, das Sie für Ihr Unternehmen transportieren möchten. Entscheidend ist hier auch die persönliche Nähe zu Ihrem Gegenüber, die bereits besteht, die Sie festigen oder aufbauen möchten.

Beispiele für den Briefschluss:

  • selbstbewusst:

    ... Prüfen Sie unser Angebot, wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen.

  • Evtl. hart an der Grenze zur "Schleimspur":

    ... Sie können sicher sein: Ihr Auftrag erreicht erfahrene und aufmerksame Fachleute. Wir liefern und montieren nicht nur zuverlässig, sondern beraten Sie auch in allen Fragen des Einsatzes.

  • Bereits zu devot?

    ... Ihr bisheriges Vertrauen ist für uns eine Verpflichtung.

  • Kombination aus Selbstbewusstsein und Aufbau von Entscheidungsdruck:

    ... Wir danken für Ihr bisheriges Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Bei einer Bestellung bis zum 19.09.2012 werden wir auch die dann dritte Strahlanlage termingerecht zur Umstellung Ihrer Modellreihe im Oktober installieren.

  • Klassisch:

    ... Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und freuen uns, bald von Ihnen zu hören.

  • Klassisch und zeigt dabei Dynamik im Unternehmen (weil auch per Handy: stets für Kunden erreichbar!):

    ... Sollten Sie Fragen oder Wünsche haben, rufen Sie uns an. Herr Rosenthal steht Ihnen unter Tel. 040 1234-567 oder auch mobil über 0172 2342538 zur Verfügung.

  • Technische Klarheit weist den Weg zur ebenfalls reibungslosen Abwicklung:

    ... Mit unserem Produktmanager, Herr Rosenthal, können Sie am besten die technischen Details besprechen. Sie erreichen ihn unter Tel. 040 1234-567 oder auch mobil über 0172 2342538.

  • Schlüssig, allerdings wittert der Kunde zu Recht erhebliches Rabattpotenzial:

    Für unsere neue Baureihe 2366 möchten wir Sie gerne als Pilotkunden gewinnen. Was halten Sie von einer entsprechenden Vereinbarung, bei der wir Ihnen insbesondere bevorzugten Service bieten? Unsere Referenzkunden sollen bei Ihnen eine durchgehend reibungslos laufende Maschine erleben.

  • Angekündigte Anrufe reduzieren das Gefühl, "belagert" zu werden:

    Die noch offenen Punkte würde ich gerne mit Ihnen in einem Telefonat klären. Darf ich mich Montagnachmittag hierzu bei Ihnen melden?

  • Nicht Novembertauglich:

    Mit besten Wünschen für ein sonniges Wochenende ...

Höflichkeit mit Folgen

Der Satz am Ende eines Briefes "Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung" kann fatale Folgen haben.

So endete ein einer Lieferung von Software beigelegter Brief mit diesem Satz. Der Kunde nahm ihn wörtlich und löcherte den Softwarehersteller telefonisch mit zahlreichen Fragen rund um Installation und Anwendung. Als der Softwarehersteller für diese Dienstleistungen den üblichen Stundensatz in Rechnung stellte, weigerte sich der Kunde zu zahlen und bekam Recht: Die Formulierung im Brief sei als kostenloser Service zu verstehen. Die telefonische Unterstützung sei nur dann entgeltlich, wenn dies zuvor zwischen den Parteien vereinbart wurde. Amtsgericht Heilbronn (Aktenzeichen 1C 93392).

Grußformel

Die Standard-Schlussformulierung lautet "Mit freundlichen Grüßen". In der modernen Korrespondenz finden wir Alternativen.

Beispiele für Grußformulierungen:

  • Freundliche Grüße nach Ingolstadt

  • Mit freundlichen Grüßen aus Düsseldorf

  • Es grüßt Sie freundlich nach Ingolstadt

  • Beste Grüße aus Düsseldorf

  • Mit guten Wünschen für ein angenehmes Wochenende

  • Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen

  • Mit herzlichen Grüßen aus dem Spessart

  • Herzliche Grüße und ein schönes Wochenende

  • Bis dahin grüßt Sie herzlich

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Über die Autorin:

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Organisation ist für Heidi Floßbach kein Fremdwort: Durch ihre kaufmännische Berufserfahrung sowie ihr Know-how als Assistentin der Geschäftsführung ist sie eine Insiderin und kennt die Tipps und Tric ...

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